序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇人事檔案電子化管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

關鍵詞：  醫院  人事檔案管理  電子檔案

        醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據?，F代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。

        網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：

        1.保存壽命長，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。 

通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。

        5考核評價公開公平

        在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。

        當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。

        然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。

實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。

參 考 文 獻 

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人事檔案源于人事管理活動。自官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展，人事檔案事業在各級部門的重視下，也得到了較快的發展。

1．以人為本的理念不斷深入。人事檔案管理是一項非常復雜的工作，進一步完善人事檔案管理也是長期和艱苦的任務，其中既有宏觀上的調控，也涉及微觀上的實踐。在這些調控和實際中，人事檔案管理作為為人民服務的一個部分，以人為本的理念是必須堅持的原則。

2．隊伍整體素質不斷增強。伴隨著人事檔案工作的深入，從事人事檔案工作的隊伍也在日益壯大，更多政治過硬、思想良好、能力突出的高素質人才加入到了人事檔案管理行列，隊伍的整體素質和整體穩定性均較好。在新的形式下，信息化的普及應用對相關人員提出了更高的要求，此時檔案工作者轉變思想、適應變化顯得尤為重要，應積極尋求適應新形勢的方法，以提高適應改變，不斷提高知識水平以及業務能力，適應發展需要，同時使職業生涯獲得新的發展和突破。

3．管理已步入現代化之路。我們所說的人事檔案管理現代化，是指將更加先進的技術手段應用在人事檔案管理之中，達到進一步提高效率的目的。當前信息時代已經到來，計算機技術和網絡技術用傳統模式不可比擬的優勢，在社會各個領域迅速滲透，人事檔案管理工作也不例外。一系列基于專業人事管理軟件及網絡如雨后春筍般蓬勃興起，使人事檔案利用范圍迅速擴大，服務水平大幅提升。

二、人事檔案的現代化發展方向

針對人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，加速人事檔案現代化建設，按照中央組織部提出的“三網三庫一平臺”的要求，進一步加速人事檔案管理工作向網絡化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理電子化。當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。人事檔案電子化的意義關鍵在于數據采集真實、管理更加規范，同時可以有效節約成本減少風險。

2.人事檔案信息標準化。整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案既有本地人才基本信息資源，也有全國范圍內的人才信息。此時信息化整合的手段在于依托系統軟件支持，快捷方便地實現查詢和統計功能，以達到共享整合信息資源的目的。此時除了需要必備的網絡外，還用具備一定的軟硬件條件，以實現人事檔案信息形成、交換、存儲的標準化，便于更廣范圍的統一調用。

篇(3)

（1）學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。

（2）由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用；各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜??；數據可能丟失和無法復原；數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

二、如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要；同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

篇(4)

1.電子化的檔案載體

傳統的人事檔案管理資料主要為紙質的載體，檔案管理人員需要花費大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質化的檔案載體需要耗費很大的存儲空間。隨著信息技術的發展，目前人事檔案資料已經可以用電子化的方式實現。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。

2.數據化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發展，人們可以使用數據化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。

3.分級化的查閱方式

隨著信息技術的發展，企業或部門均有屬于自己的門戶網站，人們可以進入門戶網站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據保密的程度具有分級性。比如說非企業或該部門的人員只能查閱已經對外開放的人事檔案資料；企業人員可以根據自己的權限查閱一些較為保密的資料；企業單位或負責人可以查閱非常機密的人事檔案管理資料。

4.網絡化的共享平臺

在信息化的時間，人事檔案資料已經成為展現部門或企業實力的一種途徑；也成為企業或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環境的一種途徑。人事檔案資料已經成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務對象

舊時代的人事檔案，一般應某個單位、某個組織的需求而建立，它服務的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。

2.革新單一性的資料來源

舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關的當事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權限的范圍內自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據企業或組織活動的開展補充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業創造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現的形式

1.社會性的服務對象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業或部門提供資源服務。然而信息化的技術共享性的特點，使人事檔案資料成為一種推動企業或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務。廣泛的服務對象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術的發展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關部門的紀錄、網絡渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術的發展，人們會根據自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業或部門外的人員為了了解企業或部門的運作情況，需要查閱人事檔案資料；企業或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業的工作人員在工作時，有時需要負責某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進一步提高。

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一、人事檔案信息量稍顯單薄，無法滿足日益增大的檔案開發利用需求

人事檔案作為個人信息縮影，是各類人才在社會實踐活動中形成的最直觀的記錄，綜合反映其德、能、勤、績等各個方面的信息，是企業選賢舉能、知人善任的第一手依據和資料。但隨著企業對人事檔案管理工作重視程度的不斷加深，人事檔案信息量單薄與企業巨大的人力資源開發利用需求之間的矛盾也日益凸顯。

產生這種矛盾的原因是多方面的：首先，基于早期軍事環境的我國人事檔案內容政治色彩濃重，偏重于德、勤而失之于能、績，對現行人力資源管理幫助有限。過分的強調某一方面內容使得人事檔案內容“千人一面”，“優勢”不真實，“缺點”不填寫，很難客觀、真實、全面的反應個人性格、特點、專長等信息。其次，人事檔案工作在市場經濟發展、政治性弱化的大環境下被人們所“丟棄”，這種“不思變只思簡”的工作誤區使人事檔案管理工作在很長一段時期一直維持在基本水平，不丟失、不泄密，可以提供日常證明及社會福利辦理即可。導致人事檔案工作力度不夠，收集內容滯后、間斷、遺漏、虛假、混亂，嚴重影響人事檔案質量，降低了人事檔案的開發利用率。再次，人事檔案本身還受到庫容的制約。

面對這種供需極度不平等的人事檔案管理工作現狀，很多專家學者和從業人員都提出了相應的對策：人事檔案管理體制及制度的改革立法勢在必行；企、事業領導必須進一步加強對人事檔案工作的重視和投入；人事檔案管理工作者必須走出被動服務的框架轉向積極主動收集和開發利用的工作模式等。這些對策都抓住了各個環節的癥結所在，給筆者很多啟發，同時筆者認為現階段還可通過下列可行手段改進人事檔案管理工作部分環節，改善人事檔案供需矛盾現狀：在人事檔案中增加學績、業績、榮譽、非崗位內容培訓經歷、特長獎項、技能等級等相關內容，提高人事檔案信息參考價值，避免一些選拔的盲目性；縮短人事檔案信息收集周期，降低檔案信息因收集周期長產生的丟失等自然損耗率，提高人事檔案內容時效性；擴大宣貫人事檔案管理工作意義的范圍，提高員工對自身人事檔案意義的認知，調動其關注度與參與感，使其自發的完善自身人事檔案信息完整性等。

二、人事檔案信息化管理發展緩慢，信息化管理優勢效果不明顯

人事檔案信息化管理的主要優勢在于：1、利用高效的電子信息處理技術將管理人員從繁瑣的傳統人事檔案管理工作中解脫出來，提高人事檔案管理工作效率，降低管理人員的工作強度。2、利用掃描、攝影等技術將紙質載體的原始檔案資料變為易于傳播和利用的電子信息，以授權的方式開發利用，降低原始檔案資料的折損率，延長人事檔案使用期限。3、利用計算機進行數據錄入和動態調整，提高人事檔案信息的時效性和準確性。4、通過計算機網絡互聯打破制約傳統人事檔案信息共享的機構及地域方面的空間限制，提高人事檔案開發利用率。但這些在現在遍地開花的人事檔案信息化管理系統應用中卻沒有得到充分體現。

引進專業人才或對已有工作人員進行電子信息技術專項培訓可以提高檔案管理人員的信息化素養；將人事檔案依據利用的頻次多少分級，只將利用頻次高的檔案信息電子化可以相對合理有效的利用電子信息存儲空間；與信息共享機構聯合制定統一的標準化規范化的人事檔案信息電子化模式可以有效提高人事檔案信息的共享利用率，這些方式方法都可以在一定程度上改善人事檔案信息化管理現今面臨的“虛有其表”的尷尬處境，但想從本質上改變這一現狀，必須更好的把握人事檔案信息“保密”與“共享”之間的度。在局域網范疇內，通過人事檔案分密級管理，電子授權分級查閱的方式基本解決了電子信息開放性與檔案保密性之間的矛盾。但面對更為廣大的互聯網環境，現階段恐怕很難打破對網絡安全性與保密性的質疑，建立互聯共享的實質意義的人事檔案信息庫還需要檔案人不斷的探索和努力。

三、多種用工形式并行，人事檔案管理難

隨著市場經濟改革的進一步深化，人才流動日趨頻繁，各種中介服務機構應運而生日趨成熟。這種轉變使企業原本單一的用工形式逐步向多種用工形式并行方向發展，給人事檔案的管理工作帶來了新的困難。

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1.1檔案管理人員的管理意識不強

在現今醫院人事檔案中，由于管理人員對檔案的不重視，導致人事檔案中出現偽造、丟失和錯漏等情況。另外部分醫院出現了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對人才的整體素質進行反應，醫院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質。因醫院人事檔案沒有專業的管理人員，一般是由其他相關人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對于其管理也只是走流程，應付上級檢查

1.2管理方式落后

良好的管理方式離不開先進的檔案管理設備和完善的系統，然而部分醫院對于人事檔案管理沒有重視，對于建設完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導致缺少必備的基礎管理設備，甚至沒有相關的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進的網絡技術進行管理，從而降低了醫院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。

1.3檔案管理制度不夠完善

由于一些醫院沒有根據實際情況來發展人事管理制度，也沒有相關的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時間被移交人事檔案管理部門，導致人事檔案材料的不完善和不規范。從事人事檔案管理的工作人員對人事檔案管理的責任心不強，沒有充分認識到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時甚至出現丟失的情況。因人員的流動較大，醫院使用人才的手續也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時糾正，補充，既阻礙醫院人員的流通性也對上級人事部門的審批工作造成一定的困難。

1.4檔案管理制度單一化

盡管時代在不斷的發展，部分醫院在對人事管理的工作上沒有跟上時代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對其進行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫院更好的創造價值，延緩了醫院的發展。

1.5檔案過于陳舊

因為現今醫院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進行翻動，需要查詢信息時非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實或與真實情況不符合的情況，如果需要對人事檔案進行修改，則具備一定的工作難度。

2對醫院人事檔案管理的方法措施

2.1對人事檔案進行現代化管理

醫院需要根據人事檔案的管理流程和指定的規章制度對人事檔案進行信息自動化的現代化管理。醫院人事檔案的編制不要根據國家相關政策來執行，在管理執行過程中可以根據檔案所屬人的具體情況進行分級處理，然后由檔案管理人員利用電子系統對人事檔案進行管理，對醫院的每個工作人員進行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫院的人事檔案具備真實性和完整性。將計算機運用到醫院人事檔案的管理工作中，快捷的對人事檔案進行檢索相關人員、歸檔相關信息、查詢人員、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內容，對人事檔案進行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對人事檔案進行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴密性，沒有得到相關允許，嚴禁私自查閱信息。完善真實的人事檔案有利于醫院對于醫護人員的素質情況、人才結構等進行準確且快速的分析，為人才指定相關數據表格，方便醫院對人才的管理和相關人才政策的指定，有利于實現知人善用的效果。另外可以根據人事檔案中不同員工的特點指定培訓計劃，使人事檔案更好的為提高經濟效益和社會效益做貢獻。

2.2對人事檔案系統進行及時維護更新

人事檔案管理系統不能只在系統出現問題的時候才對其進行維護，日常的生活中也需要專門的人員對醫院人事檔案管理進行維護。平時不注重對系統的運轉維護，出現問題時會加大修改的難度。人事檔案管理維護需要對其軟件和硬件兩方面進行維護，因其軟件維護的復雜性，要求相關人員需要對系統做好相關的數據備份工作。其中重要的文件部分需要進行多項數據的備份。

2.3對相關管理人員進行培訓

隨著信息化的發展，醫院傳統的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現代化的人事管理模式，醫院人事檔案作為個人信息的真實記錄，要求對其進行錄入的人員必須提高管理意識，要充分認識到人事檔案管理的重要性；認識到醫院的潛在生產力是新世紀人才，可以為醫院創造更大的效益。醫院的人事檔案管理人員也需要具備主動服務的觀念，幫助醫院挖掘優秀的人力資源，是服務功能得以延伸。將醫院人事檔案中的人才信息金屬快速準確的傳遞給相關科室，為醫院的相關科研部門提供方便快捷的服務。同時院方需要增加對人事管理軟硬件設備的資金投入。利用先進的科學技術手段幫助醫院人事檔案進行人性化管理，實現醫院人事管理的現代高效化發展模式。

2.4完善人事管理制度

無規矩不成方圓，醫院為更科學、有效的進行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫院人事檔案管理規范》的人事檔案制度，它們有利于為醫院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據。在醫院進行人事檔案管理相關活動時，需要實際情況，使活動中所有的內容都有相關的制度參照。醫院人事檔案管理制度的建立需要根據醫院的實際情況，結合人事檔案管理的規律進行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現人為篡改檔案和編造假檔案的現象發生，使人事觀看檔案具備嚴謹、合理和科學的原則。

3結論

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1 當前國家機關人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理責任意識和誠信環境不容樂觀

人事檔案管理工作不僅需要有關國家法律法規和制度的約束，對從業人員的誠信意識和責任心也有很大的要求?，F階段的人事檔案管理人員誠信環境和責任意識并不樂觀，很多人員存在利用職務之便弄虛作假的問題，工作中粗狂馬虎，對檔案鑒定工作的把關不到位。而人事檔案不僅是有關機關選人用人的重要基礎資料，更是政策性很強的寶貴文件，一旦有虛假信息融入，會對人事檔案的公信力和效能發揮造成嚴重的影響。

2.檔案管理工作的規章制度不夠健全

對于檔案管理的細節問題，我國在制度上還存在很多空白。在政府信息公開的大背景下，人事檔案當前的公開程度還不夠高。很多當前的工作條例和技術規章還是十多年以前頒布的舊規章，缺少新工作方法和工作制度的要求。此外，檔案作為每一個人的基礎資料，其內容的真實性很多未經過本人的驗證，本人對檔案內容毫不知情，不具備發言權和知情權的檔案制度使得檔案的真實性受到考驗和懷疑，這一點也體現出檔案管理制度方面不夠健全的問題

3.人事檔案的收集內容不夠全面

傳統的人事檔案中所收納的內容大都由每一??人的個人履歷、考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國等材料共同構成，這些是人事檔案的基礎。但是隨著時代的發展和進步，檔案管理內容一直都未進行有效的創新，沿用著過去的收集方式和收集內容。傳統的內容形式單一，老材料居多、新材料補充不及時，且政治歷史材料多、業績材料少。人事檔案的全面性主要由人事檔案的收集工作決定，收集是否廣泛直接影響著干部考察的前提和基礎。當前的檔案收集中往往套話、官話居多，僅有的資料難以對當事人進行客觀而準確的評價，不能反映出綜合情況。

4.對人事檔案信息資源的開發不夠深入

人事檔案信息是重要的資源，其中蘊含了重要的可利用價值，通過編排、整理、篩選和匯纂才能夠發揮和獲取其中有特定價值的資源。檔案的收集工作應當是以使用為目的的，但是當前的檔案工作往往陷入了以收藏為目的的收藏誤區，沒有高效的發揮出檔案資源的利用價值。

5.新技術應用與傳統理念的沖突明顯

盡管當前檔案管理信息系統的應用正逐漸擴發和深入，為人事檔案的電子化提供了一定的便利，但是受到我國傳統觀念的影響，新技術的作用發揮受到了限制。電子化管理的過程中僅僅是將紙質材料進行了電子化處理，使用和傳遞時還是以紙質材料為主，傳統管理理念與新技術之間存在脫節和沖突。

2 制度化、規范化、科學化建設的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執行力

《干部檔案工作條例》中對從事檔案管理的工作者有明確的要求，即必須具備政治可靠性、黨風端正性、作風優良性、紀律嚴格性和工作保密性，同時還要具有一定的文化水平和工作能力。當下，提升檔案管理工作要從檔案管理工作者的執行力和思想覺悟方面著手，對從業者進行必要的培訓和教育，提升人事檔案的鑒別力，確保檔案內容的準確性，消除檔案中內容失真的現象。對涉嫌在檔案中造假的人員，要依據有關規定嚴肅處理，并且在人事檔案中如實的記錄，增加誠信檔案的比重和影響力。

2.加強制度化建設，管理機制更加嚴密

在檔案管理工作中要始終把制度建設當作重要問題來抓，制定專門的管理、審查、傳遞、借閱、鑒別、收集、整理制度，必要的時候裝訂上墻。針對部分地方管理制度不健全的問題，要注意人事檔案的鑒定、披露和查詢環節，通過法律法規的制定明確相應的法律責任，加快監管制度的同步建設，修訂現行制度中不合理之處。將個人隱私與檔案使用適度結合，適當開放檔案內容以方便個人和有關部門的使用。積極探索檔案中有價值的信息和資源，促進檔案價值發揮。

3.加強規范化建設，嘗試信息化服務

要把握人事檔案管理信息化的目標，運用信息化建設更加規范和高效的使用人事檔案資源，強化領導負責制，通過制度提升和完善工作人員的責任心和基本素質。積極開發綜合性的人事檔案信息管理系統，一方面更加全面的收納人事檔案信息和內容，一方面更加便捷的為使用者提供有用信息和人性化的服務。要強化人事檔案的使用效能，改善傳統的單一收藏模式，增加對檔案管理工作的重視和利用，更好地促進管理人員的工作效率和工作熱情。