序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇人事檔案歸檔范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：人事檔案 歸檔工作 檔案管理

一、人事檔案管理中存在的問題

這些年來，隨著單位團體的適應改革和市場的經濟發展的需求，人事檔案工作變得日益重要，人事檔案工作從實際中出發進行了許多積極有益的探索，取得了一定的成效。然而隨著大量的人才流動，市場中人才的挖掘，一年又一年的應屆畢業生等等大量人力資源的加入，人事檔案的數據變得日益龐大。

第一，對人事檔案管理的重要性缺乏認知。人事檔案工作不像其他工作一樣，它的沉默性導致了其不容易為人所注視，同時在這個領域中也不容易取得明顯的成績。長時間下來，就產生了這樣的一種情況，很大部分人員包括部分的領導干部都對人事檔案管理工作存在著一些錯誤的理解，很容易會認為人事檔案工作是最簡單的文職類工作，抄抄寫寫，記錄一下，保存一下，常規性的事務類工作，得不到應有的重視。在他們眼中這種人事歸檔工作只不過是資料的整合，不能為公司帶來經濟的收益。只要保管好不丟失，需要的時候能外調出來查閱一下就可以了。所以，一些單位往往忽略了人事檔案管理的工作，甚至在議事日程上不把人事管理工作納入到其中，從而衍生出一個現象，說起來重要的事情、在安排方面卻變成了次要，在眾多項目的情況下容易忘掉，用起來的時候又突然需要。這樣導致了人事檔案的工作長時間處于被動的應付狀態，很難高質量地去為單位團體和單位領導等提供完善服務。

第二，人事檔案的管理手法相對落后。這是得不到重視而衍生出來的一大問題。人事檔案管理的方式在這個計算機普及的社會上，還處于手工操作的尷尬局面。缺乏對現代科學技術手段的應用是最大的問題，管理水平與認知水平過于落后。作為一個信息系統檢索速度慢，根本就無法適應更新人才資源的開發條件和人才競爭快速提升的高效率標準。

最后，檔案管理員的管理水平有待提高。目前大部分的管理員只是簡單地接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術加工裝訂還有做好防火、防蛀、防霉倉管工作，即他們通常說的“抄抄寫寫，守好攤子，不漏不泄，查閱外借”，工作單調產生職業厭倦。

二、探究新時代人事檔案歸檔收集工作的改革

推進人事檔案信息管理的進步，有利于加強和認知檔案信息的開發利用。人事檔案信息只有通過利用最大化，才能展現潛在價值。

首先，提高對人事檔案的認識，了解其重要性?，F今社會人事工作面臨著許多新的情況和問題，無疑之中人事檔案管理的要求有了新的準則，其工作的重要性已經不再是過去中那種傳統的資料整理，更需要的是如何去整合優化。只有通過認真學習關于人事檔案管理的方針和對策，進一步認識人事工作的重要性，才能更好地規范人事檔案管理，實現新時代的檔案管理的改革。另外，還需擴大人事檔案的收集范圍。

其次，要健全人事檔案的管理制度，提高人事檔案管理的管理化水平。人事檔案管理工作基本上都是一些瑣碎繁多的工作，如果沒有完善健全的規章管理制度，很容易就會出現無章可循的局面。人事檔案管理制度的完善與制定，主要是從實際出發，把握好信息需求，嚴格規范檔案材料收集歸檔等重要任務。嚴謹排查各種虛假信息，使人事檔案更加科學、全面、完整地為人所利用，為領導考察任用提供準確的人才信息。

再者，加強人事檔案管理的現代信息化建設。人事檔案數據說白了就是人才信息庫，只有合理整合利用信息資源，才能更有效更大限度地發揮其作用，發掘出潛在的人才。加強人事檔案管理的現代信息化，能夠提高工作效率與資料的搜索整理功能。手工操作階段的人事檔案歸檔收集已經費事，傳輸速度慢，信息更新不及時，已經無法適應這個社會的需求。要提高人事檔案工作的效率，就需要更新對檔案管理的輔助工具。

最后，應加強檔案管理員的管理水平。單位對檔案管理員制訂有效的晉升獎勵的激勵機制，促進他們提高自身的工作勝任力，改變檔案管理員簡單的管理員、投遞員的身份，使新時期的干部人事檔案管理員變成人力資源開發利用的直接參與者。提高自己的能力，要掌握文書學、檔案學、檔案保護技術學、檔案學史等等基本知識及組織文字材料的寫作能力，具備檔案宣傳和展覽、領導學、管理圖書館學等相關專業知識外，還應掌握外語技能，并具備穩定的心理特質、較高的道德水平、較強的成就動機以及較強的演講能力。

總之，人事制度改革的推行，既給人事檔案事業提供了創新的機遇，同時也能發揮出人事檔案為單位團體帶來的最大效益。新時代人事檔案歸檔和收集必須全面全效，掌握其有用之處，才能是追隨人才市場發展的基本趨勢。

參考文獻

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關鍵詞：人事檔案;收集;鑒別;工作

收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項經常性的工作。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。對能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。

1.人事檔案的收集

收集人事檔案材料，政策性強，涉及面廣，難度較大，它不僅是人事檔案部門的任務，也是形成人事檔案材料部門的任務，必須各方面密切合作才能做好。

1.1人事檔案的歸檔

人事檔案材料的歸檔范圍做好收集工作，首先應明確收集什么。人事檔案材料的歸檔范圍包括：調配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學歷和評定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團組織材料，政審、考核材料，獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料， 殘疾材料，其他材料。

1.2人事檔案材料的收集渠道

人事檔案材料的形成不僅僅局限于組織、人事、勞動部門，凡是與人事管理活動有關的部門都有可能產生人事檔案材料。應摸清人事檔案材料的來源，做到"有的放矢"。當前，人事檔案材料主要通過以下渠道收集。

通過組織、人事、勞動及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、"以工代干"轉干的材料；評聘、晉升、套改專業技術職務職稱和評定工人崗位技能的材料；授予學位、學銜、軍銜的材料；審計工作中形成的有關材料；出國、出境、辦理工資、調整級別待遇、離休、退休的材料。通過員工所在黨、團組織、政府機關、企業、事業單位的有關部門，收集員工人黨、入團，民主評議黨員、退黨、退團、除名及參加派的有關材料；授予各種榮譽稱號的先進事跡和獎勵材料；有關政治歷史問題的審查、甄別、結論、調查報告和本人的申訴、檢查交待材料；更改姓名、年齡、參加革命工作時間、入黨入團時間、申請書和組織審批材料。

1.3建立和健全收集制度

人事檔案部門應建立和健全移交制度，明確規定各單位、各部門日常工作中形成的，凡是屬于歸檔范圍的材料，均應移交人事檔案部門。人事檔案部門不能完全坐等有關單位主動送材料上門，應經常與有關部門保持密切聯系，定期或不定期索要應歸檔的人事檔案材料，對于遲遲未交者，應及時貧函、打電話或登門索要。檢查核對制度人事檔案部門對所管人事檔案數量的狀況，應定期進行檢查核對，將不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補辦手續；不屬人事檔案范圍的材料，予以剔除或退回原單位處理。

組織、人事、勞動等部門，根據工作需要和檔案材料的缺少情況，統一布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、自傳等，使人事檔案及時得到補充。

2.人事檔案的鑒別

人事檔案鑒別工作，就是按照一定的原則和規定，對收集起來的檔案材料進行審査，甄別其真偽，判定有無保存價值，確定其是否歸入人事檔案。它是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查。鑒別是系統整理的基礎和前提，也是保證人事檔案材料完整、精煉、真實的重要手段。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。對能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。

2.1鑒別工作的原則

鑒別工作的政策性很強，必須遵循"取之有據，舍之有理"的原則。取之有據，是指歸人人事檔案的材料要有依據，符合上級的有關規定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準備銷毀的材料，更須十分謹慎，不能武斷或草率。人事檔案是培養、選拔干部的依據，有時一份材料會影響一個人的使用。因此，應以高度負責的精神，慎之又慎地決定材料的取舍。為正確貫徹鑒別工作原則，必須做到以下幾點。

2.2鑒別的內容和方法

判斷材料是否屬于人事檔案通過各種渠道收集來的材料，由于種種原因，有些屬于人事檔案，有些屬于文書檔案、案件檔案、業務考績檔案、訴訟檔案等，有的材料應該歸檔，有的應由本人收存，有的需轉遞有關部門。鑒別工作的任務之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。

從紀檢、監察和行政管理部門收集來的處分決定、結論、批復、本人對處分決定的意見和檢査交待材料，屬于人事檔案范圍。本人申訴材料、旁證、檢舉揭發材料，屬于案件檔案范圍，由紀檢、監察部門保存。

從專業技術單位和學校收集來的評聘專業技術職稱的申報表、審批表、考績材料、發明、創造、革新成果登記和論著目錄、受獎材料、學位學銜材料、畢業登記表、學歷證明、考試成績單等，屬于人事檔案范圍。從組織、人事、勞動部門收集來的干部職務任免、員工錄用、聘用、招用、職級待遇調整、更改姓名、參加工作時間等的登記表和審批材料等，屬于人事檔案范圍。

判斷是否本人的檔案材料人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，首先應弄清楚是誰的檔案，不能因同名同姓、同姓異名、異姓同名而張冠李戴，因一人多名而將材料分散。為防止張冠李戴，應仔細核對檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、本人成分、工作單位、加人黨團組織、參加工作時間、職務、工資級別等基本情況是否相同。

判斷材料是否處理完畢和手續是否完備只有處理完畢和手續完備的材料，才能歸入人事檔案。凡是懸而未決需要繼續辦理的"敞口"材料，不得歸入人事檔案。查對材料是否重復人事檔案要保持精煉，揀出重份和內容重復的材料。鑒別工作中，還應同時檢査檔案材料有無破損、霉爛變質、字跡模糊、偽造或涂改等現象，有問題時及時處理。

2.3剔除材料的處理

轉出經過鑒別，認定不屬員工本人的材料，或者是不應歸入人事檔案的材料，均應轉給有關單位保存或處理。轉出時，要寫好轉遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續不夠完全，或內容尚需査對核實，應提出具體意見，退回有關單位，待修改補充后再交回來。凡應退還本人的材料，經領導批準后退還本人，退還時應進行登記，接收人清點無誤，簽名蓋章。留存不屬于人事檔案范圍，又有保存價值的參考材料，整理后由組織、人事部門作為業務資料保存。銷毀無保存價值、重份的材料，應按有關規定銷毀。銷毀時要認真審查，逐份登記，并說明銷毀的理由，經主管領導批準后，進行銷毀。

參考文獻

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目 的

第一，保守檔案機密?，F代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

（3）轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

①取出應轉走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位 在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

（4）保衛保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。

（5）統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中， 應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

（1）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方， 以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案； 公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

（1）查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

（2）外借手續。

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人事檔案管理工作的規范化是實現檔案管理信息數字化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現人事檔案工作規范化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化與檔案工作規范化同行的工作指導思想。

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現規范化的最大問題。實現人事檔案工作規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔工作是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實的工作基礎。

人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術隨著時代的發展更新較快。人事檔案信息數字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關設備、應用軟件、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎?？墒?，現代科學技術的更新換代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統之間不斷的出現不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉換等等問題，使得人事檔案信息數字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰。

針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統時注意該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，安全性是否可靠。由于現代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產生很大的影響，所以該系統的操作技術必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產生數據丟失或者數據失真的問題。

其次是可靠性。即選擇操作管理系統時注意該系統在進行更新的時候，必須是安全的和可靠的。操作系統會因其他原因而進行更新，在進行技術更新換代的同時也會因為新的操作系統不穩定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數據被竊取的問題。所以，人事檔案信息數字化管理系統要有一個十分完善的操作技術才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來不必要的麻煩和損失。

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1事業單位人事檔案管理工作的重要性

1.1是個人經歷的真實反映

對個人而言,人事檔案在其人生歷程中扮演重要角色。它不僅真實記錄個人從學校到各工作崗位不同時期的人生軌跡,且是評價一個人最基本、最權威的證明材料。是學習、工作經歷的記錄。是記載人生軌跡的重要依據。通過人事檔案資料,可知曉一個人過去的成就和過失,可歷史而全面地考察一個人。

1.2是單位用工管理的重要依據

人事檔案全面反映個人基本信息,包括個人經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等。從現代用工管理角度看,人事檔案是單位人事部門加強用工管理的重要依據,包括據此為員工提供辦理護照的政審手續、婚姻狀況證明、代辦申報職稱、確定退休年齡、代為繳納各類保險等。因此,管好用好人事檔案,對規范單位人事管理有著重要作用。[1]

1.3是人才流動的重要憑證

隨著事業單位人事制度改革深入推進、人才流動頻率加快,事業單位許多人才由“單位人”變成“社會人”,人事制度逐步健全和完善。在人才流動過程中,人事檔案資料既是人才求職的重要證據,也是單位求才的重要憑證,對促進人才合理流動、合理使用和配置人才資源、保證人才隊伍素質發揮著重要作用。

2事業單位人事檔案管理工作存在的主要問題

2.1重視程度不足

從管理者看,部分單位領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足,總認為檔案工作并非單位的主要工作,難給單位創造經濟效益,只要守好攤子,保證不丟失、不泄密,能應付外調、查檔即可。從而導致其場所、經費、人員得不到良好保障。從歸檔責任人看,實際上事業單位的每位工作人員都有歸檔的義務和責任,但許多人認為檔案收集和管理是檔案管理人員的責任。他們對檔案歸檔的重要性認識不足,對檔案資料的收集、整理、歸檔等業務流程不大了解,有些歸檔材料不能真實反映現實情況,有些歸檔材料不能及時、準確得到補充,以致人事檔案資料不完整,質量得不到保證。從檔案管理人員看,有些檔案管理人員不是專職的,他們對檔案管理也未引起重視,尤其是在離崗和工作調動時,檔案交接手續不嚴密、不嚴謹,該檢查的未檢查,該清理的未清理,該簽字的未簽字,導致檔案交接出現前后脫節、材料責任不明、界限不清等問題。

2.2設施和手段落后

硬件設施簡陋。檔案室本應是管理規范、環境良好地方,然在實際中,有些單位硬件設施完全跟不上需要,有的單位無專用檔案室,檔案室既是辦公室,也是接待室;有的單位雖有檔案室,但同于倉庫、儲藏室,導致檔案材料霉變、蟲蛀事情時有發生。有的甚至在檔案資料旁堆放易燃易爆物品。這些都直接威脅檔案資料的安全保存。有的單位雖對紙質資料較重視,添置專門的檔案室、文件柜,但對電子文檔、音像制品等非紙質文檔重視不夠,無電子檔案和音像檔案專門管理設施。軟件設施跟不上。許多單位無專門管理軟件配備,也無專業人員定期管理和維護,檔案管理不能與時俱進,更不用說實現數字化、信息化管理了。管理手段較落后。有的單位無單獨的計算機和檔案管理軟件,查閱人事檔案信息仍采用手工查找。有的單位檔案管理人員素質不高,不懂計算機操作,只能采取手工操作的方式調閱檔案資料。有的單位檔案存儲使用古老的鐵皮柜,不僅占地面積大,且空間得不到合理應用。這些都直接影響檔案的完整與安全及檔案管理的效率。

2.3制度不夠健全

許多單位無專門的人事檔案管理制度。有的單位雖制定了相關管理制度,但執行不嚴,致使人事檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續不全,時間一長,錯漏叢生,問題不斷。如有的單位無立卷歸檔制度,導致檔案分類、立卷和歸檔混亂。有的單位無入庫驗收等制度,導致部分人事檔案得不到及時歸檔整理。有的單位無查閱銷毀等制度,致使檔案保管手續不全、程序不規范,造成查閱困難、銷毀不及時、毀損嚴重等。

2.4專業人才匱乏

檔案管理人員管理水平不專業。因人事檔案管理工作未得到應有重視,很少有單位將專業人才安置檔案管理崗位。偶有安排,也因待遇等原因很快調走。絕大部分事業單位現有檔案管理人員大都由后勤輔助人員兼任,或由一線崗位中落聘人員轉任。他們既缺乏對檔案重要性的專業認識,也不具備檔案學、管理學、現代信息管理等專業知識和技能,對檔案管理工作和流程知之不詳,嚴重影響了檔案管理工作的質量和水平。兼職現象嚴重。目前事業單位檔案管理人員絕大多數是兼職。有的甚至是身兼數職。這些兼職人員對檔案工作精力投入不足,既無時間熟悉人事檔案業務,也無時間學習和補充人事檔案專業知識和技能,工作中出現紕漏在所難免。人員流動頻繁。檔案管理人員是事業單位流動較頻繁的工作崗位之一。由于人事檔案管理工作業務性較強,新手熟悉人事檔案業務,需要一個較長的過程,加上各級檔案管理部門未及時組織專業知識培訓,交接不到位,業務不熟悉,必然造成人事檔案管理混亂。

2.5利用效率不高

人事檔案是一個單位人才的信息源,具有重要的開發利用價值。目前,許多事業單位并未意識到檔案資源的重要價值。檔案管理,往往只注重檔案的收集、整理、保管工作,認為只要檔案不丟失、不磨損便達到了目的,忽視對檔案資源的開發利用工作,缺乏系統合理利用檔案資源的運作機制,無形中使檔案資料成為累贅,檔案信息資源作用未能得到充分發揮。

3加強事業單位人事檔案管理工作的對策

3.1更新思想觀念,提高檔案管理工作認識

單位領導要高度重視人事檔案管理工作。加強對人事檔案管理工作的領導,將此項工作列入重要議事日程,定期指導和督促檢查,及時研究解決工作中問題。要加大投入,改善人事檔案管理的硬件、軟件設施,確保有人管事,有錢辦事,有場地理事,并加強人事管理的信息化建設,適應新時期對人事檔案管理工作的要求。工作人員要牢固樹立檔案管理人人有責意識。積極配合人事檔案管理人員工作,從立卷、歸檔到借閱、銷毀等諸環節予以配合和支持,形成人人參與檔案管理工作、人人支持檔案管理工作的良好氛圍。人事檔案管理人員要切實履行工作職責。要增強事業心責任感,主動學習業務知識和技能,提高人事檔案管理的科學化、信息化水平,確保檔案資料不丟失、不損壞,檔案信息不失密、不泄密,檔案開發利用高效而安全。[2]

3.2抓好建章立制,提高管理制度化水平

加強人事檔案管理標準化建設。要制定人事檔案立券歸檔相關標準,包括紙質文檔的格式、字體,電子文檔、音像制品的制式等,制定檔案管理硬件、軟件設施相關標準,包括硬件要達到的條件,軟件要采用的系統等,以標準化促進人事檔案管理的規范、完整和安全。建立健全人事檔案管理的各項規章制度。從檔案資料的產生到檔案資料收集、歸檔及移交檔案室統一管理,再到檔案資料的日常保管、借閱、利用,都要制定一整套嚴格的制度,還要建立健全檔案工作目標管理考核和責任追究相關制度,以制度加強管理,切實保證檔案管理規范有序。建立健全人事檔案數字化管理制度。利用計算機、掃描儀等現代技術和設備,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,推動人事檔案管理適應新形勢需要。

3.3加強隊伍建設,提高管理人員專業化水平

配置專職人事檔案管理人員。選聘責任心強、作風優良、業務過硬人員擔任專職人事檔案管理員,加強培養,落實待遇,關心他們的工作和生活,充分發揮其積極性和創造性。加強業務培訓。檔案管理主管部門應定期組織業務知識和技能培訓,促使檔案管理人員不斷掌握新知識、新技術,不斷提升檔案管理的能力和水平。加大人才引進力度。有計劃有目的地引進檔案管理專業人才、計算機專業人才,注重培養,努力造就一支具創造型、復合型高素質人才隊伍,為人事檔案事業發展提供強有力的人才支撐。

3.4強化開發利用,提高檔案資源的利用價值

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【關鍵詞】人事檔案 管理 建議

中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A 文章編號：

Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.

Key Words：Personnel file, management, advice

人事檔案是知人用人的重要依據，是澄清個人有關問題的最佳信證，是人才開發的重要信息源，它能充分反映個人經歷、德才能績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不夠。一直以來，人們對檔案的人事存在誤區，認為檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視了人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來重要”的狀況。這樣就會導致檔案工作沒有計劃和安排，難以高質量的為干部隊伍建設服務。

（二）檔案管理水平不高，管理手段落后。不少單位的人事檔案由人事勞動部門管理，這些人大多不是檔案專業畢業，，專業素質不是很高，對檔案的歸檔范圍、整理方法不清楚；對檔案的保密、保護工作不重視；對查閱、借閱人員的監管不夠，這些都難以適應干部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，由于沒有專業的檔案管理知識，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復使用原件，導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集工作力度不夠。很多單位因為沒有一套完整的收集歸檔工作管理制度，從事檔案管理工作的又往往都是兼職人員，這就會導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性，而從收集歸檔的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在內容和形式上又是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況。這些都使檔案質量受到了嚴重的影響，降低了檔案的利用率。

（四）人事檔案材料制作不規范。干部人事檔案材料，應統一使用16開規格的辦公用紙，紙張大小不符以及不規則、破損、卷角、折皺的檔案材料都要進行技術加工，折疊、裁剪及裱糊。但近些年來，時常有A4規格的材料歸檔，如《畢業生登記表》、《高校學生成績單》、《職稱審批表》等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后甚至會出現四邊文字不全的現象，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷不夠美觀整齊。

（五）人事檔案管理的信息化、科學化程度不高。隨著科學技術手段的飛速發展，計算機信息技術在現代化辦公中得到了普遍應用并發揮了重要作用，但有些先進的技術手段還沒有被充分的挖掘和發揮出來，計算機技術還沒有在人事檔案的管理中廣泛運用，在調閱檔案、資料檢索時仍習慣手工操作，這樣既影響了檔案管理的工作效率，也造成了一定的資源浪費。

二、完善人事檔案管理的建議

（一）提高對人事檔案的認識。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，將其納入到議事日程，列為日常工作。要建立檔案管理領導小組，由主管領導牽頭，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員專業素質。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，應結合單位人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，尤其是要對檔案材料的收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度嚴格要求，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案由登記，有效地避免檔案泄密、涂改等事件的發生，保證檔案管理規范有序。同時，定期對檔案管理人員進行專業知識培訓，使其掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

（三）注重人事檔案材料的收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著時間變遷，干部制度的改革、考察、考核、學歷、培訓、任免、晉升等等需要入檔的材料不斷增多，這就給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的檔案要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（四）建立人事檔案信息系統，加強檔案管理現代化和信息化建設。充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地輸入人事信息，提高人事信息管理的時效性。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。要利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新，通過網絡，將不屬于保密范圍的檔案信息與社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，實現人事檔案信息資源的有效共享。

【參考文獻】

[1] 莫若琦、楊力，事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考，《經濟與社會發展》2007,5

篇(7)

論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

三、筆者關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。超級秘書網

3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

（1）王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220