序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案電子化的重要性范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

［中圖分類號(hào)］ G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

檔案信息的管理是指相關(guān)部門對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行有效的管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的總稱。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，信息的電子化處理也越來(lái)越普遍地運(yùn)用到我們?nèi)粘９ぷ魃钪小Ｒ恍┢笫聵I(yè)單位由于檔案信息管理過(guò)于復(fù)雜，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下而且極易出現(xiàn)差錯(cuò)，而借助于計(jì)算機(jī)電子化技術(shù)，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準(zhǔn)確率。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展完善，加強(qiáng)檔案信息的管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應(yīng)用與影響，具有非常積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案信息管理電子化的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題

在檔案信息的使用過(guò)程中，信息的檢索者最為關(guān)心的當(dāng)然是最終呈現(xiàn)在他們面前的信息內(nèi)容 ，而這些信息可能是來(lái)自于各個(gè)不同的文檔，而把這些檔案信息進(jìn)行有效的綜合，再系統(tǒng)地提供出來(lái)，是檔案工作者不可推卸的重要責(zé)任。檔案的管理事實(shí)上是一個(gè)去粗取精、去偽存真的過(guò)程，使檔案最終的呈現(xiàn)必須具有系統(tǒng)性、真實(shí)性和價(jià)值性等多種特點(diǎn)，這樣用戶才能得到較為完善的服務(wù)。檔案的電子化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1．1 檔案信息管理電子化的優(yōu)勢(shì)

檔案信息的電子化處理過(guò)程擁有許多不可比擬的優(yōu)勢(shì)。其一，它可以發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高計(jì)算機(jī)的利用率。經(jīng)調(diào)查得知，我國(guó)基層的檔案室很多都配備了計(jì)算機(jī)，但是這些計(jì)算機(jī)的開發(fā)功能卻過(guò)于簡(jiǎn)單，而采用電子化處理檔案無(wú)疑會(huì)發(fā)揮其現(xiàn)有的潛能，提高工作效率，并節(jié)約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無(wú)一例外要經(jīng)歷選材、編輯、出版3個(gè)主要的過(guò)程，這樣的工作過(guò)程歷時(shí)較長(zhǎng)，也會(huì)對(duì)檔案應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過(guò)程，編者可以直接通過(guò)機(jī)讀形式的檔案迅速完成相關(guān)的信息加工，快捷地出版二次文獻(xiàn)。其三，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產(chǎn)出，可以從根本上擺脫信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的不利局面。

1．2 檔案信息管理電子化過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應(yīng)用與推行，但是在具體的應(yīng)用過(guò)程中，依然存在一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號(hào)和規(guī)格上存在很大的差異，時(shí)至今日也沒(méi)有一個(gè)既可以進(jìn)行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)，檔案信息管理的進(jìn)度受到了很大的限制。其次是我國(guó)到目前為止還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換機(jī)讀目的的檔案系統(tǒng)，檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的功能并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，而檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質(zhì)較為低下。檔案管理電子信息化需要相關(guān)的操作人員具備較高的層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作過(guò)程，但是從目前的情況來(lái)看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關(guān)的復(fù)合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)，過(guò)度依賴手工整理，盡管檔案室引進(jìn)了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但卻沒(méi)有人靈活運(yùn)用，也沒(méi)能發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2 檔案信息管理電子化的應(yīng)用策略

2．1 轉(zhuǎn)變思想，提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)

在進(jìn)行檔案信息電子化的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)和知識(shí)水平可以說(shuō)是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)具備一定的現(xiàn)代化管理意識(shí)，積極引進(jìn)檔案管理的電子化處理系統(tǒng)，而且也想方設(shè)法吸引相關(guān)的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)，眼光狹隘，認(rèn)識(shí)不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現(xiàn)代化的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，工作手段落后，人員素質(zhì)低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉(zhuǎn)變思想，切實(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)和知識(shí)水平，從而推動(dòng)我國(guó)檔案信息的電子化進(jìn)程。

2．2 謹(jǐn)慎選擇技術(shù)路線

近些年來(lái)，信息科技取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，這也是技術(shù)革命的主要特征，目前微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高以及應(yīng)用軟件的開發(fā)過(guò)程對(duì)我國(guó)檔案信息的電子化進(jìn)程有著非常重要的影響，在這種條件下，謹(jǐn)慎選擇合適的技術(shù)路線是非常重要的，應(yīng)該在單位積極推行先進(jìn)的電子信息處理技術(shù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)因素的統(tǒng)一發(fā)展。當(dāng)前檔案信息電子化存在的一個(gè)問(wèn)題是，檔案信息的電子化進(jìn)程對(duì)于技術(shù)的因素要求很高，但現(xiàn)實(shí)的技術(shù)發(fā)展條件卻無(wú)法滿足這種要求，因此，要謹(jǐn)慎選擇技術(shù)路線，通過(guò)不斷提高技術(shù)水準(zhǔn)來(lái)滿足檔案信息電子化發(fā)展過(guò)程中對(duì)于技術(shù)的要求。

篇(2)

【關(guān)鍵詞】物價(jià)局 電子檔案 管理

隨著我國(guó)信息化程度的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足如今管理的需求。因此，將傳統(tǒng)的手工管理模式電子化管理轉(zhuǎn)變成為相關(guān)檔案管理及利用部門的迫切要求。物價(jià)局在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企事業(yè)單位的精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)是提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。電子化使得機(jī)讀形式的檔案信息具有真實(shí)性、有價(jià)值性，從而推進(jìn)檔案信息電子化建設(shè)的步伐。

一、物價(jià)局電子檔案的特點(diǎn)

1有效性

由于物價(jià)局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數(shù)的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強(qiáng)的真實(shí)性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應(yīng)一個(gè)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)管理狀況，在現(xiàn)實(shí)的使用過(guò)程中檔案信息也有著極強(qiáng)的適用性。

2易損害

電子檔案的信息需要依賴于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質(zhì)和光盤。光盤常用的記錄易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質(zhì)發(fā)生反應(yīng)、易出現(xiàn)磁道損壞等問(wèn)題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩(wěn)定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴(yán)重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、利用和統(tǒng)計(jì)。另外還易丟失，物價(jià)局電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應(yīng)該準(zhǔn)備好緊急應(yīng)對(duì)的方式以確保檔案信息公開的安全性。

3使用方便

電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質(zhì)文件經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁(yè)面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對(duì)檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。電子檔案由于不受時(shí)間和空間限制，可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，使利用者擺脫時(shí)間和空間的制約。

4唯一性

物價(jià)局檔案信息不僅僅所涉及的內(nèi)容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個(gè)企業(yè)所涉及的信息資料都存入專門的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復(fù)制性。每一個(gè)信息資料有著較強(qiáng)的獨(dú)立性，因此一旦出現(xiàn)丟失的情況會(huì)很難 修復(fù)和查找。因此，物價(jià)局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹(jǐn)慎，才能更好地發(fā)揮其價(jià)值。

二、物價(jià)局電子檔案管理的重要性

1電子檔案是物價(jià)局管理質(zhì)量的反應(yīng)

電子檔案涵蓋了從調(diào)查開始到驗(yàn)收的全部信息，可以客觀直接地反應(yīng)整一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過(guò)程。從某種意義而言，電子檔案是物價(jià)監(jiān)督活動(dòng)直接作用下的產(chǎn)物，因此，可以幫助我們來(lái)檢查某些企業(yè)或者是商家的運(yùn)營(yíng)情況。如果在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)電子存檔的資料來(lái)找出相關(guān)的問(wèn)題，來(lái)更好地發(fā)揮其有效監(jiān)督的作用。

2電子檔案質(zhì)量管理與物價(jià)局服務(wù)管理是優(yōu)化統(tǒng)一的整體

有利于掌握一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過(guò)程，同時(shí)更好地明確了其中的責(zé)任利益歸屬以及經(jīng)營(yíng)中所涉及的所有細(xì)節(jié)問(wèn)題，利于經(jīng)營(yíng)者把握更好地把握市場(chǎng)價(jià)格以及控制漲幅度。

三、物價(jià)局實(shí)現(xiàn)電子檔案有效管理的途徑

1加強(qiáng)人員管理

電子檔案安全管理關(guān)鍵在于人員的管理，必須加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范非蓄意的人為疏失。對(duì)于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時(shí)要進(jìn)行加密處理，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。

2提高電子檔案規(guī)范化水平

檔案信息電子化首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)必須抓好檔案規(guī)范化，把握好兩者的辯證關(guān)系。

3構(gòu)建行之有效的建設(shè)體制

新技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，但因檔案工作有其自身的特點(diǎn)，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來(lái)越高，檔案部門應(yīng)該根據(jù)“全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)推進(jìn)檔案資源信息管理信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)為改革開放和現(xiàn)代化服務(wù)。同時(shí)建立電子檔案網(wǎng)站，方便百姓利用，電子檔案網(wǎng)站是為百姓服務(wù)的，而不是僅僅是為檔案專業(yè)人員服務(wù)的。網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)以用戶需要為宗旨把利用工作做到實(shí)處。因此，檔案網(wǎng)站應(yīng)支持非正式用語(yǔ)的檢索。

4強(qiáng)化電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)

4.1減少信息丟失率

電子檔案的記錄載體會(huì)出現(xiàn)自然老化或磁性衰減的現(xiàn)象從而導(dǎo)致信息的丟失。因此每年至少應(yīng)該進(jìn)行一次，采用科學(xué)的采樣方式檢測(cè)載體外觀上是否出現(xiàn)物理?yè)p壞或變形外表是否清潔、有無(wú)霉變現(xiàn)象，內(nèi)容上進(jìn)行修正或更新。

4.2采用先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)

一是身份驗(yàn)證， 為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在其訪問(wèn)之前對(duì)其身份的合法性進(jìn)行驗(yàn)證；二是對(duì)文檔進(jìn)行加密保護(hù)， 對(duì)重要的電子文檔采用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等來(lái)加密；三是安裝防火墻，防火墻通過(guò)保護(hù)層強(qiáng)制性地使所有的訪問(wèn)或鏈接都必須經(jīng)過(guò)檢查，采用過(guò)濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)和狀態(tài)監(jiān)控技術(shù)等構(gòu)建多層次的縱深型的防護(hù)體系。

總之，物價(jià)局電子檔案工作要以改革求加強(qiáng)，以創(chuàng)新求發(fā)展，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008(9).

[2]馮萬(wàn)恒.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異[J].蘭臺(tái)世界，2009(4).

[3]蔣萍萍.淺議電子檔案保管與保護(hù)[j].科教文匯，200910

[4]吳艷玲吳文剛.淺議電子檔案的保護(hù)[j]商業(yè)文化┭術(shù)版，2010（7）

篇(3)

 

一、企業(yè)電子檔案的形成與利用

 

(一)檔案信息數(shù)字化

 

數(shù)字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

 

(二)電子檔案管理系統(tǒng)

 

電子檔案管理系統(tǒng)具有簡(jiǎn)單、快捷和可以保持檔案原始性的特點(diǎn)。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡(jiǎn)單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫(kù)簡(jiǎn)單，并提供了入庫(kù)前的瀏覽功能，它的界面要素簡(jiǎn)單，一看就會(huì)，無(wú)需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過(guò)程;最主要的是它具有查詢簡(jiǎn)單的功能，為檔案提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對(duì)于沒(méi)有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對(duì)于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫(kù)管理功能。

 

(三)實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變

 

在企業(yè)檔案管理過(guò)程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對(duì)掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動(dòng)檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。

 

(四)電子檔案的存儲(chǔ)與利用

 

電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

 

對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

 

二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

 

(一)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)

 

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

 

(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視

 

很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來(lái)說(shuō)是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。

 

(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

 

很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧J(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。

 

(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

 

首先，個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

 

三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法

 

(一)提高檔案隊(duì)伍的知識(shí)水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)

 

各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)水平，通過(guò)不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來(lái)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

 

(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展

 

電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。

 

(三)提高對(duì)檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

 

企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。

 

(四)加大電子檔案優(yōu)點(diǎn)的宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)

 

只有在實(shí)際檔案工作中，充分體會(huì)到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，但不是人人都意識(shí)到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)，使公眾認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，才會(huì)有更多地人選擇使用電子檔案。

 

綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

篇(4)

引言

隨著改革開放政策的實(shí)施，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)得到了大力的發(fā)展，在這種情況下，檔案在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中占有的地位就在不斷地提升，如何對(duì)檔案進(jìn)行管理成為了一項(xiàng)重要的內(nèi)容。而在當(dāng)前階段，檔案的種類以及數(shù)量在快速的增加，內(nèi)容更加的復(fù)雜，功能性更加的強(qiáng)烈，使檔案在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中具有重要的意義，這時(shí)各個(gè)企業(yè)中就都建立了相應(yīng)的部門對(duì)檔案進(jìn)行管理。而電視廣播行業(yè)作為我國(guó)一個(gè)重要的行業(yè)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，使其在運(yùn)行的過(guò)程中發(fā)揮出重要的作用，因此，加強(qiáng)對(duì)廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理進(jìn)行研究，使檔案能夠發(fā)揮出更大的作用，體現(xiàn)出其應(yīng)有的價(jià)值，為廣播電視行業(yè)的發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。

一、廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1.增加了檔案管理工作的效率

在廣播電視行業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中，為了滿足社會(huì)的要求，新聞的種類以及數(shù)量在不斷地增多，在這些新聞中，不僅僅信息的內(nèi)容數(shù)量較多，而且內(nèi)容的種類較為復(fù)雜，如文字類信息、視頻類信息、音像類信息等，導(dǎo)致檔案管理工作的任務(wù)量不斷地增加。并且，在少數(shù)民族地區(qū)，由于多種因素的影響下，還是依然使用傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理時(shí)使用電子化進(jìn)行管理，只需要使用計(jì)算機(jī)，就可以簡(jiǎn)單的將這一工作進(jìn)行，改變了以往任務(wù)量大的問(wèn)題，有效的增加了管理工作的效率[1]。

2.為檔案的完整性提供了保證

在廣播電視行業(yè)的檔案中，包括的資料非常的豐富，包含了社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)，無(wú)論是航空事業(yè)的研究、生物科技的研究等高端行業(yè)，還是人們的正常生活及低端行業(yè)，都會(huì)進(jìn)行大量的報(bào)道。而少數(shù)民族地區(qū)的廣播電視行業(yè)不僅要報(bào)道上訴的一些新聞，而且報(bào)道中還會(huì)體現(xiàn)出一些少數(shù)民族的特色，使檔案的儲(chǔ)存工作帶來(lái)了難度，常常會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題。而使用電子化管理對(duì)檔案進(jìn)行管理，在第一時(shí)間將檔案的信息輸入到網(wǎng)絡(luò)中利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)儲(chǔ)存起來(lái)，為檔案的完整性提供了保證[2]。

3.加強(qiáng)了檔案的查找效率

在一些少數(shù)民族地區(qū)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，使用的是傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式，在對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)，由于檔案的種類以及數(shù)量較多，在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，往往需要進(jìn)行大量的查找工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，使檔案的查找效率不是很高。而使用電子化管理方式后，就可以利用計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)中對(duì)檔案進(jìn)行查找，有效的提高了檔案查找的效率。并且，在查找時(shí)，還可以根據(jù)對(duì)全縣進(jìn)行設(shè)定，使檔案更加的安全。

二、廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理在少數(shù)民族地區(qū)應(yīng)用的策略

1.提升管理人員的綜合素質(zhì)

為了使電子化管理更好的在少數(shù)地區(qū)廣播電視行業(yè)中進(jìn)行應(yīng)用，就要加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)。在電子化管理中，計(jì)算機(jī)作為其中最關(guān)鍵的使用設(shè)備，管理人員的使用情況，就會(huì)對(duì)管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響，因此就要提高管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力，加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，并且在考核結(jié)束時(shí)，還要對(duì)其進(jìn)行考核，對(duì)考核不合格的管理人員進(jìn)行再次培訓(xùn)或辭退，以使管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力得到提高。同時(shí)還要對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治教育，使管理人員培養(yǎng)出正確的人生價(jià)值觀[3]。

2.建立完善的檔案信息電子化管理機(jī)制

在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，具有完善的管理機(jī)制具有重要的意義，因此，就需要建立出完善的檔案管理機(jī)制，在這一過(guò)程中，首先可以對(duì)當(dāng)前的機(jī)制進(jìn)行分析，將其中有效的部分篩選出來(lái)，繼續(xù)對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用，將無(wú)效的部分尋找出來(lái)，進(jìn)行改善。并且，還可以借鑒一些國(guó)外的先進(jìn)理念，去其糟粕，取其精華，形成適合我國(guó)國(guó)情的電子化檔案管理機(jī)制[4]。

3.構(gòu)建科學(xué)的電子化管理服務(wù)體系

檔案管理工作作為當(dāng)前階段一項(xiàng)重要的工作，其具有較高的業(yè)務(wù)性以及技術(shù)性，對(duì)檔案進(jìn)行管理需要很多項(xiàng)環(huán)節(jié)。因此，構(gòu)建科學(xué)的電子化管理服務(wù)體系具有重要的作用。可以將部門分成不同的小組，不同的小組分別進(jìn)行不同的工作，如一個(gè)小組專門對(duì)檔案進(jìn)行收集與分類，然后將其傳遞到相應(yīng)的小組中進(jìn)行管理。并且在處理的過(guò)程中，還要將其制成紙質(zhì)版的檔案，單獨(dú)進(jìn)行保管，以使網(wǎng)絡(luò)癱瘓時(shí)依然能夠?qū)n案進(jìn)行利用。

篇(5)

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：16749944（2016）12027602

1引言

伴隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對(duì)象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為單位正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。因此，全方位做好電子檔案管理工作對(duì)相關(guān)單位維持正常運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。如醫(yī)療單位，隨著醫(yī)療資源需求地不斷擴(kuò)大及精細(xì)化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和人才流動(dòng)的加速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢(shì)。但在醫(yī)療事業(yè)單位中電子檔案發(fā)展滯后，檔案工作仍以傳統(tǒng)方式為主。鑒于此，本文對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及如何做好電子檔案管理工作發(fā)表簡(jiǎn)略看法。

2醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀

（1）醫(yī)療單位中，核心工作是服務(wù)病人。看病救人刻不容緩，而電子檔案工作相對(duì)而言就是一種后續(xù)完善性工作，且隨時(shí)可補(bǔ)充。這是眾多醫(yī)療單位管理者、工作者電子檔案的認(rèn)知。

（2）應(yīng)有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫(yī)院管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性[1]。經(jīng)驗(yàn)性的、粗大式的管理方式是醫(yī)療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導(dǎo)。

（3）多數(shù)醫(yī)療單位對(duì)電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學(xué)歷的醫(yī)護(hù)工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。這樣無(wú)基礎(chǔ)知識(shí)，低現(xiàn)代化設(shè)備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發(fā)展。

（4）“電子檔案管理，顧名思義，即一臺(tái)電腦就全部設(shè)備到位”的誤區(qū)亦是制約電子檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設(shè)備，然而設(shè)備型號(hào)不一、規(guī)格各異，嚴(yán)重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區(qū)域性大面積的聯(lián)網(wǎng)處理。大大制約了電子檔案優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

3加強(qiáng)電子檔案管理工作的對(duì)策

3.1更新傳統(tǒng)觀念，明確電子檔案的重要性

面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識(shí)，進(jìn)行科學(xué)管理。

3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責(zé)

電子檔案是一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)管理。醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴(yán)格執(zhí)行，妥善管理，不散失，確保完整、真實(shí)和有效的利用。

3.3提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學(xué)知識(shí)，檔案專業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一[3]。要求必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。結(jié)合醫(yī)院工作的特殊實(shí)際，積極提供有效快捷的服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)醫(yī)院的發(fā)展。

3.4加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入

建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)[4]。醫(yī)院應(yīng)購(gòu)入系統(tǒng)性的電子檔案管理軟件，并適時(shí)更新、升級(jí)。促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成檔案銜接，保持共性數(shù)據(jù)的一致性，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，跨地域收集檔案和調(diào)閱檔案，提高工作效率；同時(shí)醫(yī)院電子檔案管理工作人員需適時(shí)進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，與電子檔案發(fā)展的需要及電子技術(shù)發(fā)展速度同步，從而促進(jìn)醫(yī)院電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。

篇(6)

地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個(gè)地理實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及與其相關(guān)的圖文聲影像等信息材料。它是國(guó)家民政系統(tǒng)的一種專門檔案，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調(diào)查、編研、科學(xué)研究、開發(fā)利用等為主要內(nèi)容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會(huì)現(xiàn)象、語(yǔ)言現(xiàn)象、歷史現(xiàn)象、地理現(xiàn)象以及地名的空間分布情況等。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平的不斷提高以及電子信息化產(chǎn)品的不斷增多，社會(huì)上出現(xiàn)了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設(shè)不僅是信息時(shí)展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)手段，以地名檔案資源為管理對(duì)象，運(yùn)用檔案管理學(xué)最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。收集環(huán)節(jié)主要是將紙質(zhì)資料和電子資料統(tǒng)一制作目錄，核對(duì)后歸檔。整理環(huán)節(jié)是依托計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，標(biāo)明柜號(hào)、編號(hào)、序列號(hào)等檔案電子信息，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖形化管理。保管環(huán)節(jié)主要是采用常規(guī)保存，在搬運(yùn)、移送資料時(shí)，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發(fā)和利用應(yīng)屬同一環(huán)節(jié)，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用開發(fā)。

地名檔案電子化管理打破了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件、圖片、音像及圖形等的數(shù)字化信息，并充分利用數(shù)字識(shí)別和分級(jí)存儲(chǔ)等高科技手段將有關(guān)電子檔案信息存儲(chǔ)在光盤、磁帶、數(shù)據(jù)庫(kù)等各種大容量存儲(chǔ)介質(zhì)上，同時(shí)可將有關(guān)數(shù)字地名信息到局域網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過(guò)各種便捷的查詢手段快速檢索和應(yīng)用到所需要的地名電子檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)地名檔案信息電子化的管理與應(yīng)用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時(shí)間、空間限制，而且能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使地名檔案信息進(jìn)行異地傳輸和利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)地名檔案資源的共享，還便于通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索與利用，促進(jìn)各種高科技技術(shù)在地名檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)而推動(dòng)地名檔案信息資源的綜合開發(fā)利用。地名檔案電子化可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使地名檔案網(wǎng)站成為檔案宣傳和檔案信息服務(wù)的社會(huì)窗口，通過(guò)不斷豐富地名檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，為社會(huì)各界提供網(wǎng)上搜索和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮地名檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。

二、地名檔案電子化管理的要點(diǎn)

1.電子地名檔案信息的采集

現(xiàn)有地名檔案多半是紙質(zhì)檔案，占用儲(chǔ)存空間大、紙張易受潮老化、不便長(zhǎng)久保存，為了提高地名檔案的存儲(chǔ)和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來(lái)源：傳統(tǒng)檔案的電子化、從業(yè)務(wù)部門接受的電子文件和網(wǎng)絡(luò)上具有檔案價(jià)值的相關(guān)信息資源等。地名檔案工作者應(yīng)與城建部門建立密切友好的合作關(guān)系，及時(shí)了解城市總體規(guī)劃，做好記載和信息采集工作。信息數(shù)據(jù)包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語(yǔ)拼音、來(lái)歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對(duì)地名檔案進(jìn)行電子化時(shí)，要根據(jù)電子化的不同原因（利用、復(fù)制或保存等）選擇不同的技術(shù)。電子檔案管理部門應(yīng)和信息形成者簽訂協(xié)議，對(duì)移交信息的格式、范圍等作出規(guī)定。

2.電子地名檔案信息的處理

地名檔案的管理具有動(dòng)態(tài)性，隨著城市化和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，不斷出現(xiàn)新的地名信息，同時(shí)一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時(shí)更新地名檔案內(nèi)容，并對(duì)這些內(nèi)容的真實(shí)性、完整性進(jìn)行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時(shí)，應(yīng)將其檔案從行政區(qū)域地名類別中列出，作為歷史地名單獨(dú)存放，以備查考，對(duì)于原存放檔案的位置及編號(hào)，可以用新地名編號(hào)來(lái)補(bǔ)充。對(duì)那些更新的地名應(yīng)將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時(shí)間，這樣便于查找和利用。

3.電子地名檔案信息的查詢

地名檔案管理電子化的核心是應(yīng)用計(jì)算機(jī)，對(duì)地名檔案進(jìn)行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索功能，能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化;能根據(jù)用戶需要設(shè)置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理。

4.電子地名檔案信息的

電子地名檔案信息的是面向有針對(duì)性需求的服務(wù)對(duì)象。電子地名檔案管理部門可以通過(guò)多種方式進(jìn)行信息，包括：對(duì)各立檔單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對(duì)大眾用戶提供網(wǎng)上查詢和搜索等。

5.電子地名檔案信息的安全

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，電子地名檔案信息的載體種類越來(lái)越多，這就對(duì)檔案的安全保護(hù)措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統(tǒng)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全和用戶利用的安全等。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果對(duì)電子檔案信息進(jìn)行預(yù)防性和治理性安全保護(hù)是一種有效的措施，在有限的權(quán)限范圍內(nèi)讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。

6.電子地名檔案信息的保存

傳統(tǒng)地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價(jià)值的檔案，存儲(chǔ)、開發(fā)并提供利用。在傳統(tǒng)環(huán)境下，紙質(zhì)地名檔案的長(zhǎng)久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問(wèn)題。而在電子環(huán)境下，地名檔案信息對(duì)于硬軟件的存儲(chǔ)媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，硬軟件更新?lián)Q代的速度又非常快，常出現(xiàn)當(dāng)前的硬軟件無(wú)法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術(shù)問(wèn)題，一個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息卻無(wú)法在別的系統(tǒng)中顯示。因此，電子地名檔案信息的長(zhǎng)久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個(gè)突出的問(wèn)題。

三、地名檔案電子化管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.電子地名檔案的歸檔系統(tǒng)建設(shè)與管理

利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究成果，收集地名數(shù)據(jù)庫(kù)信息，通過(guò)信息系統(tǒng)建設(shè)，將電子地名文件在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸、整理、歸檔與提取運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際需要公開必要的地名信息，集中向社會(huì)提供利用，運(yùn)用用戶身份認(rèn)證、電子簽名等技術(shù)手段，保障電子地名信息的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可用性。

2.電子地名檔案統(tǒng)一的管理與服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

電子地名檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是相輔相成的兩個(gè)方面，設(shè)計(jì)一套統(tǒng)一的電子地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括電子地名檔案形成的標(biāo)準(zhǔn)、電子地名檔案存儲(chǔ)與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及電子地名檔案利用的標(biāo)準(zhǔn)等，從而增強(qiáng)電子地名檔案服務(wù)平臺(tái)的管理能力，提高網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力， 提高服務(wù)管理的現(xiàn)代化水平。

3.電子地名檔案資源規(guī)范使用的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

地名檔案管理部門有責(zé)任有義務(wù)整合轄區(qū)內(nèi)的地名資源，根據(jù)《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術(shù)語(yǔ)》等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)?shù)氐孛芾淼囊?guī)范，利用多種形式通過(guò)多種渠道向社會(huì)廣大群眾宣傳地名使用規(guī)范，面向社會(huì)提供集中的咨詢和查詢服務(wù)。

4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發(fā)利用能力建設(shè)

大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統(tǒng)功能的完善，為電子地名檔案的編研創(chuàng)造了良好條件。充分利用搜索引擎技術(shù)，可以有效建立與主題、內(nèi)容關(guān)聯(lián)的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過(guò)深度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價(jià)值的信息資源。

5.電子地名檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

篇(7)

關(guān)鍵詞：病案管理光盤病歷電子病案

我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬(wàn)，年出院病人近4萬(wàn)的大型綜合性醫(yī)院，每年產(chǎn)生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統(tǒng)的歸檔方法，不僅占用大量的庫(kù)房空間，也增加了病案調(diào)閱、查找的難度。真對(duì)這一難題，近幾年來(lái)，我院對(duì)病案信息采取了計(jì)算機(jī)和電子化管理，不但節(jié)約了大量的庫(kù)房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。

一、實(shí)行電子病案檔案的重要性

病案信息是醫(yī)院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫(yī)院管理、臨床、教學(xué)、科研提供幫助，也能對(duì)公安、司法、保險(xiǎn)等部門提供幫助。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)法律意識(shí)、保險(xiǎn)意識(shí)的增強(qiáng)，對(duì)病案資料的真實(shí)性和科學(xué)性的認(rèn)識(shí)都有很大提高，各方面對(duì)病案信息的需求也不斷增強(qiáng)。隨著《檔案法》的貫徹執(zhí)行，醫(yī)院檔案意識(shí)的提高，醫(yī)院病案檔案實(shí)行規(guī)范管理已成為共識(shí)，人們對(duì)反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經(jīng)納入檔案系列管理的一個(gè)種類。

目前，我院共保存著45萬(wàn)人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進(jìn)行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對(duì)這十年的病歷進(jìn)行逐個(gè)掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計(jì)算機(jī)的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣即節(jié)約了空間，也為醫(yī)務(wù)人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平提供了詳實(shí)的服務(wù)。

二、實(shí)行電子病案檔案的方法

病案是一種寶貴的信息資源，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立功能完善的病案信息系統(tǒng)，深入開發(fā)信息資源，對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫(yī)院整個(gè)醫(yī)療過(guò)程的珍貴資料，它不僅具備歷史見(jiàn)證的一般檔案性質(zhì)，還具有總結(jié)醫(yī)學(xué)規(guī)律、探索研究疾病的病因、發(fā)展過(guò)程的醫(yī)療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應(yīng)、證據(jù)、原始性等問(wèn)題。電子病案主要體現(xiàn)在病歷首面上，首頁(yè)共有約70項(xiàng)選擇或填空問(wèn)題，其中選擇性的12項(xiàng)，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術(shù)與病理、住院費(fèi)用等五方面內(nèi)容。病案首頁(yè)實(shí)行電子化管理具有幾個(gè)特點(diǎn)：1、病歷首頁(yè)是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無(wú)論是統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁(yè)提供的信息。首頁(yè)反映的病人基本情況，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)遇到查找、詢問(wèn)等情況，因此，首頁(yè)的電子化管理對(duì)電子檢索和統(tǒng)計(jì)都具有實(shí)際意義。2、在沒(méi)實(shí)行電子病案前，首頁(yè)中的內(nèi)容是由醫(yī)生用手工來(lái)填寫的，在書寫上會(huì)出現(xiàn)字跡潦草，甚至無(wú)法辨認(rèn)，還可能出現(xiàn)漏填的現(xiàn)象。實(shí)行首頁(yè)電子化后，規(guī)范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現(xiàn)象的發(fā)生。

三、實(shí)行電子病案檔案的對(duì)策

1、必須建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，必須進(jìn)行全面的規(guī)劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統(tǒng)組成，因此必須對(duì)此進(jìn)行整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。

2、建立完善的備份機(jī)制。電子檔案最大的特點(diǎn)是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發(fā)生設(shè)備故障。實(shí)行備份制可以防止數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓?jiān)斐韶?fù)面影響，對(duì)于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時(shí)應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)備或軟件，防止病毒侵犯。

3、要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天侯升級(jí)，搞好病案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限，要進(jìn)一步完善電子病案和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和使用環(huán)境，同時(shí)強(qiáng)化防磁化設(shè)施的完善和維護(hù)。

4、提高病案管理人員的素質(zhì)是病案管理信息化建設(shè)的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫(yī)學(xué)知識(shí)，還要熟煉掌握病案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化管理知識(shí)等，對(duì)此，一方面要培養(yǎng)一批即懂醫(yī)學(xué)知識(shí)又懂病案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，另一方面，不斷完善現(xiàn)有在崗人員的培訓(xùn)。病案管理是一門多學(xué)科邊緣的科學(xué)，涉及的范圍廣，它包括基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、疾病分類、醫(yī)院管理、檔案管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)及計(jì)算所應(yīng)用等知識(shí)，因此，病案人員應(yīng)通過(guò)不同的途徑獲得新理論、新技術(shù)、新知識(shí)、新方法和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。加強(qiáng)各醫(yī)院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到全面提高，只有掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進(jìn)行信息的收集、電子建檔、日常維護(hù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質(zhì)是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的艱巨工作。

隨著電子計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)療領(lǐng)域信息化的必然趨勢(shì)，電子病案作為醫(yī)療信息化建設(shè)的重要組成部分，將面臨一個(gè)嶄新的階段，如何管理好電子病案，發(fā)揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實(shí)現(xiàn)電子病案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。超級(jí)秘書網(wǎng)：

參考文獻(xiàn)

[1]馬家潤(rùn).《中國(guó)病案管理論文精選》.