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doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.741 文章編號：1004-7484（2013）-11-6735-02

檔案管理工作對于企業(yè)和單位的發(fā)展具有非常重要的意義，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴(yán)峻。信息化時代的到來，人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準(zhǔn)確度的要求不斷提高，借助先進的計算機設(shè)備實現(xiàn)對檔案資料的高效管理，是當(dāng)前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現(xiàn)代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當(dāng)前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對于檔案管理起到一定的推動作用。

檔案管理作為一項具有較高機密性、專業(yè)性的管理工作，對于企業(yè)發(fā)展以及社會建設(shè)都有著非常積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的應(yīng)用和推廣，對各個行業(yè)和領(lǐng)域都起到了非常積極的影響，實現(xiàn)了生產(chǎn)力和有效創(chuàng)新，也促進了社會的快速變革。現(xiàn)代化的檔案管理也是基于計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式，對傳統(tǒng)檔案管理工作起到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言，必須要正確認識和看待現(xiàn)代化檔案管理，了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，加強自我約束和自我學(xué)習(xí)，使現(xiàn)代化檔案管理工作能夠發(fā)揮更大作用。

1 當(dāng)前檔案工作者所存在的問題分析

1.1 對現(xiàn)代化檔案管理的認識不足 就當(dāng)前檔案工作者來說，對于現(xiàn)代化的檔案管理還存在一定的片面認識，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理的時效性和發(fā)展受到較大約束。首先，現(xiàn)代化的檔案管理并非單純地借助計算機技術(shù)對檔案資料進行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現(xiàn)代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作流程，明確檔案資料的知識載體，了解檔案資料的社會效益和經(jīng)濟價值，才能夠真正實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有序開展。但就當(dāng)前檔案工作者來說，對現(xiàn)代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認識到現(xiàn)代化檔案管理的作用，無法借助現(xiàn)代化檔案管理解決新的問題。

1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關(guān)檔案管理知識，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業(yè)的知識能力，從而導(dǎo)致許多檔案管理問題的發(fā)生。此外，對于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握其他知識和能力，如文史類知識、統(tǒng)計學(xué)知識，并且懂得如何熟練操作計算機設(shè)備，這樣才能夠真正確保現(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數(shù)檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展受到嚴(yán)重制約。

1.3 個人素質(zhì)問題 對于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個人所存在的問題和不足，并且具備優(yōu)秀的個人素質(zhì)，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時代的不斷發(fā)展，對檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務(wù)不再是保管檔案，而是最大化地發(fā)揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個人素質(zhì)問題，使得創(chuàng)新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發(fā)展受到限制，現(xiàn)代化檔案管理工作無法有效開展。

2 現(xiàn)代化檔案管理下檔案工作者的發(fā)展建議

2.1 提高自我學(xué)習(xí)意識 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現(xiàn)代化檔案管理，對現(xiàn)代化檔案管理工作有一個清晰的認識，才能夠真正滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對較低，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的社會價值和經(jīng)濟價值不斷凸顯，檔案工作者必須要對自身工作有著一個更為清醒的認識，重視檔案管理的保密性和專業(yè)性，加強對現(xiàn)代化檔案管理知識的學(xué)習(xí)。

2.2 具備豐富的檔案管理知識 檔案工作者是檔案管理的重要組成，檔案工作者的個人素質(zhì)水平直接影響到檔案管理工作的最終質(zhì)量。因此，檔案工作者必須要深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理模式和管理方法，并將現(xiàn)代化檔案管理手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，不但實踐，尋求適合于現(xiàn)階段檔案管理工作開展的現(xiàn)代化檔案管理理論。同時，檔案工作者在掌握和了解專業(yè)的檔案管理知識的同時，還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)其他方面的知識，以不斷豐富自身的工作能力。如史學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等知識，對于現(xiàn)代化的檔案管理工作來說都有著很高的實用價值。此外，現(xiàn)代化檔案管理由計算機檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)，檔案工作者必須要加強對計算機操作方法的學(xué)習(xí)和掌握，主動開展自我學(xué)習(xí)，掌握良好的計算機操作能力，對于現(xiàn)代化的檔案管理工作開展也有著積極的推動作用。

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一、檔案管理信息化的重要性

（一）符合信息化時代要求

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、信息化時代的到來，人們對電子信息資源的使用和要求越來越大。如果我們不充分認識檔案管理信息化的必要性和迫切性，會大大地阻礙我們自身檔案管理水平的進步，而且，也不符合信息化時代的要求。

（二）可以大大增加信息存儲量

傳統(tǒng)的檔案存儲一般是以紙質(zhì)為載體，這種載體有以下幾個弊端：第一，只能記錄文字、圖表和圖形等信息；第二，不易于保存。紙張很容易受潮、被蟲子咬，導(dǎo)致字跡不清、無法辨認；第三，傳播速度慢。而電子檔案可以保存大量的信息，它除了能夠記錄下文字、圖表、圖形外，還可以附有各種聲音、動畫等媒體信息，傳播速度也要遠遠超過紙張。它給人們的直觀性、易操作性是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體所沒有的。

檔案管理信息化是一個循序漸進的過程，我們既要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，又要開發(fā)、利用現(xiàn)代化技術(shù)，最終使傳統(tǒng)和現(xiàn)代技術(shù)有機結(jié)合，順利實現(xiàn)檔案管理信息化。

二、檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化的重視程度不夠

長期以來，很多人都認為，檔案管理工作就是抄抄寫寫，把存檔的材料保管好，不丟失，不泄密就行了，沒有什么技術(shù)含量，誰都可以做。甚至有些單位的領(lǐng)導(dǎo)，對此也是這種看法，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化工作的進程。

（二）檔案管理信息化的水平不夠

要想實現(xiàn)檔案管理信息化，就要有具備現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。然而，從目前我國商業(yè)系統(tǒng)檔案管理人員來看，大部分在本科或?qū)？齐A段都不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)或計算機專業(yè)的，他們?nèi)狈I(yè)的檔案和計算機管理知識，對檔案管理的重要意義以及檔案管理工作都不是很了解，更別提現(xiàn)代化的管理水平了。

（三）檔案管理信息化的設(shè)備落后

由于對檔案管理信息化的重視程度不夠，缺乏信息化管理水平的管理者，就導(dǎo)致很多單位的檔案管理部門不受重視，很多資金流入是朝向購買更先進的設(shè)備儀器、優(yōu)化辦公條件，這就導(dǎo)致檔案管理設(shè)備無法及時更新，先進技術(shù)及高端管理人才無法引進，這樣的結(jié)果，只能使檔案管理更加落后。

（四）檔案管理現(xiàn)代化的制度不健全

很多部門，仍然采用手抄、紙質(zhì)存檔，即便使用電子文檔，在存儲、 保密方面，也達不到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對電子檔案的“原始性”缺乏重視。

時代的進步，社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的飛躍，已使檔案管理信息化成為必然。但筆者通過對目前商業(yè)系統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，認為要實現(xiàn)檔案管理的信息化，仍有很長的路要走，有很多工作要做。

三、檔案管理信息化的對策

（一）檔案管理者要具備現(xiàn)代化的管理水平

換句話說，信息化的檔案管理者，除了要求具有專業(yè)的檔案管理知識、熟練的檔案管理操作技能外，還應(yīng)該在思想上具有現(xiàn)代化的管理意識，具備良好的計算機網(wǎng)絡(luò)知識及運用操作能力。而目前商業(yè)系統(tǒng)的檔案管理人員普遍存在這樣的問題：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面較窄。所以，加強對檔案管理人員在計算機及信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，是檔案管理現(xiàn)代化進程首要解決的問題。

（二）檔案管理設(shè)備要及時更新

設(shè)備是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，技術(shù)是檔案管理現(xiàn)代化的支撐。有了新的設(shè)備，才能引進新的技術(shù)，才能聘請高端人才來管理，才能逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。這幾方面密不可分，也至關(guān)重要。

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一、健全檔案管理制度

檔案管理工作必須有嚴(yán)格的制度做保證，圍繞檔案完整準(zhǔn)確、合格、安全、保密和方便利用，制定各項制度，如獻血資料收集、數(shù)據(jù)計算、圖示編繪、實驗記錄、報告編寫制度、崗位責(zé)任制，整編質(zhì)量檢查制、技術(shù)文件材料歸檔制，檔案資料借閱辦法，檔案庫保管制、安全保密制和統(tǒng)計工作制等，同時按輸血醫(yī)學(xué)檔案管理工作程序，對每個環(huán)節(jié)、每道工序都提出具體要求，做到人人有崗位、事事有人管、項項有章程、件件有要求，建立輸血醫(yī)學(xué)檔案管理工作的正常秩序，使各個環(huán)節(jié)的工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、做好業(yè)務(wù)檔案的信息化管理

充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計算機信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢，血站應(yīng)從自身的工作實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭采用電子計算機，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。用計算機儲存整個血站的各種業(yè)務(wù)上、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀。這樣既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，并提高了工作效率。同時，利用計算機管理檔案可以減少檔案存放的空間，也增強了信息的嚴(yán)密性。

三、規(guī)范程序，統(tǒng)一檔案管理范圍

血站作為采供血專業(yè)機構(gòu)，其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了血站檔案管理的獨特性。隨著《獻血法》的頒布實施，人們的維權(quán)意識增強，在輸血糾紛訴訟中，血站能否完整、準(zhǔn)確地舉證采供血材料起著很重要的作用，這就要求我們必須做好血站檔案管理工作。一是要認真貫徹實施《檔案法》和《獻血法》，把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴(yán)格管理；二是切實加強制度建設(shè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由采供血專業(yè)機構(gòu)和檔案管理部門制定一套適合血站特點的業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，以規(guī)范血站檔案的歸檔范圍、立卷類目、保管期限和檔案收集、整理、裝訂、歸檔、保管和利用；三是檔案管理人員要增強責(zé)任感和緊迫感，按照檔案管理的規(guī)律，針對血站檔案管理工作的實際，開展學(xué)術(shù)性探討，以不斷總結(jié)經(jīng)驗，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

四、妥善處置不歸檔文件材料

一是改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時材料形成過程的狀況，擴大檔案管理的覆蓋面，加強基礎(chǔ)性工作，將檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)納入管理范圍；二是在不影響業(yè)務(wù)工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時間，以減少或避免歸檔前因分散保管而造成的毀損、丟失等，保證檔案的完整性；三是加強對不歸檔材料的管理。要責(zé)成、監(jiān)督各科室兼職檔案人員嚴(yán)格管理、妥善處理和及時銷毀不歸檔材料，避免丟失、泄密。

五、加強檔案管理人員培訓(xùn)

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嫩江縣圖書館 黑龍江嫩江 161400

[摘要]現(xiàn)代圖書管理中的確運用了很多新模式，突出表現(xiàn)在管理理念新、管理知識結(jié)構(gòu)新、服務(wù)模式新、管理人才新等方面，新模式的應(yīng)用為圖書館的發(fā)展開辟了新天地。本文首先介紹了現(xiàn)代圖書館的發(fā)展新趨勢；其次概述了新模式對舊模式的繼承；最后探討了新模式的創(chuàng)新之處，僅此提供借鑒。

[

關(guān)鍵詞 ]圖書管理新模式運用

圖書管理中運用新模式是圖書管理事業(yè)中必然的選擇，新模式并不完全的摒棄舊模式，只是在原有模式的基礎(chǔ)上進行改進創(chuàng)新，這是需要明確說明的問題。圖書管理新模式，更多的體現(xiàn)出現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，無論從硬件設(shè)施，還是軟件設(shè)備都符合現(xiàn)代圖書館發(fā)展的要求，因此每個圖書館都應(yīng)該結(jié)合自身情況，嘗試著應(yīng)用新模式。

一、現(xiàn)代圖書館的發(fā)展新趨勢

隨著讀者對圖書館電子資源和數(shù)據(jù)庫導(dǎo)航功能的需求大大增加，圖書館網(wǎng)站的便捷性操作界面和個性化賬戶服務(wù)都需要專門的技術(shù)人員來保障。使讀者通過網(wǎng)絡(luò)就能詳細定位所需資源的信息，并可以網(wǎng)上預(yù)訂。同時，圖書館也需要采編人員更多地了解電子資源的獲取渠道，能夠與不同高校的圖書館開展合作，實行館內(nèi)互借。從而擴展傳統(tǒng)的書市采購模式，為讀者爭取更多的圖書資源。另一方面，高校圖書館新的發(fā)展趨勢是自動化、智能化，現(xiàn)在國內(nèi)已有不少高校建立了自動借還書系統(tǒng)，香港高校也早已引進了自動借還書機器，解放了一批人力資源。如果能有資金更新館內(nèi)設(shè)備，實現(xiàn)更多窗口的自動化操作。則可以有更多的管理人員投入后臺系統(tǒng)的維護和操作，而這些工作又對新時代的圖書管理人員提出了更高的素質(zhì)和技能要求。

二、新模式對舊模式的繼承

新模式對于舊模式的繼承，主要是對傳統(tǒng)服務(wù)理念的繼承，具體說來，有以下幾個方面。

1、濃厚的工作興趣

興趣是工作的第一推動力，是進行自我加壓、自我督促的有力保障。要想做一名合格的館員，就要有一顆熱愛圖書館事業(yè)的心，用一顆執(zhí)著、熱隋、敬業(yè)的愛心去探索、研究，把研究和管理緊密結(jié)合起來，通過探索提高管理水平，以促進自身專業(yè)水準(zhǔn)的不斷進步。

2、對工作負責(zé)的精神

圖書館具有學(xué)術(shù)性、社會性、教育性、服務(wù)性等功能。在長期的工作實踐中，總結(jié)出圖書管理員職業(yè)也具有很強的實踐性、專業(yè)性、服務(wù)性。要提高圖書館事業(yè)，為社會提供廣博的信息和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就必須對圖書管理有一種強烈的責(zé)任感。

3、全力為讀者服務(wù)的熱心

館員要耐心為不同層次的讀者服務(wù)，做到百問不厭、百拿不厭、百換不厭，沒有這種服務(wù)態(tài)度，不可能成為合格的館員。

4、對工作敬業(yè)的精神

圖書館是公益設(shè)施，是社會主義精神文明的窗口，要面向全社會提供服務(wù)，管理員首先要有較高的政治素養(yǎng)，有一定專業(yè)知識和廣博的知識面的“一專多能”，而更主要的是對工作的敬業(yè)精神，而這種積極向上的心態(tài)和飽滿的工作熱情是做好工作的基礎(chǔ)。

三、圖書管理中新模式的創(chuàng)新之處

隨著圖書管理事業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)模式呈現(xiàn)出非常大的弊端，因此需要對其進行創(chuàng)新，使之成為新模式，以便適應(yīng)圖書管理事業(yè)的發(fā)展，在此，筆者將詳細的介紹新模式的具體創(chuàng)新之處。

1、管理理念的創(chuàng)新

現(xiàn)代讀者與傳統(tǒng)讀者相比，對圖書管理要求更高，因為網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，增加了讀者閱讀的途徑，很多書籍讀者都能夠在網(wǎng)絡(luò)中在線閱讀，十分方便，但是也正是因為網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展速度十分迅速，使得大量的信息充斥在網(wǎng)絡(luò)中，讀者難以從中辨別出對自己有利的信息，因此現(xiàn)代圖書館應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不僅僅需要發(fā)揮圖書借閱的功能，更需要具備知識服務(wù)功能，根據(jù)讀者自身的需要能夠提供相關(guān)的建議，以供讀者參考，只有具備這種現(xiàn)代化的管理理念，才能促進圖書管理事業(yè)發(fā)展。圖書館管理中新模式的應(yīng)用重點體現(xiàn)在管理理念的創(chuàng)新，以更加專業(yè)化的角度來為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，比如關(guān)聯(lián)規(guī)則在圖書檢索系統(tǒng)中的應(yīng)用，大大方便了讀者檢索圖書。

2、管理知識結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新

這是圖書管理新模式的運用又一重要體現(xiàn)，而管理知識結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新主要針對的是圖書管理人員，不斷提高其管理水平，以適應(yīng)新模式的運用。提高圖書管理人員管理水平的方法比較多，但是最可靠的應(yīng)該是繼續(xù)教育，所謂繼續(xù)教育主要涵蓋兩方面內(nèi)容，一方面是專業(yè)知識；另一方面是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識。圖書館應(yīng)該定期對圖書管理人員進行專業(yè)知識上的培訓(xùn)，因為專業(yè)知識是構(gòu)成圖書管理人員知識結(jié)構(gòu)不可或缺的一部分，圖書管理事業(yè)在不斷地發(fā)展，與之相關(guān)的專業(yè)知識也處于不斷地更新狀態(tài)中，圖書管理人員也應(yīng)該隨時掌握更新的專業(yè)知識，這樣才能不僅改進管理模式，更好的服務(wù)讀者。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識是圖書管理中應(yīng)用的新模式典型的特征，也是圖書管理事業(yè)進入現(xiàn)代化的重要表現(xiàn)，雖然網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識與專業(yè)知識有很大的不同，但是兩者可以有機結(jié)合起來，專業(yè)知識主要通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備體現(xiàn)出來，因此對于圖書管理人員，無論是專業(yè)知識，還是網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識都應(yīng)該掌握，這才能適應(yīng)新模式的應(yīng)用。

3、服務(wù)模式的創(chuàng)新

現(xiàn)代圖書館在硬件方面幾乎都已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化，硬件方面的改變，并不代表著圖書管理工作真正的進入到了現(xiàn)代化，只有軟件與硬件同時發(fā)生變化，才可以說圖書館進入到了全新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)中。件的變化，就是指服務(wù)模式的變化，不再僅僅拘泥于傳統(tǒng)圖書館服務(wù)模式，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，圖書館完全可以通過網(wǎng)絡(luò)為讀者提供遠程服務(wù)，方便讀者的同時，也減輕了工作人員的工作量。

4、管理人才類型的創(chuàng)新

圖書管理傳統(tǒng)人才都是集中教育體制下培養(yǎng)出來的人才，這一類型的人才掌握的知識有限，而且創(chuàng)新能力不足，而現(xiàn)代圖書館發(fā)展則需要綜合素質(zhì)比較強的人才，不僅懂得相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理知識，還需要有創(chuàng)新精神，不斷地更顯圖書館服務(wù)模式。因此現(xiàn)代圖書館在聘請人才時，應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)過硬的人才，為圖書館開辟網(wǎng)絡(luò)服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

5、制度規(guī)范創(chuàng)新

圖書館需要設(shè)立規(guī)范的管理條例，確保硬件設(shè)施的定期維護和安全運轉(zhuǎn)，規(guī)范工作人員的操作行為。從圖書館工作人員的角度來看，也應(yīng)該提升自己的公共意識，建立保護公共財產(chǎn)、合理利用公共設(shè)施的意識，不假公濟私，而是以負責(zé)人地態(tài)度保護硬件設(shè)備，維護館內(nèi)財產(chǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，可知對圖書管理中新模式的運用進行論述非常必要，這樣既可以讓更多的人了解圖書管理新模式，也可以提高圖書管理人員的重視程度，隨著圖書管理事業(yè)的進一步發(fā)展，圖書管理模式將會隨之發(fā)展，因此處于哪一個階段，都應(yīng)該用發(fā)展的眼光來對待圖書管理模式的創(chuàng)新。

參考文獻

[1]彭澤華.數(shù)字圖書館網(wǎng)上參考咨詢留言板的智能管理模式[J].圖書館學(xué)研究,2007(01)

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[關(guān)鍵詞]：管理人員；檔案規(guī)范； 素質(zhì)業(yè)務(wù)；現(xiàn)代化管理

[abstract] enterprise file is to show enterprise in production, operation and management of the formation of the activities of to the country, the society and the enterprise has the preserved of the value of all forms of file material. File management results with the enterprise management the organic combination of the decided the enterprise resource allocation orientation and patterns, and decide the enterprise's business landscape and future development, to realize the enterprise management strategy, and constantly improve the efficiency of management of far-reaching influence.

[key words] : management personnel; File standard; Quality business; Modern management

中圖分類號： G271文獻標(biāo)識碼：A 文章編號

1. 檔案管理人員管理意識不強，檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

1.1檔案管理人員管理意識不強

一些企業(yè)員工檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高,目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

1.2檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。

1.3不斷提高管理效率具有深遠的影響

由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認真貫徹執(zhí)行各級文件精神，不斷強化檔案管理現(xiàn)代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律，能夠有效為當(dāng)代中國經(jīng)濟、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法，建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系，堅持一切從我國的基本國情出發(fā)，從企業(yè)的實際出發(fā)，制訂檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策，創(chuàng)造性地開展計算機技術(shù)的應(yīng)用，要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高質(zhì)量，增強企業(yè)檔案工作的生機與活力.隨著社會的發(fā)展，工作的深入，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現(xiàn)，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以促進檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理，畢業(yè)論文可對檔案資料進行復(fù)制、掃描、取樣，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機結(jié)合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。要理解、尊重人才，關(guān)心、愛護人才，要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點，要合理用人、留人。知識結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學(xué)、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀(jì)企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。重視企業(yè)檔案利用，回饋企業(yè)投入。企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的記錄和匯總，是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫，企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術(shù)經(jīng)濟價值，但這種價值是一種“潛在的價值”，只有重視企業(yè)檔案的利用工作，努力拓展新的服務(wù)空間和服務(wù)領(lǐng)域，才能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟和社會效益，實現(xiàn)它的真正價值。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的重要問題。

2.深化認識，強化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

2.1深化認識實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

首先要提高認識。要充分認識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查.

篇(6)

關(guān)鍵詞：知識管理；高校；圖書館管理

知識管理是現(xiàn)代社會比較重視的一種管理方式，通過知識管理來加強高校圖書館的管理水平是現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的必然要求。通過知識管理，圖書館利用館內(nèi)的各種相關(guān)的資料，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和方法，進而不斷提高高校圖書館的管理水平。本篇文章主要對知識管理的含義進行介紹，就如何在知識管理下提高高校圖書館的管理水平提供相應(yīng)的策略。

一、圖書館知識管理的含義分析

隨著科學(xué)文化水平的不斷提高，知識的作用越來越大，在現(xiàn)代圖書館中知識決定著一個圖書館的發(fā)展?fàn)顩r。我們平常所說的圖書館知識管理指的是在圖書館的運營管理過程中，圖書館的員工可以及時的從圖書館內(nèi)獲得自己所需要的信息，通過有效的利用得到相關(guān)的信息和知識，圖書館各部門的領(lǐng)導(dǎo)者制定相應(yīng)的方案，逐漸提高圖書館的管理水平，促進現(xiàn)代圖書館的快速發(fā)展。通過對知識管理的定義我們可以得到知識管理的原理是把知識作為主要研究的對象，知識的內(nèi)容涉及到圖書館各部門管理經(jīng)營活動的各個方面，通過對知識的管理可以提高圖書館各方面的管理水平，還有利于圖書館自身文化的建設(shè)[1]。在經(jīng)濟社會不斷不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，圖書館應(yīng)該隨著世界發(fā)展的潮流不斷進步，將先進的科學(xué)文化知識融入到現(xiàn)代圖書館的管理系統(tǒng)當(dāng)中，更好的提高圖書館的管理水平。現(xiàn)代的知識管理都是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)信息就能夠很好的融入到圖書館各個部門的管理當(dāng)中，將知識管理運用到圖書館的管理模式上滿足時展的要求。

二、高校圖書館管理上的不足

1、管理方式落后

受傳統(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)在許多高校圖書館的管理方式比較落后，主要的管理方式是上級下達命令，下級就進行執(zhí)行的管理方式。但是這種管理方式存在的問題是上級領(lǐng)導(dǎo)缺乏相關(guān)專業(yè)管理知識，上級在制定相關(guān)的管理政策時，都是根據(jù)自己的多年來的管理經(jīng)驗，制定的決策一般會出現(xiàn)很難完成或是與現(xiàn)實生活脫節(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)。這種傳統(tǒng)的管理方式不能夠提高高校圖書館的管理水平，不利于高校圖書館員工的合作，工作質(zhì)量和工作效率也不高。

2、缺乏有效的激勵機制

有效的激勵機制能夠提高高校圖書館管理人員的積極性，保證工作效率和工作質(zhì)量。但是在許多高校圖書館中，由于高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對圖書館管理的重視，高校圖書館的資金不多，沒有多余的資金來獎勵優(yōu)秀的高校圖書館員工，即使一些高校的圖書館內(nèi)部建立了激勵機制，但是也沒有真正的落實激勵機制。在圖書館的管理過程中，上下級領(lǐng)導(dǎo)缺乏溝通，很多領(lǐng)導(dǎo)只注重產(chǎn)生的結(jié)果，沒有重視圖書館員工的工作情況，忽略了圖書館員工的感受，也沒有建立相關(guān)的薪酬激勵機制，圖書館員工在工作時沒有積極性，降低了圖書館工作的效率，這些都不利于圖書館的發(fā)展[2]。

3、管理人員的專業(yè)水平不高

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校圖書館不斷改革創(chuàng)新，向數(shù)字圖書館的方向發(fā)展，但是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對高校圖書館的管理帶來很大的挑戰(zhàn)，許多高校圖書館管理人員都缺乏專業(yè)管理知識，加上圖書館的管理人員缺乏對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的認識，這些都不符合高校圖書館向數(shù)字化圖書館發(fā)展的要求，也就阻礙了高校圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)。

三、在知識管理下提高高校圖書館管理水平的相關(guān)策略

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式

高校圖書館要改變過去傳統(tǒng)的管理方式，要讓高校圖書館的領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)管理人員從思想上改變過去傳統(tǒng)的管理理念，這就需要把先進的管理知識理念應(yīng)用到高校圖書館的各項管理工作中，將專業(yè)的管理理論知識運用到高校圖書館的管理上，這樣才能夠不斷提高高校圖書館的管理水平。例如在給高校圖書館的員工分配任務(wù)時，要詳細的介紹高校圖書館的總體任務(wù)分配情況以及所要達成的目標(biāo)是什么，讓高校圖書館的員工在知道自己任務(wù)的同時，也能夠清楚的知道其他同事的任務(wù)，這樣在工作中能夠增加同事之間的合作，還能夠減少重復(fù)工作的進行，同時也增加了工作的效率，提高了高校圖書館的管理水平[3]。

2、建立完善的知識管理系統(tǒng)

高校圖書館必須要建立完善的知識管理系統(tǒng)，才能夠?qū)⒅R理念更加方便的運用到高校圖書館的管理過程中，高校管理人員通過學(xué)習(xí)知識管理系統(tǒng)的內(nèi)容不斷提高自身的專業(yè)管理水平。高校圖書館的領(lǐng)導(dǎo)者要收集高校圖書館管理的相關(guān)經(jīng)驗，管理的理論知識，并且把這些資料弄成電子資料，放在高校圖書館的知識管理系統(tǒng)當(dāng)中。高校圖書館的相關(guān)管理人員要加強對管理知識、經(jīng)驗的學(xué)習(xí)，并且把學(xué)到的相關(guān)管理知識運用到高校圖書館管理之中，高校圖書館內(nèi)部加強對計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，通過先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)資源共享。要逐漸實現(xiàn)高校圖書館的現(xiàn)代化管理，利用先進的科學(xué)技術(shù)不斷提高高校圖書館的管理水平。高校圖書館還要加大對知識管理的宣傳力度，通過開展相關(guān)的交流會、座談會來加強高校圖書館員工對知識管理能夠提高高校圖書館管理水平的重要性的認識[4]。

3、加強培訓(xùn)，建立獎罰制度

高校圖書館要不斷加強對高校圖書館管理人員的培訓(xùn)力度，加深他們對管理知識更進一步的思考，激發(fā)他們的對管理知識的創(chuàng)造力，這樣可以在高校圖書館的管理過程中為管理人員提供準(zhǔn)確的管理指導(dǎo)，提高高校圖書館管理人員的管理能力。高校圖書館還要建立完善的獎罰制度，在高校圖書館管理過程中出現(xiàn)相關(guān)管理失誤的人，要給予一定的懲罰，這樣不僅可以起到警示作用，還加強了圖書館管理人員對管理技術(shù)的認識。在高校圖書館的管理過程中有突出貢獻的人要給予一定的獎勵，這樣可以增加圖書館管理人員的積極性，有利于提高工作質(zhì)量[5]。

4、增強創(chuàng)新力

只有不斷創(chuàng)新，才能夠不斷取得進步。高校圖書館要在服務(wù)方式上不斷創(chuàng)新，改變過去傳統(tǒng)的圖書館服務(wù)觀念，這是當(dāng)今時代不斷發(fā)展的必然要求，高校圖書館應(yīng)該以快捷、準(zhǔn)確、廣泛為主要的服務(wù)觀念，這樣才能更好加強對高校圖書館的建設(shè)，提高現(xiàn)代高校圖書館的管理水平。高校圖書館要拋棄過去紙質(zhì)的材料收藏方法，要把紙質(zhì)的資料經(jīng)過電子掃描轉(zhuǎn)化成電子版的資料，這樣把資料存放在高校圖書館的數(shù)字化管理系統(tǒng)中學(xué)生就能夠非常便捷的進行查詢、學(xué)習(xí)。

結(jié)束語：

知識管理有助于提高高校圖書館的管理水平，對高校圖書館的發(fā)展具有十分重要的意義。高校圖書館要認識到現(xiàn)代圖書館管理過程中出現(xiàn)的問題，要根據(jù)出現(xiàn)的問題，加強對知識管理的運用，轉(zhuǎn)變高校圖書館傳統(tǒng)的管理方式，建立完善的管理機制，同時要加強對高校圖書館管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高整個高校圖書館的管理水平，促進高校圖書館健康穩(wěn)定的發(fā)展。（作者單位：浙江省紹興文理學(xué)院圖書館）

參考文獻：

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篇(7)

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校

隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動，檔案數(shù)量隨之也增長非常快， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現(xiàn)高職院校檔案信息化建設(shè)？我認為計算機化的現(xiàn)代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理，以促進實現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個學(xué)生和教職工的檔案更健全、更完善。

1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀

1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學(xué)生數(shù)量，以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟效益才是第一位的，在他們的意識形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學(xué)院的長遠發(fā)展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面，同時在學(xué)校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關(guān)系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊伍中有相當(dāng)一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。

1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學(xué)院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學(xué)校，都沒有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學(xué)情況、教學(xué)獎懲的材料，又要在教務(wù)處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現(xiàn)電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現(xiàn)。

1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。

1.4 有待實現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡(luò)得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴(yán)重的沖擊。電子化檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，其在檔案管理中的優(yōu)勢還沒有得到充分的展示。當(dāng)前學(xué)校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設(shè)備和電子信息技術(shù)沒有應(yīng)用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當(dāng)前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。

2 檔案管理工作建設(shè)中的對策

2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進而使檔案工作為學(xué)院發(fā)展提供服務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建設(shè)檔案的意識，對學(xué)院的各項工作通過檔案資料進行處理和規(guī)劃，進而為檔案工作奠定基礎(chǔ)；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發(fā)展的需要。最大限度地爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學(xué)院和個人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學(xué)院檔案建設(shè)中去。

2.2 建立和完善規(guī)章制度，對檔案工作進行科學(xué)化、規(guī)范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務(wù)、有豐富的專業(yè)知識、扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗，以及使用計算機的能力等。學(xué)院通過不定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術(shù)管理知識、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學(xué)院的檔案管理水平。

2.3 計算機實現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費納入學(xué)校經(jīng)費預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開展工作。原來的手寫、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應(yīng)的也提高了工作效率。

2.4 檔案管理實現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢。管理人員必須努力學(xué)習(xí)微機使用、管理知識，實現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環(huán)保、存儲量大、儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強的穩(wěn)定性和可靠性。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案信息進行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，才能使學(xué)院檔案管理工作邁上新臺階。

參考文獻：

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