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篇(1)

【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法

人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應(yīng)該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻】

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.

篇(2)

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)；智能；招標檔案管理；非結(jié)構(gòu)化平臺

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結(jié)構(gòu)化平臺，基于非結(jié)構(gòu)化平臺的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲于非結(jié)構(gòu)化平臺，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對遷移后的數(shù)據(jù)進行驗證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統(tǒng)計分析功能，構(gòu)建公司全量招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實現(xiàn)對不同類型的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問題，實現(xiàn)一對一的精確檢索。實現(xiàn)圖譜化的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實現(xiàn)招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權(quán)限模型及實現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設(shè)計的自動分類、聚類等規(guī)則實現(xiàn)招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構(gòu)如圖1：

招投標及合同檔案專項管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標準歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺進行數(shù)據(jù)存儲等。實現(xiàn)招投標及合同檔案專項業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計、詳細設(shè)計中均遵照前期項目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進項細化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預留統(tǒng)一的標準接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實現(xiàn)。存儲層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、索引數(shù)據(jù)存儲和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實現(xiàn)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺的智能招投標檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗證型、表示型。總之，各項技術(shù)的完成都是一次重大的進步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

4 結(jié)束語

篇(3)

關(guān)鍵詞：授權(quán)制度；合同管理；合同審批制度

一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標與技術(shù)是否與國家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達到合同目的；（5）簽約對方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負責人，而且一定要有實際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標準開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對象與范圍，實現(xiàn)權(quán)責統(tǒng)一，確保合同管理的科學性與有序性，有助于對合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責任。

3.合同報告制度

合同報告制度是有效確保企業(yè)健康運行的一個有效方法。合同報告制度主要包括：在企業(yè)會議中實施匯報制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會議中向決策領(lǐng)導予以匯報；在合同起草時期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問題向有關(guān)部門進行請示與匯報；在合同談判時期，相關(guān)負責部門與工作人員應(yīng)該對談判的對象予以主體資格審查并予以匯報。只有建立起報告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風險問題。

二、企業(yè)合同簽訂要點和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準確，將會使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導致經(jīng)濟與責任的糾紛，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風險控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價以及費率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風險控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實際業(yè)務(wù)符合時，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認。

2.合同履行過程中的監(jiān)督管理

通過監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問題，能及時掌握出現(xiàn)的問題，從而為風險控制提供一定的時間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實現(xiàn)之前，不可以實際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對當事人進行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時，都應(yīng)該經(jīng)過風險管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對方的催促函與索賠函時，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風險管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡單的內(nèi)容，其是科學、全方位的企業(yè)管理制度中的一個重要組成部分。科學、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟效益。

作者:張薇 單位:中國航發(fā)四川燃氣渦輪研究院

參考文獻：

[1]張迪妮.基于創(chuàng)新與實踐探索的企業(yè)合同管理制度研究[J].江蘇商論,2016(33):68-69.

篇(4)

摘 要 我國物業(yè)管理起步時間較晚，物業(yè)管理還不系統(tǒng)，作為物業(yè)管理重要組成部分的物業(yè)檔案管理尚不完善，城市化進程不斷推動物業(yè)及物業(yè)檔案管理的發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理不斷完善，以發(fā)揮物業(yè)檔案的重要作用。本文針對物業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、管理現(xiàn)狀、管理制度、利用、優(yōu)化物業(yè)檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優(yōu)化社區(qū)物業(yè)檔案管理的目的。

關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范

我國在推進城市化進程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強物業(yè)檔案管理利用。

依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動中直接形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進行科學、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。

一、物業(yè)檔案的內(nèi)容

（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案

2007年國務(wù)院頒布《物業(yè)管理條例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。

（二）物業(yè)合同檔案

（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；

（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。

（三）業(yè)主及住戶檔案

物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業(yè)主房屋入住驗收單、業(yè)主車庫車位驗收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項協(xié)議、房屋鑰匙交接驗收單等。

（四）物業(yè)管理清冊

反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊。

（五）物業(yè)經(jīng)營、租售檔案

包括物業(yè)開展經(jīng)營和延伸服務(wù)時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。

（六）業(yè)主報修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案

包括業(yè)主報修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結(jié)算材料等。

（七）物業(yè)服務(wù)檔案

物業(yè)在各項服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。

（八）物業(yè)其他檔案

物業(yè)收費檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。

（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項活動的檔案等其他檔案

只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價值。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）物業(yè)檔案管理意識不強，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業(yè)務(wù)部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。

（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標準，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。

（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項目多、任務(wù)重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。

三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度

（一）物I檔案管理的基本屬性

（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項工作的真實記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。

（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施

（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業(yè)人才，實現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應(yīng)信息化的檔案管理。

（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點加強物業(yè)服務(wù)檔案管理。

（3）推進物業(yè)檔案信息化管理，利用計算機存儲物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時間，推進物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。

（4）物業(yè)檔案管理是動態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。

四、物業(yè)檔案利用服務(wù)

加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用

物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業(yè)競爭力。

參考文獻：

[1] 李清華.論加強檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.

[2] 蔡P.物業(yè)檔案管理研究[J].北京檔案，2012.07.

篇(5)

【Keywords】small loan company； internal control； information and communication

【中圖分類號】F832.4 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0033-02

1 我國小額貸款公司的基本情況

根據(jù)銀監(jiān)會、人行的試點指導意見，我國小額貸款公司是法定的民間信貸機構(gòu)，是企業(yè)法人，享有獨立的法人財產(chǎn)，且依法享有法人財產(chǎn)權(quán)，并以其全部財產(chǎn)對其債務(wù)承擔民事責任。在《國民經(jīng)濟行業(yè)分類》中將小額貸款公司劃分為貨幣金融服務(wù)類中非貨幣銀行服務(wù)類金融企業(yè)，也就是說小額貸款公司屬于一種新型的特殊非銀行類金融機構(gòu)。

根據(jù)試點指導意見的規(guī)定，小額貸款公司的貸款利率不得超過銀行同期貸款利率的四倍。在試點初期，小額貸款公司單一的經(jīng)營成本使得小額貸款公司普遍呈現(xiàn)高利潤率回報，在高利潤率的驅(qū)動下，一方面，短短幾年時間內(nèi)大批小額貸款公司迅速設(shè)立；另一方面，我國小額貸款公司的規(guī)模普遍較小，其從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，甚至一些小額貸款公司的高管人員都缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗和能力，只盲目追求開展市場和高利潤率的回報。因此，不重視或忽略公司的內(nèi)部控制建設(shè)，使得小額貸款公司在經(jīng)濟下行的環(huán)境中暴露出重重問題。

目前，我國小額貸款公司正在經(jīng)歷著行業(yè)洗牌，優(yōu)秀的小額貸款公司將會持續(xù)經(jīng)營下去，內(nèi)部控制薄弱的小額貸款公司亦會在行業(yè)洗牌中出局，而持續(xù)經(jīng)營下去的小額貸款公司應(yīng)當更加重視內(nèi)部控制的建設(shè)。

2 小額貸款公司信息與溝通的重要性及存在的問題

2.1 小額貸款公司信息與溝通的重要性

信息與溝通作為內(nèi)部控制的基本要素之一，在內(nèi)部控制中發(fā)揮著不可替代的作用。目前我國小額貸款公司的內(nèi)部控制建設(shè)仍處于不斷探索和改進的過程中，沒有現(xiàn)成的模版可尋。實際經(jīng)營中不少小額貸款公司參照銀行機構(gòu)的內(nèi)部控制模式或者對其直接照搬照抄，甚至有些小額貸款公司僅僅憑借管理者的經(jīng)驗制定公司的內(nèi)部控制制度。那么，這些內(nèi)部控制制度真能適合小額貸款公司的發(fā)展嗎？答案是不確定的。小額貸款公司要制定出適合自己的有效的公司內(nèi)部控制制度，需要小額貸款公司全體人員通力合作才能達成，且需要在這個過程中不斷對其進行修改和完善。此外，小額貸款公司建立起適合的內(nèi)部控制制度離不開良好的溝通環(huán)境，及時、暢通、有序的信息與溝通能促進小額貸款公司內(nèi)部控制制度的建設(shè)，并有利于促進企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

2.2 小額貸款公司信息與溝通方面導致的問題

①財務(wù)信息滯后，不能為貸款管理決策提供及時的信息

美國的COSO委員會在《內(nèi)部控制框架》中要求企業(yè)以一定的形式、在一定的時間范圍內(nèi)識別、獲取和溝通相關(guān)信息，以使企業(yè)內(nèi)部各層次員工能夠順利履行其職責，因此我們可以說內(nèi)部信息傳遞是企業(yè)內(nèi)部各管理層之間通過內(nèi)部報告形式傳?f生產(chǎn)經(jīng)營管理信息的過程。此外，在《內(nèi)部控制框架》中又要求信息在更為廣泛的范圍內(nèi)，自上而下、自下而上地在整個企業(yè)內(nèi)外進行溝通。因此，我們認為信息的溝通包括內(nèi)部溝通和外部溝通兩個方面。

對小額貸款公司來說，信息與溝通的及時性、準確性和完整性有利于管理者了解到企業(yè)經(jīng)營的真實現(xiàn)狀，并在經(jīng)營管理過程中及時覺察風險并做出相應(yīng)的防范措施。通常小額貸款公司的業(yè)務(wù)人員為了抓住申請貸款的客戶，使其不轉(zhuǎn)向其他小額貸款公司申請貸款，其在向公司管理層提出申請時，管理層會允許貸款申請者在未提供任何客戶資料的情況下獲得貸款，這就會使小額貸款公司沒有客戶的貸前調(diào)查和分析，從而失去了察覺風險和防范風險的主動權(quán)。另外，在貸款管理過程中由于小額貸款公司的業(yè)績考核制度不健全，對相關(guān)的業(yè)務(wù)人員和風控人員沒有相應(yīng)的約束機制，一旦貸款向客戶發(fā)放成功，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員和風控人員就認為他們的任務(wù)已經(jīng)完成，對于貸款客戶是否發(fā)生經(jīng)營困難、是否需要采取措施減少小額貸款公司損失等問題的判斷僅僅通過財務(wù)數(shù)據(jù)中逾期率和壞賬損失來獲取。

②合同管理混亂，檔案資料缺失或不完整

小額貸款公司的管理者在公司內(nèi)控的建設(shè)上起著決定性的作用。個別小額貸款公司雖然有公司內(nèi)部控制制度，但是管理者對公司內(nèi)部控制的重要性認識不足，整個小額貸款公司的大小經(jīng)營運作按管理者的指示進行操作，以制度形式存在的內(nèi)部控制制度成為應(yīng)付監(jiān)管部門監(jiān)督的紙質(zhì)文檔。小額貸款公司由于信息與溝通機制的缺失，導致各個部門各自為政，合同檔案管理部門無法及時完整地獲取合同檔案資料，這就導致合同管理混亂，檔案資料缺失或不完整。因此，小額貸款公司的其他部門應(yīng)當配合合同管理部門做好小額貸款公司的合同檔案管理工作。

3 小額貸款公司信息與溝通問題的相應(yīng)改善策略

3.1 建立科學合理的組織結(jié)構(gòu)，完善信息傳遞機制

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的要求，企業(yè)必須要有科學的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，合理設(shè)置內(nèi)部職能機構(gòu)應(yīng)避免職能交叉、缺失或權(quán)責過于集中，應(yīng)當使其各司其職、各負其責、相互制約。在我國小額貸款公司的規(guī)模普遍較小，組織結(jié)構(gòu)卻盲目參照銀行模式設(shè)立得細而全，這在無形中增加了信息與溝通傳遞的阻力。小額貸款公司應(yīng)當改善信息傳遞滯后的狀況，保證財務(wù)會計信息與其他信息及時有效地對接，并應(yīng)在各個部門之間建立起簡潔高效的信息交流平臺，以實現(xiàn)信息資源和相關(guān)資料的及時共享和交流。

篇(6)

（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現(xiàn)在：未明確合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限，未建立會計財務(wù)部門與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)機制和合同履行的監(jiān)督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全過程控制；二是未設(shè)置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內(nèi)部各主辦部門管理，保管又分散在各經(jīng)辦人手中；三是合同印章使用不規(guī)范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統(tǒng)一規(guī)定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務(wù)專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設(shè)立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環(huán)節(jié)管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內(nèi)容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數(shù)裝修改造工程合同沒有對工期作出規(guī)定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質(zhì)保金等內(nèi)容；三是少數(shù)合同缺少關(guān)鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調(diào)維修保養(yǎng)合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質(zhì)進行考察，部分協(xié)議供貨單位未提供資質(zhì)證明文件；二是少數(shù)合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現(xiàn)象；四是合同簽訂主體不合規(guī)。主要表現(xiàn)為：簽訂合同的主體為基層央行內(nèi)設(shè)部門，由部門負責人（未經(jīng)授權(quán)）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關(guān)不嚴。一是有些簽訂的合同未經(jīng)法律部門審核，或存在先簽訂合同后經(jīng)法律部門審核的現(xiàn)象；二是少數(shù)合同雖經(jīng)法律部門審核，但仍出現(xiàn)合同條款與招標文件不一致現(xiàn)象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設(shè)合同招標合同》，約定招標服務(wù)費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務(wù)費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現(xiàn)在：少數(shù)基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規(guī)范。如基層央行與電信、聯(lián)通等網(wǎng)絡(luò)運營商存在長期租賃的關(guān)系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數(shù)，一般簽訂的網(wǎng)絡(luò)租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網(wǎng)絡(luò)資費不斷下調(diào)的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應(yīng)上升。（三）合同履行和監(jiān)控不到位。1.合同變更不規(guī)范。一是少數(shù)合同重要內(nèi)容變更未簽訂補充協(xié)議。如某單位與物業(yè)管理公司簽訂物業(yè)服務(wù)合同，約定服務(wù)事項包括辦公樓保潔、保安、收發(fā)管理、綠化管理，但在合同履行期內(nèi)，服務(wù)內(nèi)容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協(xié)議；二是合同變更未經(jīng)雙方確認。如某單位與某物業(yè)公司簽訂勞務(wù)合同，崗位數(shù)量由5個改變?yōu)?個，變更合同上僅有某物業(yè)公司一人簽字（加指印），未見用工方即某單位負責人或被授權(quán)人簽字。2.合同履行存在薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續(xù)不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規(guī)定留存質(zhì)量保證金等。3.合同后續(xù)的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關(guān)注不夠，對合同的事中和事后監(jiān)督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監(jiān)督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統(tǒng)一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關(guān)制度時，無章可循、無據(jù)可依，缺乏上級行系統(tǒng)部署和頂層設(shè)計的制度進行統(tǒng)一指導和規(guī)范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規(guī)范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監(jiān)督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監(jiān)督檢查機制，也沒有履行監(jiān)督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經(jīng)辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應(yīng)該是法律事務(wù)部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關(guān)鍵環(huán)節(jié)還存在把關(guān)不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內(nèi)容不完整、必備要素缺失、合同后續(xù)管理松懈等；其次，基層央行法律事務(wù)部門多為兼職人員，日常事務(wù)較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產(chǎn)生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現(xiàn)一些合同雖經(jīng)法律部門審核但仍存在瑕疵的現(xiàn)象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權(quán)部門綜合人員，雖然具有一定的專業(yè)技術(shù)知識和管理知識，但卻不具備法律專業(yè)知識，且缺乏相關(guān)法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執(zhí)行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權(quán)簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現(xiàn)象發(fā)生。

篇(7)

一、人員調(diào)配管理本年度重點做好新興工業(yè)園投運期間的人員調(diào)配工作。

抽調(diào)局部優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，1根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編。使技改項目投運后，能夠正常的平安經(jīng)濟運行。

隨時作好調(diào)配工作。及時、準確下達人事調(diào)令和人事指令，2根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況。力爭使人力資源達到最佳合理配置。

二、勞動合同管理做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好2007年6月30日194人勞動合同到期員工的續(xù)訂工作。針對本次續(xù)簽工作。需進一步運作新的管理方法，對生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期（2年）短期（1年）合同，對局部人員采取不再續(xù)簽合同的管理方法。

三、人事考核評價為進一步加強對員工在一定時期內(nèi)工作能力等方面的評價。建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質(zhì)。

四、獎懲管理結(jié)合公司實際。效果突出、貢獻較大的分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經(jīng)常遲到早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的不服從工作分配和調(diào)動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟處罰。

五、人才貯藏工作根據(jù)公司現(xiàn)狀。參與全國性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊伍。擬在2007年招聘應(yīng)屆大學本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學專業(yè)2-3人。

職稱評定等項工作已得到社會的普遍供認與重視。六、員工職稱評定、職業(yè)資格證年審工作：隨著對人才資源的進一步重視。

重點做好申報初級及中級職稱人員的手續(xù)操持。1做好2011年度公司員工申報職稱工作的操持。

做好職業(yè)資格證書年審工作，2做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。依照勞動部門要求。同時根據(jù)實際適時做好職業(yè)資格證的申報及辦理。

七、其他人事管理工作：