序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理基本理論范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】權變管理理論 檔案管理 應用

一、權變管理理論簡介

權變管理理論的形成始于上世紀七十年代，由美國一些管理學家共同提出。權變管理理論的核心是由內部子系統相互之間嘗試互動聯系的關系組成，它必須涉及這些關系組成與所能影響管理效果的環境因素。權變管理理論強調在管理中要依據內部組織和外部環境之間不斷變化和適應的情況和實施管理工作所處的不同現實條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯則認為權變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實踐活動相互結合。實際上，權變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權變管理理論在針對檔案管理理論主要體現兩方面內容，即對檔案管理工作的認識和分析兩個過程。而我國在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個要素”和“兩個方面”，這是一個直接的信息交流與外面的和開放的系統關系。“八個要素”本質上是一個內容文件的管理，“兩個方面”即指企業在對“單位管理”和“信息內容”兩方面的開發和應用，實際也是一種具有實體管理效果的手段。同時，也可以解釋為“二元化”的現象，即基本的文件管理方法，與實體管理和內容信息的開發利用進行了不同理論性質的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時間應用用邏輯的方法。

另外，針對檔案管理基本理論，其管理內容則主要是為了討論檔案管理性質和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對社會組織和企業生產活動的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應該以邏輯主義方法為主，同時輔以歷史主義。

二、權變管理理論在檔案管理中的應用及意義

（一）實踐應用

1.權變管理理論的合理應用。

不同歷史時期的檔案資料應分類保存于不同的檔案科室，而我們在需要提取需要的檔案資料時就必然會將以往的存檔資料進行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實際上，就目前我國檔案管理工作的體制顯然已經不能夠適應現代化建設工作的需求程度，長期不做改善將于這些檔案資料信息的開發和利用極為不利。只有對檔案管理系統所管理的各種文件檔案進行專項的應急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據應急管理系統的概念，檔案室作為職能部門可以從企業的綜合檔案管理部門中獨立出來，配置專業管理人員進行更為系統的管理工作，以便提高企業對檔案管理工作的水平。

2.權變管理理論在外部環境中的動態應用。

檔案管理呈現電子化、信息網絡化將成為未來工作的主要方式。國家檔案館早年就了一系列有關檔案管理信息的實施方案，特別指出了在對檔案管理工作一定要適應國家對于大中企業所提出的檔案信息化管理要求。首先，應該將信息網絡化建設逐層深入到國家建設信息網絡的大布局內，以檔案管理網絡化作為基礎，以檔案信息化作為建設核心，以此拓展信息化檔案的科學利用和合理開發成為了首要目標，最終從檔案管理信息網絡化、電子化兩個方面提升管理水平，為促進檔案管理工作健康持續發展提供保障。我們應該知道，實現以上目標必然需要有關檔案管理人員廣泛應用權變管理理論來拓寬工作思路，并即時相應外部因素，然后融合權變理論到具體的檔案管理工作當中，以滿足對檔案管理在企業生產運行當中的實際需求。

（二）實踐意義

1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應用及操作平臺。

文檔資料管理是現代檔案管理工作的一項重要組成，它可以記載每一項人為活動或重大事件的演變過程和處理結果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時期的歷史過程及經驗總結。同時，不同環境下，每一項管理工作中合理使用文件的寶貴財富。信息資源的有效、系統的管理，可以大大提高領導科學決策水平和現代化管理水平的建設。一般來說，一個檔案室的檔案文件應用主要管理人員記錄、會計記錄和其他資料。根據檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統的關系，不斷和該系統的外部環境形成交流聯系。

2.解決檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想。

如何改善管理技術水平和管理環境是關鍵點，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業在長期發展過程中逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個企業管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執行措施兩個方面。本文就這兩方面內容在此不作累述。

在對文件檔案進行分類管理和開發利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統性。各級別單位的管理制度和管理人員自身的實際能力都有所不同，可謂良莠不齊導致檔案管理工作體系的不完善。如申請材料分散于各個部門或個人手中，無法實現統一歸納，借閱制度不健全導致檔案管理制度缺乏必要的考核和監督秩序，一定程度上也阻礙了企業檔案管理工作的執行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關的業務部門限于職權范圍無法統一管理也是一方面問題。

3.優秀文化的培育需要實現檔案管理。文化既是一種精神，也是經營企業的一個重要目標表現。文化是由企業幾代人在不同實踐中逐步總結形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應該有真實的歷史記錄，對于企業精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對真實和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育企業優秀文化提供豐富的素材。

三、結束語

權變管理理論在檔案管理中的應用具有諸多貢獻。首先，可認真總結和繼承的遺產管理理論，對他們的思想統一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰，強調動態管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業管理的出發點并不是一件簡單的事情，但社會系統作為一個整體；第四，加強管理理論指導管理實踐的有效性，管理理論與管理實踐之間的橋梁。而我們也應該正視權變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復雜的管理實踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動態變量的權變理論的基礎，從而制約和管理理論的創新發展；第二，在反對和一般情況，具體的和一般的反對。強調特殊性，否認普遍性；只強調個性，否定共同。它是滑入實證立場必然；第三排除分析與科學方法論的概念，缺乏統一的概念，缺乏有機聯系，以便和管理科學的實踐和缺乏相應的標準理論。在實際應用權變理論中，應該對這兩方面的內容多加注意。

參考文獻：

[1]周三多；管理學[M]；北京：高等教育出版社；2000.

[2]王健群；試探“權變管理理論”在師專圖書館管理中的應用[J]；情報雜志；1998，（11）.

[3]馮惠玲，張輯哲；檔案學概論[M]；中國人民大學出版社；2005.

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1 文件生命周期理論概述

1.1 文件生命周期理論的基本內容

二十世紀，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件――檔案”運動過程以及運動規律和客觀描述，是實現文件管理的高效化，指導檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統運動過程；二是根據文件價值形態的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態，與文件的服務對象、保管場地和文件管理形式之間存在內在的密切聯系。

1.2 文件生命周期理論的重要意義

文件生命周期理論是在文件數量急劇增長的專業背景下產生的，文件生命周期理論的形成標志著現代檔案學的發展成熟。當達國家的檔案學者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現代檔案學的基本理論之一，檔案人員在進行現行文件管理的具體工作當中以文件生命周期理論作為重要依據，其重要意義主要體現在以下三個方面：一是準確、完整的解釋了文件運動的整體性和內在的關聯性；二是體現了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。

1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值

文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎，通過對電子文件進行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 對檔案歸檔工作的影響

電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進行編寫和修改的，保存之后便可實現共享，消除了傳統紙質文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統。

2.2 對檔案分類的影響

電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統紙質文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導下，新時期電子文件在形式、特征和內容上都發生了巨大的變化，電子文件通過計算機系統進行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯網實現數據資源共享。

2.3 對檔案價值鑒定的影響

根據文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內容、鑒定標準均發生了變化，分析范圍也擴大到了電子文件的讀取軟件和操作系統。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數據也必須不斷進行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關法律法規，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。

2.4 對檔案學理論研究內容的影響

檔案學的研究對象決定了檔案學理論的研究內容，以往的檔案學理論研究對象為傳統的紙質檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質文件，檔案學理論的研究對象發生了變化，以往的檔案學理論和研究模式也將隨之發生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應與時俱進，以文件生命周期理論作為依據，不斷進行調整、補充和完善。

3 文件生命周期理論指導下檔案工作應采取的對策

3.1 做好電子文件歸檔的技術處理工作

電子文件的迅速發展為歸檔的技術處理工作帶來了機遇與挑戰，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領域，以文件生命周期理論作為指導，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環節。檔案工作者要通過技術處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護手段，維持電子文件的原始結構，確保電子文件檔案的真實可靠。

3.2 解決好電子文件的保存問題

由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統紙質文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質如果保存不當也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護層當中，并進行定期復制，以防發生信息損毀。

3.3 實行檔案管理立體化發展戰略

傳統的紙質檔案在管理過程中呈現直線狀態，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結構基礎上，又新增了檔案信息載體的內容，形成了三維式管理結構，這種立體化的發展戰略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。

3.4 提高檔案工作人員能力素質

檔案工作人員作為檔案管理工作的直接執行者，其能力和素質直接影響到檔案工作的質量和效率。因此，檔案工作者必須要適應現代信息技術的發展和新時期檔案事業的變化趨勢，增強自身的知識儲備，主動學習發達國家和發達地區在檔案工作方面的先進經驗及優秀做法。

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關鍵詞：檔案管理；檔案數據庫；檔案信息化

檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。

在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。

一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。” “這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數據庫建設的基礎理論，該理論直接影響著檔案數據庫建設的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內容，這也是檔案數據庫區別于其他文獻數據庫的關鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數據庫建設中，一般是在來源單位層次上建立實體數據庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數據庫對象對內容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數據庫建設中融合。

二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。

第三，依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作。按照這種思路進行檔案數據庫建設在多數情況下能夠保證數據庫的建設者、管理者、擁有者、維護者是統一的，數據庫建設各方的利益是一致的，有助于保證檔案數據庫建設的動力、資金以及作用的發揮。

1、全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。

雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。

與此相對應，基于全宗的檔案數據庫在建設時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數據庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數據庫、會計檔案數據庫對這些業務性較強的檔案實施專門化管理。

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【關鍵詞】學生檔案；信息化管理；檔案信息化

檔案，作為個人經歷的信息載體，在當今社會已越來越受到人們的重視。而大學是個人檔案形成的最重要時期之一，高校學生檔案記載著大學生在校期間學習、表現、能力等信息，是反映學生在校期間學習狀況、日常表現、思想動態等情況的最重要資料，是學生綜合素質的體現，是大學生畢業之后用人單位審核的重要參考和組織選拔、任用、考核的重要依據。因此，在新形勢下，提高高校學生檔案管理的水平，促進學生檔案管理的現代化發展，實現高效、便捷的管理模式，對于高校教育體制改革和就業制度改革來說都有著十分重要的意義。

一、基礎設施建設存在的問題

目前我國高校學生檔案管理的基本現狀目前，我國大部分高校學生檔案管理基本上處在傳統、原始、手工操作且以紙質檔案為主的管理模式中。 電子檔案歸檔及檔案數字化在一些高校還是空白，在有些高校也只是剛剛起步。具體表現為：

（一）學生檔案管理方式落后，電子化進程緩慢。隨著我國高等教育向大眾化教育的轉型，高校擴招導致學生人數驟增，給高校學生檔案管理工作帶來了很大的難度。高校學生檔案具有歸檔內容多、量大、存放周期短、流動快的特點。目前很多高校還停留在原有落后的手工紙質操作管理模式， 難以適應現代化高等教育迅猛發展的需要， 要想解決這些問題單靠簡單地增加工作人員是不現實的，必須借助現代化的工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規范化、科學化、系統化。

（二）專業人員匱乏，檔案的現代化信息管理技術有待提高。面對校園網絡建設和信息社會的飛速發展，高校學生檔案隊伍中還需要一批現代化信息管理技術方面的人才。但目前高校學生檔案管理人員的素質能達到上述要求的還為數不多，學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，他們一般缺乏檔案管理的基本理論與技能、現代化管理的技術與方法、檔案管理的政策法規和業務規范等全面的檔案管理知識，進而難以實現學生檔案的科學化管理。檔案管理只是滿足于裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調的單一階段。這種傳統的工作方式耗時長、工作量大、工作效率低下、管理成本極高，不適應學生檔案管理便捷的要求。隨著高校學生數量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現現代化、網絡化、數字化。但目前電子化的進程只是在一些重點高校啟動使用，大部分高校電子化進程進展還很緩慢。

二、學生檔案信息化管理的對策

針對目前高校在學生檔案信息化管理中存在的問題，我們可以一一的對其進行解決，以滿足學生檔案信息化時代的管理需要。

（一）從思想根源著手，提高高校學生檔案管理者的認識。人的認識的提高，是實現檔案信息化管理的前提條件。檔案信息化管理，從某種意義上說，是一種先進理念對傳統理念的代替。要提高學生檔案管理信息化的認識，增強技術能力，改變與學生檔案信息自動化處理和管理不相適應的傳統工作手段與方法，要提高學生檔案管理部門和學生檔案管理人員（尤其是檔案部門領導）在新形勢下對學生檔案管理信息化的認識，盡量對學生檔案管理信息化進行足夠的資金投入。實現學生檔案管理信息化，要解決思想認識問題。一方面要正確認識學生檔案工作在當今高校檔案管理工作中的地位和作用，明確其服務方向；另一方面，要正確認識采用現代技術設備的重要性與艱巨性。務必使檔案管理人員對學生檔案管理產生科學性的認識。在此基礎上加強檔案管理知識的學習和普及，從理論上提高個人水平，理論升華運用到實踐當中去。

（二）不斷提高檔案管理人員的技術水平，加強學生檔案管理的網絡互聯技術。僅僅依靠傳統檔案管理技術實現信息時代下的學生檔案的管理工作顯然是不合時宜的。因此，學生檔案管理部門一方面要引進計算機人才，另一方面要加快在學生檔案管理人員中的計算機知識培訓，盡快使計算機文化成為每個檔案管理工作者必須具備的基本職業技能。不僅要提高檔案管理人員的技術水平，加強計算機人才的引進。還要逐步在管理人員的專業水平不斷提高的基礎上，加強學生檔案管理的網絡交互性。真正實現學生檔案的共享。應該充分利用校園網，使學生工作管理的各個部門之間形成一個有機整體，不再通過傳統的方式進行檔案交流，這樣可以使學生檔案的收集、存儲、檢索、傳輸、變得更加快捷、完整，而且還可以提高學生工作管理部門對學生檔案管理工作的效率。

（三）完善數據庫建設，加快實現學生檔案信息化步伐。完善學生檔案數據庫建設，加強文件目錄數據庫建設，形成全宗目錄數據庫，進而建立學生檔案專門目錄的數據庫；學生檔案的數字化工作必須要建設全文信息數據庫，利用數據庫技術，通過對學生檔案信息基礎數據庫進行整合，同時應根據各高校學生檔案管理的特色與實際情況，使學生檔案信息數據庫資源不斷完善。逐步提高其服務能力。另外，所有的數據庫應用都是從應用程序內部產生的。相應地，幾乎所有的用戶與數據庫之間的交互都是通過應用程序間接發生的。因此，必須完善學生檔案數據庫建設，只有這樣才能使學生檔案管理應用程序有完善的數據依據。

高校學生檔案管理信息化對高校學生檔案今后的發展起到了積極的作用。因此，應把高校學生檔案信息化發展作為高校信息化發展的重要組成部分，高校學生檔案信息化成為高校各學生管理行政部門收集、存儲、檢索、、傳輸檔案信息最全、最好的載體。

參考文獻：

[1]龍軍.高校學生管理信息化建設初探[J].新聞天地（論文版）. 2009（Z1）

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1 用科學發展觀處理城建檔案信息化建設和發展中的問題

新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如城建檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字城建檔案館（室）建設問題等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，城建檔案管理者都必須作出理性與科學的分析。

伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，城建檔案信息化建設的階段性目標也要及時作出相應調整，城建檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在城建檔案信息化建設中，必須認識長遠并立足當前，用科學發展觀認真解決城建檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

2 加強城建檔案信息化建設中的安全保障

在城建檔案信息化建設中，安全保障應包括兩方面：一方面，是檔案信息存儲安全，另一方面，是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強城建檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理。加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保城建檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。在利用安全上，既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或未設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的城建檔案信息過少，應堅持利用和保密并重原則。

3 有效推進城建檔案信息化順利實施的必要條件

3.1 基礎設施建設是實現城建檔案信息化的基礎。

城建檔案信息化基礎設施建設是一項十分重要的工作，關系到檔案信息化建設的成敗。基礎設施主要包括計算機、交換機、服務器、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。在基礎設施建設中，要注意平衡好硬件建設和軟件建設的關系，應用軟件的設計和開發，務必精益求精，追求完美。只有做好基礎建設，才能穩步、健康、高效地推進城建檔案信息化建設。

3.2 經費投入是實現城建檔案信息化的保障。經費不足是影響城建檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入，取決于建設主管部門領導對現代化城建檔案館地位和作用的認識程度。事實證明，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為城市建設信息服務中心的城建檔案館，其地位和作用更加突出。城建檔案館自身也要通過多種創收渠道增加收入，增強造血功能。

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關鍵詞：高等院校；人事檔案；管理

檔案管理是高校管理中一項非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學校的人才選拔和任用，影響著學校教學和科研水平的提升。因此，在各個高校實施人才強校的大環境下，如何加強高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學管理的重要課題。

一、高校人事檔案管理的重要性

（1）教師信息的記錄和保存。人事檔案是學校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學歷學位、專業、職稱、身體健康等情況，還反映了工資、獎懲情況、科研成果、職務變動情況，這些信息為教職員工職稱評聘和行政職務的任命提供了基本信息，學校的人事部門、組織部門、教務科研部門都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學校在人才政策制定和人才引進培養方面提供重要依據。（2）教職工身份和素質的證明。高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當人員尚未到崗，無法確定專業素養時，可以通過檔案來進行分析和評估，因為一個人才是否具備所需的專業素養，是否有很強的事業心，僅僅通過面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫相關材料的字跡認真程度，就可以看的出他的敬業精神和責任感程度，所以說人事檔案資料在高校人才招聘、職稱評聘、職務任職等方面發現和選拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核實和糾正。在高校管理中，高校在開展關乎教職工切身利益的事務時，有些人對自己的有些信息記憶不準確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現了年齡、職稱、學歷、工齡、科研成果等信息和實際不相符，甚至出現了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學校的管理帶來了不少困難，但我們可以通過人事檔案工作，對相關信息進行核查、比較、鑒別等，為學校相關部門提供準確的信息。

二、高校人事檔案存在的問題和改進措施

（1）檔案管理不規范，歸檔材料不及時不完整。隨著近幾年來辦公自動化在各個單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現行檔案整理規范，現在的干部檔案資料統一用A4紙張，如果不經過處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來不便，增加工作量。人事部門事務繁雜，有些高校的沒有專職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動，導致多年收集的檔案資料不能及時歸檔，所以我們應加大人事檔案人力物力投入，加強人事檔案管理人員專業素質培訓，提高業務能力。（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。目前，傳統的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質檔案，沒有進行人事檔案的全文掃描和錄入，沒有建立本單位的人事信息數據庫，查詢信息時還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現差錯，也容易在翻閱過程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發展，各高校都在開展數字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各個部門調整信息資源，進行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統，利用校園網和校內其他管理系統進行對接，最大限度的實現人事信息的收、管、用。（3）人事檔案管理隊伍建設落后，科學化管理程度較差。

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論文摘要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務。 

 

隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。 

近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。 

 

1 檔案工作現代化的必要性 

 

實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。 

實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。 

 

2 檔案管理工作現代化的主要內容 

 

新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。 

2．1檔案工作技術現代化 

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。 

2．2檔案工作組織與管理現代化 

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。 

2．3 檔案干部知識化 

由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

2．4 檔案資源信息化 

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。 

2．5 檔案保護現代化 

傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。 

2．6 檔案管理標準化 

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。 

 

3 檔案工作現代化的作用 

 

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。 

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。 

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。