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篇(1)

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對(duì)后世也有很大借鑒意義，因此通過(guò)分類、歸納、整理等過(guò)程，讓檔案能夠在保管過(guò)程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問(wèn)題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫(kù)等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無(wú)酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡(jiǎn)化原則。三是沒對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問(wèn)題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來(lái)文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過(guò)程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過(guò)程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過(guò)程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過(guò)程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過(guò)程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對(duì)檔案現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對(duì)檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義[J].中國(guó)管理信息化，2015（02）.

篇(2)

（一）相關(guān)部門不重視

在整個(gè)人口和計(jì)生工作中，對(duì)于基層人口和計(jì)劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒有意識(shí)到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢(shì)必會(huì)造成檔案的損壞甚至流失，長(zhǎng)久以往最后會(huì)影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不真實(shí)不準(zhǔn)確，影響國(guó)家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對(duì)于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計(jì)生工作的工作內(nèi)容考核并有沒檔案管理工作這一項(xiàng)；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計(jì)生檔案管理工作的表現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作極大的隨意性，而無(wú)法將檔案管理工作處理妥當(dāng)。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓(xùn)練培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)并沒有達(dá)到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無(wú)章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問(wèn)題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導(dǎo)致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無(wú)法細(xì)分，工作責(zé)任無(wú)處落實(shí)。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無(wú)論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫(kù)房都所有缺乏或者存在明顯的安全問(wèn)題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無(wú)法正常進(jìn)行發(fā)展，導(dǎo)致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強(qiáng)檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準(zhǔn)確，在完善檔案管理工作的準(zhǔn)備階段，需要對(duì)數(shù)據(jù)安全進(jìn)行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價(jià)值的安全重新整合，以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于無(wú)法確定準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價(jià)值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計(jì)和存放的時(shí)候要搞好類別統(tǒng)計(jì)，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時(shí)候進(jìn)行有效的判斷分類，有依據(jù)的進(jìn)行分類存放。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過(guò)程中，對(duì)分類有規(guī)范性的進(jìn)行題名，確保檔案的分類號(hào)是唯一的有可查性的，對(duì)每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號(hào)和題名以方便查找。

（三）分級(jí)分次錄入

人口與計(jì)劃生育檔案管理工作也隨著信息化時(shí)代的要求變得科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案案卷錄入的過(guò)程中要注意對(duì)案卷進(jìn)行分類分層次著錄。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中報(bào)表等信息選擇圖標(biāo)著入，使得數(shù)據(jù)在使用過(guò)程中形象具體；對(duì)于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對(duì)于重要的文件類信息采用高級(jí)別的文件級(jí)著；而對(duì)于那些利用價(jià)值不高，問(wèn)題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對(duì)各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級(jí)錄入可以從大體上統(tǒng)計(jì)分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對(duì)具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標(biāo)的案卷進(jìn)行錄入的時(shí)候可以直接在全引目錄上面進(jìn)行標(biāo)記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時(shí)間等索引進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)給出統(tǒng)一的分類號(hào)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達(dá)到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識(shí)和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識(shí)是做好人口與計(jì)劃工作科學(xué)管理工作的前提。通過(guò)積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作人員的知識(shí)水平，改善檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于檔案信息重要性的認(rèn)識(shí)。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學(xué)化，這就要求管理工作人員需要較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和情報(bào)學(xué)知識(shí)。利用新知識(shí)新技能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學(xué)化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結(jié)束語(yǔ)

篇(3)

檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，入職以來(lái)我深深地感受到了公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會(huì)議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務(wù)中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務(wù)的嚴(yán)峻性。我將努力在最短的時(shí)間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)提出的工作目標(biāo)。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計(jì)劃，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指正。

一、對(duì)公司檔案室現(xiàn)存檔案進(jìn)行了解

作為一名新入職的員工，我先從對(duì)公司的了解及對(duì)現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來(lái)我先學(xué)習(xí)了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對(duì)公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進(jìn)行了了解，之后對(duì)檔案室現(xiàn)存檔案進(jìn)行了逐一查閱。目前此項(xiàng)工作已基本完成。

二、對(duì)公司檔案室現(xiàn)存檔案進(jìn)行分類、整理。

通過(guò)對(duì)公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時(shí)結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細(xì)則及自己以往工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案室現(xiàn)存檔案進(jìn)行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國(guó)家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行分類。保證檔案工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和各項(xiàng)工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項(xiàng)工作的完成時(shí)間暫定在8月底。

三、跟領(lǐng)導(dǎo)及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計(jì)劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進(jìn)行修訂，對(duì)于檔案管理辦法的修訂暫時(shí)計(jì)劃從以下幾方面進(jìn)行補(bǔ)充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責(zé)；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實(shí)施細(xì)則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀(jì)律與處分；修訂完成后報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見修改后的修訂版報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。(此項(xiàng)工作預(yù)計(jì)在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進(jìn)行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對(duì)初步整理的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。同時(shí)希望能使各個(gè)部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進(jìn)行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項(xiàng)工作計(jì)劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進(jìn)行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過(guò)兩個(gè)月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問(wèn)題，進(jìn)而為下一輪的修訂工作做準(zhǔn)備。

篇(4)

世界變化日新月異，只有創(chuàng)新才能跟上時(shí)代的腳步，學(xué)校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創(chuàng)新，在原有管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，不斷更新完善，努力創(chuàng)新檔案工作，敢于突破那些與當(dāng)前學(xué)校工作不相適應(yīng)的工作觀念和管理模式，積極主動(dòng)地研究高校學(xué)校發(fā)展過(guò)程中所面臨的新情況、新問(wèn)題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術(shù)和手段來(lái)解決檔案工作中所遇到的矛盾和問(wèn)題，才能適應(yīng)現(xiàn)在信息化的需要。

一、學(xué)校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)學(xué)校管理當(dāng)中。所以說(shuō)檔案管理不能簡(jiǎn)單的說(shuō)是學(xué)校管理的一部分。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施

（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對(duì)口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時(shí)，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對(duì)引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時(shí)，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí)的考察，但是也要有相應(yīng)的對(duì)實(shí)際問(wèn)題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時(shí)可現(xiàn)場(chǎng)操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個(gè)人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時(shí)甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計(jì)分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會(huì)將圖書管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對(duì)于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對(duì)今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來(lái)就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對(duì)大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來(lái)很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對(duì)每一類下一個(gè)準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。

三、結(jié)語(yǔ)

篇(5)

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；圖書館；檔案管理

檔案是高校圖書館各項(xiàng)工作的原始記錄，其客觀真實(shí)地記錄著圖書館各個(gè)歷史時(shí)期各項(xiàng)工作的發(fā)展軌跡，是圖書館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，因此產(chǎn)生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。

一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

利用中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫(kù)（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻(xiàn)記錄，而以“高校圖書館”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，則獲得44158條記錄。通過(guò)這一簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)對(duì)比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實(shí)際工作的欠缺。

1、檔案管理工作未受到重視

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視。上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工大多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，因而缺乏搜集、提供檔案的主動(dòng)性。

2、無(wú)高校圖書館檔案分類法

按照檔案學(xué)原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，而分類科學(xué)與否將直接決定案卷質(zhì)量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個(gè)性特征，并不完全適用于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。因此，許多學(xué)校只能按照時(shí)間順序或簡(jiǎn)單分類的方式進(jìn)行歸檔，在實(shí)際操作中卻無(wú)一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學(xué)性，也無(wú)法進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的開發(fā)，無(wú)法發(fā)揮檔案資源的效用。

3、檔案員素質(zhì)不高

高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業(yè)人員。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業(yè)人員管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，必將導(dǎo)致檔案工作的被動(dòng)落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。

二、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個(gè)重要組成部分，它如實(shí)記載著高校圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書館的未來(lái)發(fā)展起到很重要的作用。同時(shí)，隨著信息公開工作的開展，也對(duì)高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應(yīng)盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問(wèn)題，促使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)道路。

1、從思想上、行動(dòng)上重視檔案工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。而這種支持不應(yīng)該僅停留在思想上，更多地應(yīng)體現(xiàn)在行動(dòng)上的支持。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動(dòng)參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。

2、科學(xué)分類，編制高校圖書館檔案分類細(xì)則

筆者認(rèn)為對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)分類應(yīng)是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因?yàn)椋瑱n案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，也便于校內(nèi)外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對(duì)如何分類并無(wú)清晰的認(rèn)識(shí)，編制一個(gè)通用的檔案分類細(xì)則有助于其更好開展工作。

雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。但在實(shí)際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實(shí)施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應(yīng)向《中國(guó)圖書館分類法》學(xué)習(xí)。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號(hào)都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實(shí)施檢索。因此，筆者建議可由國(guó)家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為藍(lán)本，結(jié)合圖書館特點(diǎn)統(tǒng)一制定《高校圖書館檔案實(shí)體分類細(xì)則》，明確類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)符號(hào)及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。

3、提高檔案員的專業(yè)化

（1）對(duì)檔案員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)有關(guān)。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。一方面要提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，另一方面各校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而不是放任不管。

（2）健全檔案人員管理體制

在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學(xué)校對(duì)他們只有要求，卻沒有支持及獎(jiǎng)勵(lì)，這顯然無(wú)法調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個(gè)全新的檔案人員管理體制十分重要。通過(guò)制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)建立激勵(lì)機(jī)制，將個(gè)人工作表現(xiàn)作為考核的一項(xiàng)指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、評(píng)優(yōu)掛鉤，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

（作者單位：大理學(xué)院圖書館）

參考文獻(xiàn)：

[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（8）：24-26

[2]方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2008（1）：73-76

篇(6)

檔案的分類問(wèn)題一直是受到廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它是各單位檔案管理中重要的首要問(wèn)題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過(guò)去相比無(wú)論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來(lái)管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。

1 學(xué)校檔案分類中存在的問(wèn)題

在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來(lái)越多，事實(shí)上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來(lái)源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫(kù)的建設(shè)。

2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國(guó)檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。

2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理

在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無(wú)論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。

2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問(wèn)題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫(kù)，因此在考慮檔案實(shí)體分類問(wèn)題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問(wèn)題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長(zhǎng)實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫(kù)房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過(guò)細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過(guò)檢索工具來(lái)揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法

3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡(jiǎn)化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過(guò)檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來(lái)，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理

學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫(kù)將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來(lái)源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來(lái)越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。

篇(7)

【關(guān)鍵詞】財(cái)經(jīng)類專業(yè) 教學(xué)檔案 管理 創(chuàng)新

財(cái)經(jīng)類專業(yè)包括市場(chǎng)營(yíng)銷、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、金融、國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、企業(yè)管理、統(tǒng)計(jì)、財(cái)稅等經(jīng)濟(jì)類和經(jīng)濟(jì)管理類專業(yè)。近幾年來(lái)該類專業(yè)學(xué)生人數(shù)逐年增加，如何適應(yīng)社會(huì)人才培訓(xùn)需求是當(dāng)前主要思考的問(wèn)題，加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量保障體系的建設(shè)，不斷提高教學(xué)質(zhì)量是做好教學(xué)檔案管理的基本依據(jù)。高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)檔案是高校經(jīng)濟(jì)類教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接反映著高校的財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)狀況。做好此類教學(xué)檔案管理工作至關(guān)重要，要想在現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理方法上提高對(duì)財(cái)經(jīng)類教學(xué)檔案管理水平，就必須加強(qiáng)創(chuàng)新、研究發(fā)掘新方法，做到更加直觀、更加科學(xué)、更加規(guī)范化。

一、當(dāng)今高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）平常對(duì)專業(yè)教學(xué)檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，主動(dòng)性差。專業(yè)教學(xué)檔案是在教學(xué)過(guò)程中日積月累產(chǎn)生的，是一項(xiàng)不可缺少的信息資源，需要很好的分門別類，尤其現(xiàn)在的財(cái)經(jīng)類專業(yè)相當(dāng)多。但在日常的教學(xué)活動(dòng)當(dāng)中，往往只重視教學(xué)工作而忽略了對(duì)相關(guān)教學(xué)材料的收集、整理和歸檔工作，以導(dǎo)致一些有價(jià)值的專業(yè)材料流失，無(wú)據(jù)可查。

（二）專業(yè)檔案整理狀況欠佳，未進(jìn)行合理分類和歸類，整理方法有待改進(jìn)。在檔案整理過(guò)程中，大多數(shù)都存在整理方法和歸類劃分上的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是未進(jìn)行保存年限的劃分（永久、長(zhǎng)期、短期），年限的劃分區(qū)別了檔案的價(jià)值和保存價(jià)值。二是分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，均以便利性原則對(duì)檔案進(jìn)行分類，雖然提高了部門檔案查找效率，但卻增加了后續(xù)管理人員接收和管理上的難度。

（三）專兼職檔案人員在檔案管理工作中的專業(yè)能力和素養(yǎng)亟待加強(qiáng)。目前由于檔案信息化技術(shù)不斷提高，從事檔案管理的工作人員基本都未經(jīng)歷過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，所形成的檔案收集、整理等方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)都來(lái)源于自學(xué)或是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理上的指導(dǎo)，呈現(xiàn)出明顯的主觀性，缺乏必要的科學(xué)性，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具、信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)。

（四）　ISO9000標(biāo)準(zhǔn)在專業(yè)教學(xué)檔案中未有得到充分的利用。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)可以幫助組織建立、實(shí)施并有效運(yùn)行質(zhì)量管理體系，是質(zhì)量管理體系通用的要求或指南。它不受特定的行業(yè)或經(jīng)濟(jì)部門的限制，可以廣泛地適用于各種類型和規(guī)模的組織。

二、高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)檔案管理創(chuàng)新措施

（一）增強(qiáng)專業(yè)教學(xué)檔案管理意識(shí)。進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和提升檔案管理工作水平的重要性和必要性。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，檔案管理工作在高校新的發(fā)展形勢(shì)下顯得至關(guān)重要，基礎(chǔ)管理水平對(duì)于夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)，提升高校綜合競(jìng)爭(zhēng)力尤為重要。檔案作為高校發(fā)展的歷史脈絡(luò)、痕跡的載體和證明，若能加以高效利用，必將進(jìn)一步為決策層科學(xué)決策提供充分依據(jù)。努力做好財(cái)經(jīng)類專業(yè)檔案的建檔工作，為高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)積累財(cái)富。

（二）建立健全的檔案管理制度。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，收集整理并逐年積累教學(xué)資料和教學(xué)檔案，為高校工作及時(shí)準(zhǔn)確提供所需要的資料、數(shù)據(jù)是教學(xué)工作的重要組成部分。要提高檔案的管理質(zhì)量，不僅領(lǐng)導(dǎo)重視，制定一套可行的標(biāo)準(zhǔn)方案，還必須根據(jù)自身部門的具體情況，制定教學(xué)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，以此實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。比如制定教學(xué)檔案管理制度，包括從文件的接收、整理、分類、立卷、歸檔到檔案的分類方案、細(xì)則、保管、利用制度。檔案的分類、編號(hào)、裝訂、保管期限按國(guó)家教育部《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行，分為永久、長(zhǎng)期（15年以上至30年）、短期（15年以下）三種，以便于教學(xué)人員和檔案管理人員在檔案移交、收集、整理、分類過(guò)程中有章可循。

（三）“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平。高校檔案管理人員首先要提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作能力，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的了解、應(yīng)用，逐漸學(xué)會(huì)并掌握采用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)檔案信息的處理和分析，并且能從相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索、錄入相關(guān)檔案信息。還要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，及時(shí)擴(kuò)充相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并且定期對(duì)檔案管理員的工作情況進(jìn)行檢查、考核，對(duì)工作積極認(rèn)真，完成任務(wù)好的予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的積極性。

（四）在專業(yè)教學(xué)檔案管理中充分運(yùn)用ISO9000標(biāo)準(zhǔn)。按照ISO9000標(biāo)準(zhǔn)建立的質(zhì)量管理體系，具有不斷改進(jìn)的功能。通過(guò)質(zhì)量審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取糾正和預(yù)防措施，不斷改進(jìn)，可以提高管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量；通過(guò)管理評(píng)審，可以提高質(zhì)量管理體系的適應(yīng)性；針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的不合格內(nèi)容以及不良趨勢(shì)，采取有效的糾正和預(yù)防措施，可以促進(jìn)各方面工作不斷改進(jìn)。因此，從理論層面來(lái)看ISO9000標(biāo)準(zhǔn)適用于教育管理領(lǐng)域，可以在學(xué)院財(cái)經(jīng)類專業(yè)教育教學(xué)管理中加以應(yīng)用。

總之，高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)檔案是財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)工作的真實(shí)記錄，是了解財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)內(nèi)容、進(jìn)行財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)改革、提高財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)合格人才的重要保證。創(chuàng)新高校財(cái)經(jīng)類專業(yè)教學(xué)檔案管理，要增強(qiáng)專業(yè)教學(xué)檔案管理意識(shí)；建立健全的管理制度；“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平；在專業(yè)教學(xué)檔案管理中充分運(yùn)用ISO9000標(biāo)準(zhǔn)。為促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步走向科學(xué)化、正規(guī)化而不懈努力。

參考文獻(xiàn)

[1]伊明.論高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新途徑[J].考試周刊，2011（4）.