序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、企業檔案管理中的五種關系分析

（一）議“專業性”與“實用性”的關系

檔案管理是一門專業學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業科班人員。由于專業領域較為狹窄，往往造成“專業性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業復雜的分類索引，而是找出檔案專業知識與本企業特點相結合的方法即可，即“適度專業、因地制宜”，將專業性與實用性結合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系

檔案管理在于標準，但更在于培養素質。標準是從穩定的業務形態中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩定的業務形態，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養素質了。這也符合人類社會的發展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。

當然，不可否認，盡快出臺統一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優勢在于標準統一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規模小、數量少、業務種類單一、規模穩定的企業；而對于業務種類多元、處于擴展階段的企業來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統一、相互協同，專業區分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系

在電腦系統的數據庫設計中，為避免無效冗余，節省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現實中，在規范的編碼規則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結合的發揮兩種方式的優點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規檔案用編碼方式：

例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調查研究方案以及執行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系

公司辦公區每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。

紙質檔案方面：

部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。

二、加強企業檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設上

1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業部、業務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質培養，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監管機制，對事業部和板塊進行檢查。

2.明確檔案集中與分級管理相結合的原則，即決策性、商務性、法務性、財務性、基礎保障性檔案總部集中管理；專業性、業務性、項目性檔案各板塊分級管理。

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關鍵詞：企業檔案管理；問題；對策

一、企業檔案的概述

企業檔案具有一定的保存價值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業在改革與發展的過程中各個方面的活動客觀、真實的記錄下來，主要包括生產、經營、管理等環節，是企業的重要的信息資源，對企業的健康發展具有重要的意義。如果沒有企業檔案，企業的生產、經營、管理都會受影響。因此，企業將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業管理中一項基礎性的工作。

二、加強企業檔案管理的必要性

企業檔案為企業持續、健康的發展提供了保證，為企業重大戰略決策的制定與實施提供了可靠的參考依據，同時它還是企業文化厚重的積淀，做好檔案工作，對于企業的發展有著重要的作用。首先能夠使企業的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業開展的各項工作、各種活動，通過檔案可以對各項活動進行有效的監督，經過分析利弊更利于為企業的管理，從而提升企業的整體管理水平。其次加強企業檔案的管理既是自身發展的需要，也是時展的需要。隨著時代的進步，先進技術得以廣泛應用，尤其是信息技術，更是在各行各業發揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢。企業原有的檔案管理模式，已經滯后于企業發展的步伐，使檔案的價值得不到充分的體現，主要體現在檔案信息資源利用率不高，企業檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復雜，利用信息化手段進行管理，可以使工作更加規范、嚴格，還有效實現了資源共享，使之積極主動地為企業開展的各項工作提供服務，不僅利于工作的開展，還促進了企業的發展。

三、企業檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度不夠，缺乏先進的檔案管理意識。企業為了在競爭中獲得優勢，對企業的生產、經營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識認識比較淺薄，導致檔案工作重保管輕利用，在企業中沒有充分發揮檔案資料的作用，結果造成大量信息資源處于閑置狀態。其次，重形式輕內容現象突出，多數情況主要是為了應付上級檢查，忽略了對于信息、文件的收集、歸檔工作，再加上人員流動性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術資料丟失、流失現象，不利于工作。2.檔案管理的方式方法有待于改進。隨著企業的不斷發展，檔案工作內容不斷細化，數量急劇增長，傳統的檔案管理已經滯后，如果企業一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負擔，不利于檔案價值最大化的實現。很多企業檔案的整理、歸檔工作，仍以手工方式為主，面對大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動強度增加了，工作效率得不到提升，在使用時檢索慢、查準率低，雖然有些企業配置了現代化管理設備，但由于人員素質、系統單一等問題，缺乏綜合處理技術能力。3.檔案管理制度不完善，工作不規范。在很多企業，對于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規范。主要表現在職責不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價值的資料不能及時歸檔、或使檔案破損嚴重，喪失了其價值與功能，這對企業來說造成的損失較大。4.企業檔案管理人員專業素質不夠高。缺少專業的管理人員也是目前企業檔案管理水平低的一個重要原因。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術掌握不熟練，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時間上難以保證，達不到新形勢下企業對檔案工作的需要。四、提高企業檔案管理水平的對策1.提高認識，強化檔案管理意識。企業上下應該形成共識，達成一致意見，充分認識到檔案管理對企業發展的重要性，雖然檔案管理不會直接產生經濟效益的，但檔案管理可以為企業的其他工作提供便利，促進其創造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業要通過多種形式加強宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎，把檔案管理工作作為企業的一項基礎性工作來抓，使檔案管理工作高效、實效、有效，做好企業檔案管理工作，推動企業發展。另外，鼓勵企業在做出重大決策前多參考相關歷史檔案材料，制定合理正確的發展策略。2.深化檔案改革，升級管理方式。將信息技術引入檔案管理中，實現檔案管理的信息化，已經成為發展的必然趨勢。企業也應該與時俱進，大力引進先進設備和技術，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統，讓檔案管理工作更加實用、更加人性化。存儲和快速檢索有機結合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準確性，還能夠提高檔案的利用率，實現資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時，工作效率大大提高。企業應該盡快實現企業信息化與檔案現代化的同步發展，使企業檔案管理工作不再是一個口號，而且真正做到為企業做事，為企業著想，讓企業享受到更多的權益。3.加強檔案人員素質的提高。隨著檔案現代化管理逐步的深入，對檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質、復合型人才才能適應檔案現代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業知識，還要努力掌握計算機技術、網絡技術等，以適應檔案管理工作的新要求。企業要加強業務培訓，提高人員的業務能力，從而提高工作人員的整體素質，其次，通過培訓，讓檔案工作人員深入了解形勢，使檔案管理工作適應形勢發展的需要，促進檔案資源的開發和利用。另外，提升檔案管理人員的責任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時想辦法解決，在實際行動中做好檔案工作。4.健全檔案管理制度。企業應積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規范、更加科學，進一步加大應用力度。結合企業自身的實際情況，通過制定獎懲制度等，調動工作人員的積極性，激發每個人的工作能力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿活力和創新，進一步提高檔案的服務功能和利用率。五、結語新時期做好企業檔案管理工作是一項非常重要的工作，檔案是企業的重要資產，檔案管理是企業現代化建設中必不可少的組成部分，對企業實現經濟效益、促進企業改革意義非同小可。新形勢的發展對企業的檔案管理提出了更高的要求，因此，企業檔案管理也應該與時俱進，使檔案管理更加科學化、規范化、現代化，發揮其高效、便捷的服務功能，更好地推動企業的發展。

參考文獻：

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[3]羅寶勇.2000-2009年國有企業檔案管理研究綜述[J].檔案學研究,2011(01).

[4]張斌.對我國企業檔案管理困惑的思考[EB/OL].中華文庫網,2010(12).

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關鍵詞：企業檔案 管理 創新

國有大型企業檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業務對象提供優質服務，又使檔案管理工作再上一臺階。本人作為已擁有73年歷史大型企業且獲國家級檔案室從事檔案管理工作將近20年的一名工作者，就企業檔案管理與創新淺述如下：

1.企業檔案管理

1.1檔案庫房的設立。?從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，必須按照國家有關規定單獨興建或將庫房附設在辦公樓內。但應注意作庫房的房間首先要考慮到樓墻、板的承重性，從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開、閱覽室三分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。

1.2制定可行的檔案管理人員的職責。檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是目的。

1.3 注重檔案的交接 。由于檔案具有延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，很容易忽視了這一工作環節，存在如下問題：檔案交接不及時，交接手續不嚴密和檔案監交工作不嚴格。做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

1.4致力企業檔案的信息電子化建設。充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。大多檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.5做好檔案利用過程中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。做好利用監督，還要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

2.企業檔案管理創新

2.1模式的創新。企業檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠企辦，或者一個科室，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向企業發展的要求。隨著企業管理體制改革的深化，一些企業管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在企業機構改革中，先后將檔案獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進企業檔案管理變革具有重要意義，才能實現企業檔案工作的超越，呈現企業檔案事業不斷發展的前景。

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（一）檔案意識有待提高。

首先我們要認識到，企業改革重組，機構調整，內部機構人員發生了很大的變化，由于個別人員檔案意識不強，對檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時地歸檔立卷。檔案意識的薄弱，如：上級來文未按規定發送到公司綜合管理部，而直接發到承辦部門，這些部門往往忽視應到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導致不歸檔，造成了企業檔案的不完整、不準確、不系統，使檔案失去應有的價值。完整、系統的文書檔案不僅反映企業管理水平，而且映射企業管理整體素質。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識至關重要。

（二）檔案保護收集工作。

檔案工作人員不可能參加公司的各項活動，及時掌握各類信息，有針對性地進行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動、會議的人員，若無人督促，很少人能主動將有保存價值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規范。如：有關的內部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規范和方法，只憑經驗辦事，文件的收集遞送工作不及時、不規范，結果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的機會。而檔案材料來源渠道多、內容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時地進行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊伍不穩。

企業改革重組，機構調整，內部人員發生了很大變化，人員素質參差不齊。檔案產生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。企業檔案管理模式重構是對傳統方式、手段的改進與提高，需要具有一支精通企業檔案管理業務、掌握企業信息服務技能的人才隊伍，這也是企業檔案管理模式重構的必然要求。

（四）檔案制度方面。

在企業改制過程中，檔案的交接缺乏約束機制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業改革或重組的操作程序中，對撤、并或整體劃轉的單位，其人、財、物的交接都有比較具體的規定，而檔案如何交接，缺乏具體的實施細則或規定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業的選擇，勢必無暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責任不分明造成的后果之一。應當完善企業檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業改革過程中檔案管理工作應采取的措施

（一）提高檔案意識。

檔案管理人員應依據檔案工作的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規和檔案工作的活動，努力提高員工的檔案意識，特別要強化各管理部門領導的檔案意識，使他們能充分認識到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程。同時，檔案工作人員應不失時機地宣傳企業檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業全體員工清楚地認識到，在從事企業各項活動中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動汗水的結晶，更是企業各個環節的歷史文化財富，受《檔案法》保護，私人無權占為己有，必須使之完整無缺，并按規定向檔案工作人員移交。

（二）切實改進檔案收集工作。

檔案部門要定期對檔案工作進行指導監督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內容和工作規律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應的收集工作計劃，指導各部門有步驟、有計劃地安排落實好檔案的收集工作。同時檔案部門工作人員要及時了解各立檔部門的工作動態，盡力幫助他們解決實際困難。企業檔案工作做得好壞，將直接影響到企業各項工作的順利開展。如何抓好企業改制后的檔案工作，本人認為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進一步增強全體職工的檔案意識。各級領導和企業法人要提高對檔案工作的認識，把檔案工作真正納入企業管理程序，列入企業的工作計劃，納入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。其次要強化檔案業務監督指導，全面提高企業檔案管理水平。各級主管部門的檔案機構要按照有關規定，加強對所屬企業改制后的檔案工作的監督和指導。各級檔案部門也要大膽地抓好改制后企業檔案工作，要明確企業改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進企業檔案管理規范化、標準化建設。最后要轉變工作作風，重視對改革后企業檔案工作的調研，做好服務工作。改革后的企業檔案工作如何適應新形勢、新情況，需要我們去研究、探索。我們必須轉變工作作風，深入企業開展認真細致的調查研究，針對企業檔案工作中的熱點和難點，總結出一套符合企業現狀、切實可行的檔案管理辦法，使企業檔案工作為促進企業管理、加速企業發展做好服務工作。

（三）建立高素質的檔案工作隊伍。

要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩定且業務能力較強的檔案工作隊伍。其次要注重對檔案工作人員進行再教育，包括專業知識教育和職業道德教育。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業愛崗精神，提高檔案工作人員的專業水平。再次，要逐步培養檔案人員的創造性，激勵檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學術水平。在企業檔案管理的模式重構實踐中，人是企業檔案管理模式重構的核心，既是模式重構的實施者，又是模式重構的受益者，其整體素質的優劣高低，必將影響到企業檔案管理模式重構的建設質量與實際效果。因此，必須研究制定提升企業檔案管理人才素質與業務技能的培養辦法、培養內容和培養制度，加大對專業人才隊伍的培養力度，建立科學的人才管理辦法，并從吸收、激勵、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實使企業檔案管理的模式重構獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是企業的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到充分體現制度的權威性。此外，還應該利用現代信息技術為檔案管理服務，利用計算機進行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數據庫，使檔案更高效地為企業服務。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理人員樹立強烈的責任心、事業心，這樣才能體現檔案工作的專業性和科學性。

三、總結

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關鍵詞：企業 科研 設備 檔案管理

1.企業科研檔案管理

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發揮著知識儲備、創新技術的作用。

1.1搞好科研檔案的保密工作

由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

（3）從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。

1.2實現科研檔案管理的現代化

利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。

1.3提高科研檔案人員業務素質

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2.企業設備檔案管理

企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。

2.1企業設備檔案管理的問題表現

在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在：檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

2.2企業設備檔案管理的對策措施

（1）領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執行。

（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確。

（3）及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設備項目施工完成后，因施工單位依據現場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

參考文獻：

篇(6)

【關鍵詞】會計檔案；管理

一、會計檔案的內容

1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。

3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。

4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會計檔案的保管

（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。

參 考 文 獻

篇(7)

【關鍵詞】現代企業 企業制度 企業檔案管理 檔案研究

企業檔案管理在企業運轉過程中起到的作用很重要，一個企業的發展歷程在企業檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術創新、企業改革等重要措施也會被企業檔案記錄在案，企業的銷售、進貨渠道等等統統會在企業檔案信息中出現，所以企業檔案管理在現代企業制度下有著舉足輕重的作用。

一、現代企業檔案管理核心職能

在過去的企業模式管理制度中，企業檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進入現代企業管理制度后，核心變更為以資產為紐帶的企業資產檔案的管理，通過企業資產的比重來確定資產檔案管理的隸屬關系，企業可以自由選擇符合企業發展需要的檔案管理模式，其最終要將企業在經營活動中的資產劃分以及權責變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。

二、現代企業檔案管理的準則

真實性、系統性、全面性、有效性四部分為現代企業檔案管理的準則，這四部分相互優化互相結合，其能夠快速、有效的為企業的發展提供全面信息保障。

（一）真實性

現代企業能否做出正確的商業決策取決于企業檔案管理能否為企業提供正確、真實的信息，如果企業檔案管理中出現虛假信息，會直接對企業的決策和企業本身造成嚴重損失。因此，在企業進行的檔案管理時，要將信息進行核實、落實，保障信息來源的真實性、可靠性，充分排出虛假信息，為現代企業決策提供真實性信息有利于企業的決策和發展。

（二）系統性

現代企業檔案管理勢必要有自己的組織構架，不同的人員和部門應該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進行分類管理，這就是檔案管理系統性。現代企業檔案管理系統化可以很大程度上提高企業辦公效率，同時能夠提高企業管理制度的清晰度和規范度，能夠在企業決策時更準確的查找、搜索到相關信息。系統化的檔案管理模式有利于提高信息準確利用，推動企業的戰略決策和工作效率。

（三）全面性

現代企業檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場經濟新格局下，現代企業的交流貿易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯網介入市場經濟的環境下，企業的貿易范圍實現了世界化，很多企業通過外貿公司將產品銷往海外，在這種范圍廣、復雜化的情況下，現代企業檔案管理工作更面臨著挑戰性，企業檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對企業背景、企業文化、知識產權、商業秘密、外貿出口、當地法律法規、企業信用等方面進行全面性的收集，這樣才能夠為現代企業的發展和貿易提供保障。

（四）有效性

現代企業檔案管理在收集信息時，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時間有效率以及價值有效性。

（1）時間有效性。現代企業已經步入互聯網時代，企業的需求或者招標上通常會在互聯網進行，如果有企業在互聯網上需求或者招標公文時，企業檔案管理在第一時間進行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業快速銷售產品，為企業在銷售方面掙得優勢。

（2）價值有效性。當企業檔案管理在收集信息時，會進行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進行分類塞選，對于有價值的信息資料進行保存，對于無效信息應該進行排除，這樣既不浪費儲存資源又能夠在利用時提供有價值的信息，是充分發揮檔案管理價值的體現。

三、現代企業檔案管理工作中存在的問題

（一）企業檔案管理工作不被重視

在企業的發展過程中，企業的檔案管理工作并不與企業的經濟效益有直接聯系，很多企業在看待檔案管理工作時，皆認為此工作可有可無，實則是因為大家對企業檔案管理工作缺乏認識，并不了解企業檔案管理工作在現代企業中的重要性。很多工作人員因為檔案管理工作不受重視，在工作中沒有了責任感、沒有了奉獻精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識缺乏，更不能發揮企業檔案管理工作在現代企業中的重要性。

（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業自身安全

當前企業已經步入互聯網時代，很多企業中檔案管理機構的工作人員仍然是通過人際關系來獲得信息，而這種信息的真實性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業對企業檔案管理上的資源投入甚少，很多企業檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會導致檔案信息混亂，編錯號、蓋錯章、信息不準確、假信息等問題在很多企業層出不窮。也正是為此企業對檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時，因為內勤人員的更換還有可能將企業自身的商業秘密對外透露，會極大的造成企業自身的損失。互聯網時代的來臨，企業檔案管理應該由原來的紙質媒介向信息智能化網絡轉變，而很多企業仍然停留在大量紙質資料的收集和整理上，在企業作決策時不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因為紙質資料發霉而導致信息缺失。有的企業實現了電腦辦公數字化，但因為紙質資料不能詳盡的儲存到數字化電子檔案中，而造成企業利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對企業的發展具有極大的不利因素。

四、結束語

現代企業制度下企業檔案管理工作的存在是極為重要的，企業檔案管理工作雖然不與企業的經濟效益有直接聯系，但是在信息時代的背景下，企業在面臨市場經濟激烈競爭的環境下，企業檔案管理工作能夠使企業突破惡劣的市場競爭環境，能夠為企業的產品提供新型技術的創新信息，能夠為企業在市場中謀得一席之地，同時，也為企業在重大決策時提供有力的信息保障。

參考文獻：