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篇(1)

[關鍵詞]檔案信息化建設；檔案管理

1.引言

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設作為檔案建設工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設在結合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設進程，使之在長期的信息化建設中得到充分的發(fā)展。

2.檔案管理信息化建設的內涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學信息技術對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設的進度各不相同，且對檔案的信息化建設缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設備，從而為檔案信息化建設提供相關基礎設施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設發(fā)展過程中看，有關單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎設施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設的發(fā)展。

3.3對檔案信息化建設管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉變進程缺少足夠的了解，部分單位內部更是缺乏完整的質量監(jiān)督體系，從而導致相關管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設工作對相關人員的專業(yè)知識和技術要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學技術和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設的專門人才數(shù)量較少且素質不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設工作水平的提高。

4.加強檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質量。實際上，技術人員在將紙質資料文字轉化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。

4.2增強檔案管理基礎設施建設。加強檔案管理的基礎設施建設，首先應當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質量可靠的軟硬件設施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎設施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡平臺的建設完善，不斷運用先進的信息多媒體技術建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設的認識水平。相關企事業(yè)單位應當定時定期對檔案管理及信息化建設的工作人員開展培訓教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉變的認識。此外，有關單位和部門管理階層及領導應當不斷提高自身的責任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責任體系，使檔案信息化建設的工作合理有序進行。

5.加強對檔案管理信息化建設人才隊伍的培養(yǎng)

檔案管理的人才隊伍建設及培養(yǎng)是檔案信息化建設中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設的高級人才數(shù)量匱乏，技術人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設的工作隊伍，提高建設的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設的人才隊伍。

6.結束語

如今，信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質量，還對經(jīng)濟建設的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設是一個長期且復雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設的步伐。

參考文獻

[1]付野.試論檔案管理的信息化建設[J].機電兵船檔案，2012（6）

篇(2)

1．1城建檔案信息化建設中的標準規(guī)范

隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷延伸與擴展，在構建檔案管理信息化建設的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構建與遵循檔案信息化建設的標準與規(guī)范，也早已成為檔案信息化建設的重要基礎。

1．2城建檔案信息化建設中的人才隊伍

檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設的直接執(zhí)行者，其個人素質、專業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設的關鍵。各級檔案部門在構建檔案信息化建設中，應該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設，從而為檔案信息化管理提供更好的服務。

2加強檔案管理信息化建設的幾點建議

2．1加強對檔案信息化硬件設施的建設，提高城建檔案管理信息化質量

目前我國絕大多數(shù)的城建檔案館所擁有的硬件設備嚴重落后，制約了城建檔案信息化建設的發(fā)展與落實。因此，應以硬件建設為突破口，提高城建檔案信息化質量。主要可從以下兩點入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護。其次，為檔案管理環(huán)境工程配備相應的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應配備相應的檔案消毒設備與空氣凈化設備，以達到保護檔案信息的目的。

2．2加強對檔案信息化的軟件建設，提升城建檔案管理信息化水平

為了更好地加強城建檔案信息化建設，不僅要從硬件設施入手，更應該從軟件建設著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網(wǎng)絡建設。檔案信息資源網(wǎng)

絡是檔案信息資源開發(fā)與應用的基礎，也是檔案信息資源進行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實際建設中，檔案工作人員應該以互聯(lián)網(wǎng)建設為起點，加強檔案管理現(xiàn)代化軟件基礎設施建設。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術的水平。就城建檔案信息資源的種類來看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類的信息資源在存儲處理中具有很強的專業(yè)性。因此，應針對城建檔案信息資源的根本特點，提高檔案應用軟件信息處理技術水平。同時，也應該重點考慮從應用軟件的承載形式、預覽功能以及對今后電子文件的處理等多個方面進行完善。

2．3加強對檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)，強化城建檔案管理信息化水平

檔案工作人員個人素質、專業(yè)技術水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，要想做好檔案信息化建設，更應該引進一批專業(yè)能力強、職業(yè)道德素質高的檔案計算機人才，從而滿足檔案信息化建設的根本需求。也正因如此，從長遠角度出發(fā)，城建檔案部門在日常檔案信息化管理、建設中，更應該以培養(yǎng)復合型人才為重點，引進一支管理型人才隊伍。同時，加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息化意識的培養(yǎng)，以適應檔案信息化的發(fā)展需求。

3結束語

篇(3)

醫(yī)院檔案信息對醫(yī)院科研工作、臨床醫(yī)學、日常醫(yī)療服務等都有十分重要的作用，加強醫(yī)院檔案信息具有極其重要的作用。在新環(huán)境下，隨著電子信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化成為檔案管理工作發(fā)展的重要方向，為全面提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供豐富的檔案信息，必須加強醫(yī)院檔案信息化建設。

關鍵詞：

醫(yī)院；檔案管理；信息化

前言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展各種醫(yī)療活動中所形成的具有保留價值意義的原始資料，在新時期，隨著信息技術的飛速進步，醫(yī)院的信息化程度越來越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來越明顯，但是對于醫(yī)院檔案管理的信息化建設，還比較落后，這就對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強醫(yī)院檔案信息化建設成為當前醫(yī)院思考的重要問題。

1.醫(yī)院檔案信息化建設的內涵

對于醫(yī)院檔案資源，主要由會以、文件、報表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時查詢、價值保留等功能，同時醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領導決策、科研、臨床試驗等工作順利進行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢，并且還能通過檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質量，這對實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無紙化”有極大的作用。

2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設存在的問題

2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低

長期以來，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務放在首要位置，對檔案管理不太重視，即便在信息化建設極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒有從根本上改變對檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領導錯誤的認為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟效益，因此，對醫(yī)院檔案管理信息化建設投入的人力、財力、物力遠遠不足，這就導致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設十分緩慢。

2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢

在經(jīng)濟利益的驅使下，有很多軟件開發(fā)企業(yè)在對醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進行軟件系統(tǒng)開發(fā)時，都集中在醫(yī)療、財務管理等方面，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關軟件開發(fā)并不是很重視，這就導致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對于當前醫(yī)院檔案管理軟件進行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠遠落后于計算機硬件技術水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對檔案的利用率越來越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。

2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準

對于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個標志就是實現(xiàn)標準化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應該有明確的目標，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價值。但是從當前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒有實現(xiàn)檔案管理的標準化，醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系比較少，同時醫(yī)院各個部門之間都有獨特的特點，檔案規(guī)格、標準都有一定的差異，使得檔案管理難以實現(xiàn)標準化，這就對檔案的收集、整理造成很大影響。

2.4缺乏專業(yè)性人才

對于檔案管理信息化建設，不僅要求相關管理人員能熟練的操作計算機，還需要管理人員能準確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉過來的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也無法熟練的操作計算機，從而嚴重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設。

3.加強醫(yī)院檔案管理信息化建設的對策

3.1強化從業(yè)人員檔案管理意識

對于醫(yī)院檔案管理信息化建設，強化從業(yè)人員檔案管理意識是十分重要的，一般而言，領導管理者在醫(yī)院有很高的權威，因此，醫(yī)院的領導管理者要不斷提高自身對檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務放在同一地位，并為檔案管理信息化建設提供有力的支撐，以此促進醫(yī)院檔案管理信息化建設的早日完成。

3.2做好檔案管理軟件開發(fā)工作

注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強對檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級需要花費很多資金，所以醫(yī)院要適當?shù)脑黾訉n案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開發(fā)公司時，要盡量選擇專業(yè)性強、權威性高的軟件開發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。

3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標準

標準化管理對醫(yī)院檔案管理信息化建設有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結合自身的實際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應的標準化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標準。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機制，以此提高檔案管理質量。

3.4提高從業(yè)人員的綜合素質

人才對現(xiàn)代社會發(fā)展有十分重要的作用，對醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設步伐，醫(yī)院要加強對從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對檔案管理信息化建設，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設的全面進行打下良好基礎。

4.總結

檔案管理信息化建設對醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強化從業(yè)人員檔案管理意識、做好檔案管理軟件開發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標準、提高從業(yè)人員的綜合素質，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。

參考文獻：

[1]王兆學.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息,2010，(07):164-165.

[2]生國棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設問題與研究進展[J]中國醫(yī)學工程,2014，(06):194-195.

[3]畢琨艷.淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設[J]中國管理信息化，2015，(21):206-208.

篇(4)

（1.赤峰學院 科技處；2.赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）

摘 要：高校檔案管理信息化建設，是如今高校管理中必不可少的一個部分。本文就高校檔案管理信息化建設進行分析，通過對其內涵的闡述，根據(jù)其面臨的問題，有針對性地提出相應的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設作貢獻，實現(xiàn)高校可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞 ：高校檔案管理；信息化建設；相關對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）03-0155-03

隨著社會的發(fā)展，科技的進步，辦公自動化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統(tǒng)化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來更大便利，還能與時俱進，使其不被社會淘汰，促進高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此如何高效、合理地將信息化建設利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務。

有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量。但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設還面臨著不少的阻礙和問題，因此有針對性地對這些問題進行相應地解決很有必要，這也是本文論述的重點。

1 高校檔案管理的基本概念及內涵

1.1 基本概念闡述

高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對高校管理的可持續(xù)發(fā)展起決定性作用。高校檔案管理主要由教學檔案、招生活動、科研管理檔案等部分組成。它將生動形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠流傳。高校檔案，是學校歷史的完整記錄；是學校教育的實時寫真；是校園活動的紀實。它既可以幫助學校的教育教學積累豐富的經(jīng)驗，還能最大程度地為學校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎，貫穿于學校的每一項工作中，具有深遠的意義。

高校檔案管理信息化的含義是，在進行高校檔案管理時，將檔案管理信息化，利用網(wǎng)絡等技術化手段將高校檔案資料進行合理分類、利用、開發(fā)，實現(xiàn)其社會共享的目的，提高其可利用價值。高校檔案管理信息化利用現(xiàn)代化技術手段，將高校檔案資源進行整合、分類、管理、二次利用，實現(xiàn)資源共享。

高校檔案管理信息化蘊含豐富的內涵，具體內涵如下：

（1）它的實現(xiàn)可以充分收集高校各類檔案資源，把數(shù)字、網(wǎng)絡化技術作為載體，實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化。

（2）采用計算機、網(wǎng)絡等技術，實現(xiàn)高校檔案一體化、自動化管理。集閱覽、記錄、儲存、傳遞、搜索等管理功能于一體。

（3）運用計算機、網(wǎng)絡等技術，實現(xiàn)資源高度共享，充分體現(xiàn)高校檔案資源的價值。

（4）它是一個將信息技術進行高度應用和推廣的過程；是一個將高校檔案信息、資源進行開發(fā)和二次利用的過程；是一個實現(xiàn)信息服務最大化價值的過程。

2 高校檔案管理信息化建設的作用和必要性

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，高校檔案管理建設面臨著不少的問題和挑戰(zhàn)。由于數(shù)字化、信息化時代的到來，計算機、網(wǎng)絡等技術影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學習的重要工具。而為了實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，進行高校檔案管理信息化建設很有必要，它不僅能夠記錄學校的歷史演變過程，還能對學校活動進行紀實，這在一定程度上全面、真實、客觀地體現(xiàn)了學校的發(fā)展歷程和教育成果，及時進行檔案管理和保存。同時還能夠提高學校的管理效率，對學校教育具有深遠影響和意義。

3 高校檔案管理信息化建設面臨的問題分析

隨著高校檔案管理信息化建設的普及，高校檔案管理得到不斷進步和發(fā)展，但是在高校檔案管理信息化建設的過程中還面臨著不少問題。其問題主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

3.1 基礎設備不完善

高校檔案管理信息化建設的基礎是齊全的檔案管理設備，但是根據(jù)高校現(xiàn)狀來看，大部分高校的檔案管理設備不夠齊全。一套完善的高校檔案管理設備是由硬件、軟件設備兩個部分組成的，其中硬件設備包括計算機、網(wǎng)絡、掃描儀、打印機等，軟件設備包括數(shù)據(jù)庫、信息處理系統(tǒng)等。

在高校檔案管理信息化建設中，由于相關檔案管理人員對其缺乏認知，且重視度不夠，導致高校檔案管理信息化建設的基礎設備無法及時更新，這種情況的出現(xiàn)，阻礙了高校檔案管理信息化建設的發(fā)展進程。

3.2 高校檔案管理信息化建設發(fā)展進度緩慢

由于受傳統(tǒng)化檔案管理方式的影響，導致無法進行系統(tǒng)的信息化管理。在信息化管理普遍應用之前，我國都是采用紙質管理的方式進行檔案保存，因此難以適應信息化管理的進程，加之我國進行高校檔案管理信息化建設起步太晚，缺乏基礎建設，基礎設備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設的進程。

3.3 缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準

信息化管理系統(tǒng)標準作為高校檔案資源高度共享的基礎前提，由于高校檔案管理缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準，且沒有完整的管理規(guī)劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對高校檔案管理信息化建設產(chǎn)生直接影響，使之無法實現(xiàn)資源共享，從而阻礙其發(fā)展進程。

3.4 專業(yè)人才不足

在高校檔案管理信息化建設的過程中，專業(yè)人才作為必不可少的一個因素，是促進其發(fā)展的關鍵部分，而專業(yè)的檔案管理人才不僅需要具備扎實的基本知識，還需要擁有熟練的計算機操作技能。但是就目前的高校人才現(xiàn)狀而言，他們在專業(yè)領域存在太多不足，不僅基礎理論知識認知度不夠，還缺乏相關專業(yè)技能，無法將基礎理論與專業(yè)技能進行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設發(fā)展進程。

3.5 領導認知度不夠

就目前大多數(shù)高校而言，檔案管理作為高校管理過程中的一部分，缺乏高校領導的重視，他們認為不需要在檔案管理上特意花時間、花精力，應該順其自然，按照以前的傳統(tǒng)管理進行即可，不愿意將資金花在檔案管理上。由于他們對檔案管理信息化建設缺乏認知和了解，造成上述現(xiàn)象的發(fā)生，影響了高校檔案管理信息化建設的發(fā)展。

4 高校檔案管理信息化建設的有效措施

綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設的過程中面臨著不少的問題，其中主要的問題包括，基礎設備不完善、發(fā)展進度緩慢、缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準、專業(yè)人才不足、領導認知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設有效進行，本文針對這些問題，提出了相應的解決措施。

4.1 加強基礎設備建設

4.1.1 基礎設備的組成和作用

高校檔案管理信息化建設的基礎設備分為網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)字化設備兩部分，網(wǎng)絡系統(tǒng)主要包含計算機、路由器、服務器等等硬件設備，數(shù)字化設備主要包含數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等等虛擬化信息資源。計算機網(wǎng)絡設備是基礎設施的核心內容，它是實現(xiàn)資源共享、進行檔案傳輸、信息交換的基礎。所以，建立一個高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進行資源共享，還能將檔案信息化的優(yōu)點充分體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案管理價值最大化。

4.1.2 以完善局域網(wǎng)為前提，實現(xiàn)基礎設備價值最大化

為了讓高校檔案管理信息化建設有效進行，高校需雖其原有的局域網(wǎng)進行高度完善和修改，且做到與相鄰高?；蛘咂渌母咝崿F(xiàn)資源共享、進行聯(lián)通，進一步優(yōu)化原有的網(wǎng)站內容和模式，提高網(wǎng)站信息量和網(wǎng)絡服務能力。同時，根據(jù)學?；厩闆r，進行資源整合、規(guī)劃，在原有設備的基礎上，購置全新的軟件設備，包括系統(tǒng)軟件和硬件設備兩部分，前者包含網(wǎng)絡服務、文檔一體化等等，后者包含文件服務器、掃描儀等等。

4.1.3 完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設

高校檔案管理信息數(shù)字化建設，依附于網(wǎng)絡教育平臺，而這個平臺是全省統(tǒng)一的，為了完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設，需先建立全省高校檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)各大高校網(wǎng)絡信息資源共享，使高校信息網(wǎng)成為成為全省信息網(wǎng)的一部分。

4.1.4 資源設置建設

（1）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息化查詢，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務水平，達到資源共享的目的。

（2）采取電子文檔形式進行文檔的保存，提高人們的信息化意識，常常舉辦相關講座和培訓，提高相關人員信息化技術水平，推動高校檔案管理信息化建設的發(fā)展。

（3）加強檔案管理信息化意識，從工作入手，加強電子文檔的收錄、分類等工作，并保證其準確性，促進高校檔案管理信息化建設的快速發(fā)展。

4.2 提高相關人員認知性

4.2.1 提高領導對高校檔案管理信息化建設的認知度

根據(jù)高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設的可行性方案，讓高校領導意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設順利進行。因此高校領導對檔案信息化的認同和支持是高校檔案管理信息化建設的關鍵，也是其有效進行得保障。

4.2.2 提高高校相關部門的認知度

這就需要在一定程度上消除各相關人員對檔案信息化建設的認知偏差，營造正確的認知氛圍，提高所有人員的積極主動性，配合檔案管理者的基本工作。檔案管理信息化工作的職責，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個高校人員的職責所在，在此過程中需要每個成員利用不同的方式去進行宣傳，達到提高檔案資源、信息可利用率的目的。在宣傳的過程，為高校營造積極主動的工作氛圍，同時提高學生、老師們對檔案管理信息化的認知意識。

4.3 培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設過程中的重要部分，它是維持檔案信息及時傳遞給用戶的橋梁，它是檔案管理信息化建設的操作者。隨著社會的進步、科技的發(fā)展，社會的人才需求越來越大，對人才的要求也越來越高，因此，在高校檔案管理信息化建設的過程中，管理人員的素質高低，決定他在高校的地位高低。若他們無法與時俱進，依舊以原來的管理方式和思維方式去進行相關工作，那么他們終究被該行業(yè)所淘汰。所以，檔案管理工作人員應隨著時代的變化而變化，將其自身的專業(yè)技能進一步強化，適應信息化的進程，采用全新的思維方式積極主動地投身于新型管理模式中去。

為了促進高校檔案管理信息化建設的可持續(xù)發(fā)展，需培養(yǎng)較多的專業(yè)人才，而人才的培養(yǎng)工作應做到如下幾個部分：

4.3.1 加強專業(yè)知識的培訓

完善高校檔案管理工作人員相關培訓制度，開展進一步強化培訓課程，把計算機、網(wǎng)絡等技術與現(xiàn)代化管理知識相結合，并列入培訓課程，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。

4.3.2 定期組織學習交流會

高校應進行定期的學習交流會，與其他高校進行信息、知識交流，取長補短，引進先進的思想和學習方法，提高人員的專業(yè)水平。

4.3.3 設置績效考核制度

將高校檔案管理人員的培訓狀況加入考核內容，調動檔案管理人員在培訓過程中的積極主動性，為整個團隊樹立良好的榜樣，同時提高整個團隊的專業(yè)水平。

4.3.4 培養(yǎng)集管理、技術與一身的人才

高校檔案管理相關部門，需通過不同渠道招攬優(yōu)秀的計算機網(wǎng)絡人才，之后，開設專業(yè)的檔案管理課程，對他們進行相關的管理培訓，培養(yǎng)集管理、技術于一身的高質量人才。

4.4 制定合理的系統(tǒng)管理標準

（1）根據(jù)國家檔案局的相關準則，嚴格進行高校檔案管理信息化建設，在此基礎上，根據(jù)高校的實際情況制定符合學校發(fā)展的系統(tǒng)管理標準，對對高校檔案管理進行規(guī)范化和系統(tǒng)化。

（2）高校檔案管理部門需積極配合，主動參與到系統(tǒng)管理標準相關規(guī)范的研究和制定中，加快研究進程，提高相關規(guī)章的制定效率。

4.5 高校檔案管理信息化資源設置建設

4.5.1 完善信息數(shù)據(jù)庫建設

檔案管理信息化建設，有利于實現(xiàn)檔案查詢的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負擔，實現(xiàn)資源共享。

4.5.2 強化電子文檔保存意識

電子文檔較紙質文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識很有必要?？梢酝ㄟ^采用培訓和講座的方式，提高高校人員的信息化技術水平，實現(xiàn)檔案管理信息化。

4.5.3 從檔案管理部門人員開始，逐一進行信息化培訓和講座，提高全員的檔案管理信息化水平。

4.6 建立健全的安全保障體系

隨著信息化建設的不斷發(fā)展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障體系很有必要。

由于高校檔案內容包含學校的完整信息、資料和即時動態(tài)，有些信息甚至處于高度機密狀態(tài)，對學校的發(fā)展有重大意義，其安全性顯得尤其重要。因此在檔案管理信息化建設的過程中，高校檔案管理必須做到以計算機管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結合，進行同時管理力求保障所有檔案信息的安全，促進高校檔案管理的發(fā)展。

5 結束語

根據(jù)全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動化已經(jīng)取代傳統(tǒng)的紙質管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式。因此，高校檔案管理信息化建設很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，讓高校的管理實現(xiàn)最大價值化，需對檔案管理信息化進行不斷完善和改進，根據(jù)其現(xiàn)狀存在的問題，提出相應的解決對策，力求高校檔案管理信息化建設的有效進行，促進高校檔案管理的管理科學化，加快高校的整體發(fā)展進程。

參考文獻：

（1）陳程。高校檔案管理的信息化建設探析[J]。魅力中國，2014（13）。

（2）姜翠娥。高校檔案管理信息化建設研究[J]。商情，2013（46）。

篇(5)

【關鍵詞】旅游產(chǎn)業(yè)；檔案管理；信息化建設；途徑

現(xiàn)如今，計算機管理已經(jīng)被廣泛應用于各行各業(yè)的檔案管理中，各個單位也在大力推進“無紙化”辦公，用電子文件取代紙質文件，不僅提高了辦公效率，也使得檔案工作跟上社會發(fā)展的腳步，檔案信息化管理可以全面提升檔案工作來為社會服務能力這也是檔案工作能快速適應社會信息化發(fā)展的必然要求。加強檔案管理信息化建設是做好檔案管理工作的最關鍵的一部分工作。

一.檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

如今各單位隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展而大力推進“無紙化”辦公，這也讓檔案的管理方式發(fā)生很大變化，越來越多的辦公方式選擇了電子文件，這種變化也讓檔案管理工作人員面對更多電子檔案。如何能做到把這些電子檔案信息準確綜合系統(tǒng)地呈現(xiàn)是檔案管理工作者要認真考慮并且完成的工作，為用戶提供系統(tǒng)完善的服務保證用戶可以獲取到更真實有價值的信息。所以檔案管理信息化建設是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1.1 社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件不統(tǒng)一

當前各檔案部門使用的計算機型號規(guī)格不統(tǒng)一，缺少一個檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，而且各自開發(fā)的軟件不能互用，而且因為不適用于文件檢索也就不能很快的出版信息編輯成果又不能互調這樣就不能及時利用計算機來完成檔案的信息管理工作，這影響了檔案管理的信息化建設。

1.2 檔案管理基礎工作缺乏標準化規(guī)范化

由于前期的歷史遺留問題，目前的館藏檔案業(yè)務基礎水平都比較低。檔案管理自動化工作也沒有很好的啟動，更沒有一個統(tǒng)一的標準，都屬個別行業(yè)或者某個館，沒有形成一個統(tǒng)一的標準，這樣各類檔案無法相容而且信息質量很低，不能夠進行推廣或者全面實施，這也影響著檔案管理的信息化建設。

1.3 檔案管理的技術標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

1.4 檔案信息管理人員的素質不高

檔案管理的信息化建設要求檔案管理人員要具備專業(yè)的技術水平和較高的知識層次來完成相關的檔案計算機操作工作。而當前很多單位的檔案管理部門缺乏這樣的現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理的復合型人才就更是缺乏了，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。有的還是文盲，完全達不到檔案信息管理的要求，就算引進了現(xiàn)代化設備也不能充分利用，形同虛設。

二.旅游系統(tǒng)檔案信息化管理中仍存在的問題

目前旅游產(chǎn)業(yè)中的檔案管理工作人員已經(jīng)適應了旅游信息檔案的傳統(tǒng)管理模式，還不能完全跟上信息化管理的發(fā)展趨勢也意識不到信息化管理的優(yōu)勢，更不愿意去進行信息化管理的嘗試。尤其是領導層也沒有主動去推進檔案管理的信息化發(fā)展建設，當然也就會配備相應的人員以及O備和資金的投入，這些都無法達到檔案管理信息化建設的要求。

2.1 旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化建設需要配備先進的管理技術和管理設備。

目前我國旅游系統(tǒng)檔案管理還是初級階段，很多旅游單位并沒有引進相應的信息管理軟件系統(tǒng)設備以及管理技術和資金，加上技術水平相對落后，所以很多復雜的技術問題并不能及時有效地解決。而且我國旅游產(chǎn)業(yè)方面還沒有完善的法律法規(guī)來制約，這就容易在使用信息化管理系統(tǒng)中發(fā)生信息被盜用甚至濫用的情況，影響了消費者的權益，也損害了旅游公司的名譽。

2.2 旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化與傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著明顯的區(qū)別。在旅游系統(tǒng)的檔案管理工作中，要求相關工作人員要具備較高的技術水平和專業(yè)知識，尤其是對檔案和信息處理的復合型人才，能夠熟練使用相應軟件操作還可以及時修補系統(tǒng)漏洞以及系統(tǒng)升級工作。然而現(xiàn)在很多旅游單位缺乏這種復合型人才，降低了工作效率也影響了旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設的大力推進。

三.旅游系統(tǒng)檔案管理實現(xiàn)信息化的有效途徑

3.1 要大力宣傳旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化建設的重要性。積極推廣現(xiàn)代化信息管理對于旅游產(chǎn)業(yè)長遠發(fā)展的促進性作用。配備專業(yè)的設備和技術人才，提供資金支持，推進信息化建設工作，促進旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化建設。

3.2 注重培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才。旅游單位的領導者首先就要重視檔案管理信息化建設工作，在配備檔案管理工作人員要組織信息化管理的技術培訓，積極學習信息化管理檔案的使用方法并能熟悉信息化管理的操作，還要充分利用知識技能，對旅游檔案資料進行系統(tǒng)的搜集整理以及統(tǒng)計，呈現(xiàn)給用戶，提高工作人員的專業(yè)水平還有整體素質，涉及到保密的內容還要與相關工作人員簽署保密協(xié)議，避免發(fā)生檔案資料泄露的情況和不必要的損失。注意儲備復合型人才并建立高質量的信息化技術管理團隊。

3.3 積極引進或建立適應當前旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)。使各種旅游信息的收集和利用效率提高，為用戶利用旅游檔案資源提供便利。要保證不同部門所使用的檔案管理軟件的兼容性，充分提高旅游檔案資源的利用效率。

結語

總之，旅游產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)檔案管理的信息化建設已經(jīng)是一種必然的發(fā)展趨勢，真正實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高旅游檔案信息的利用效率，一定要針對旅游系統(tǒng)檔案信息化管理中存在的不足全面的解決這些問題，才能確保旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展更穩(wěn)定。

參考文獻：

[1]田東江.高校檔案管理信息化建設的困境與出路探究[J].蘭臺世界，2015，（S5）.

[2]劉化雨.旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設的探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016，（14）.

篇(6)

[關鍵詞]高校檔案；檔案信息化；檔案信息資源建設；檔案管理應用系統(tǒng)

根據(jù)教育部、國家檔案局《27號令》精神，及重慶市教委對校園信息化、數(shù)字化建設的深入推進，高校檔案管理信息化建設得到各高校的高度重視。

一、高校檔案信息化建設的必要性及意義

高校檔案信息化工作對推動學校的發(fā)展建設具有十分重要的作用，是提高辦學質量的基礎工作之一，也是衡量一所學校信息化水平、管理水平的重要標志之一。高校檔案信息化建設的意義在于：

（一）實現(xiàn)資源共享的重要平臺。高校集中了大量學術前沿信息，是知識積累、更新基地。如何共享這些學術、科研成果信息，使之轉化為生產(chǎn)力，更好地服務于社會，是高校義不容辭的社會責任。高校檔案管理機構作為這些資源的保存、管理者，必須加強檔案資源的信息化、網(wǎng)絡化建設，使其成為各類資源信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，充分發(fā)揮高校的科研先導作用。

（二）提高檔案管理工作效率的有效途徑。高校檔案實行信息化系統(tǒng)管理可使檔案利用不再受時間和空間限制。凡經(jīng)過檔案管理系統(tǒng)授權的合法用戶可隨時檢索、查閱利用，有效提高了檔案管理工作效率；尤其是兩地辦學的高校，這種全天候、全方位的服務模式和利用率是傳統(tǒng)型檔案管理所不能及的。

（三）強化利用、保護檔案原件的可靠手段。傳統(tǒng)的檔案查閱方式，需要通過紙質檔案目錄找出所需檔案的檔號，再根據(jù)檔號查找、復印后放歸原位，既浪費時間、容易出錯，又不利于檔案的保管。檔案管理信息化后，可以通過計算機即時查詢、檢索出所需檔案信息并打印，最大限度保護了原始檔案的使用壽命。

（四）改變傳統(tǒng)檔案管理模式的有力工具。高校檔案信息化管理系統(tǒng)配合OA辦公系統(tǒng)的使用，徹底改變了檔案人工收集的傳統(tǒng)模式，由管理系統(tǒng)自動監(jiān)控，提前介入電子文件和學校管理工作中形成的各類文件，使檔案管理人員從“打字員和保管員”解脫出來，更好地從事檔案的編研和利用工作。

（五）降低辦學成本，節(jié)約資源的必然要求。傳統(tǒng)高校檔案管理模式是收集大量紙質文件，再由管理人員進行分類、整理、保管、利用，耗費人力、財力。實現(xiàn)檔案信息化與辦公自動化對接之后，絕大部份環(huán)節(jié)由計算機代替人工操作，節(jié)省了學校經(jīng)費開支，符合建設節(jié)約型社會的時代主題。

二、高校檔案信息化建設的內涵

檔案信息化就是做到檔案信息“三化”：即數(shù)字化，接收、傳遞、存儲和利用一體化，網(wǎng)絡化。高校檔案信息化建設就是圍繞“三化”的建設來實現(xiàn)，主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范化建設、應用系統(tǒng)建設和隊伍建設等五個方面。

（一）基礎設施建設。是檔案信息資源建設及檔案管理應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，決定了檔案信息化能否實現(xiàn)及整體程度。如期刊文章分類查詢，圖書館基礎設施建設包含整個硬件平臺及網(wǎng)絡建設，主要由計算機、服務器、交換機、路由器、存儲器，以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等組成，另外還有數(shù)字化所必需的掃描儀、相機、條碼機、復印機、打印機等。其核心是計算機網(wǎng)絡，只有先進的網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能保證檔案信息化的先進性，才能發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有大量、翔實可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的建設及利用就無從談起。檔案信息資源建設就是檔案信息的數(shù)字化，即將現(xiàn)有館藏檔案進行數(shù)字化處理和收集、接收各類電子文件，經(jīng)整理集成到統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

（三）標準化、規(guī)范化建設。檔案信息數(shù)字化建設要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，館藏檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的采集、保管、存儲、利用等工作都嚴格按照國家頒布的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等規(guī)范性文件執(zhí)行。

（四）應用系統(tǒng)建設。學校購買技術先進、性能穩(wěn)定、安全的適用于檔案信息管理網(wǎng)絡軟件，是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障，是保證學校檔案資源信息化正常運轉的重要支撐。檔案信息管理網(wǎng)絡軟件應遵循國家檔案標準，采用B/S結構，具備完善的電子文件管理功能、電子文件管理功能及授權功能、強大的目錄打印功能、強大的遠程數(shù)據(jù)備份恢復功能等，可以靈活管理各門類檔案；還應根據(jù)用戶要求，對各模塊作必要的改進、擴展，預留與OA辦公自動化系統(tǒng)對接接口，增強軟件的易維護性、可靠性、安全性和兼容性。

（五）隊伍建設。專業(yè)人才是高校檔案信息化建設的重要保障，沒有技術人才，任何先進技術和管理手段只能流于形式，高校檔案信息化只能成為空談。目前高校檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識單一，普通操作型管理人員多；既懂檔案管理又懂系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫維護等計算機知識的復合型人才匱乏的情況。高校檔案管理部門應該把提高檔案管理人員業(yè)務素質放在第一位，加強技術人才隊伍建設。在做好現(xiàn)有檔案管理人員培訓工作的基礎上，多培養(yǎng)懂檔案業(yè)務、精通計算機網(wǎng)絡、政治思想過硬的復合型人才，以滿足高校檔案信息化建設的需要。

三、加快高校檔案信息化建設的措施

從1999年至今，國家對高校的投入和各校辦學規(guī)模都有了長足發(fā)展，高校檔案信息化建設也取得了顯著成績。各校檔案管理信息化程度逐步提高，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉變。但是，這種轉變還是初步的、嘗試性的，部份高校檔案管理的信息化程度仍然偏低，檔案資源沒有得到充分挖掘和利用，離國家建設高等教育強國的戰(zhàn)略目標的要求還相差甚遠。同時，各高校在檔案信息儲存和處理過程、數(shù)字化與傳遞的網(wǎng)絡化過程、信息共享與信息安全等方面還存在許多亟待解決的問題。為解決這些問題，加快高校檔案信息化建設，需要我們采取如下措施：

（一）轉變觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

各高校在加速檔案管理信息化建設的同時，每個檔案管理者要樹立從傳統(tǒng)的檔案保管模式向檔案信息中心過渡的現(xiàn)代檔案管理、利用意識，適應時展的要求。要充分認識檔案信息化的重要性，認識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考。檔案工作重心要從過去以積累、保管為主轉移到以檔案編研和檔案利用為主導上來，這是今后檔案管理工作的目標和主線。

（二）加強檔案信息資源建設

1.建立高校檔案信息中心。檔案工作是一項基礎性、服務性很強的工作，檔案信息化建設的目的是為學校師生提供全方位的優(yōu)質服務。利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理走向現(xiàn)代化的必由之路。學校應抓好數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡建設，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，將檔案館、圖書館、計算機中心組合成多位一體的信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)圖書、情報、檔案信息資源共享的信息聯(lián)網(wǎng)交流，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡的輻射作用，實現(xiàn)檔案信息在短時間內的異地傳輸與交流，使檔案信息得到更好的綜合開發(fā)和利用。

2.加大檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學技術，具有較高的政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質的人才隊伍，是適應高校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設的需要。

3.建設信息網(wǎng)絡以實現(xiàn)信息資源共享必須建立一個統(tǒng)一目錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。通過資源共享，實現(xiàn)檔案資源互補，提高館藏利用率，形成整體效應和規(guī)模效應，更好地服務于高校建設發(fā)展的戰(zhàn)略需要。

（三）拓寬服務對象，解決信息資源占有不公矛盾

檔案信息化建設的重點是信息庫的建立和充實。對于高校檔案管理部門而言，不僅要努力做到為信息找到利用者，同時也要為利用者找到所需檔案信息提供快捷條件。檔案信息化過程中必須解決信息資源占有方面的不平衡或不公平問題。例如，使高校檔案信息管理職能逐步向服務轉變，把檔案信息化的建設與全體師生緊密聯(lián)系在一起，克服強勢群體與弱勢群體之間存在“馬太效應”，使資源分配和獲益情況更為均衡。

（四）做好檔案數(shù)字化工作，為信息化建設提供基礎保障

實現(xiàn)高校檔案信息化的基礎是檔案資源數(shù)字化，這是一項投入大、時間長、工作量重的工作，各高校應從自身實際出發(fā)，根據(jù)學校信息化建設及檔案資源實際利用情況開展工作。

1.確定數(shù)字化的范圍。綜合學校的人力、物力、財力等因素，在現(xiàn)有館藏檔案資源中確定數(shù)字化范圍。

2.完成高校檔案信息化的途徑。根據(jù)學校檔案管理工作實際情況，可以選擇由本館工作人員（適當聘請勤工儉學學生）完成；對任務緊、財才充沛的學校也可選擇請專門的數(shù)字化公司完成。

3.選擇技術先進的應用軟件。認真考察、論證檔案管理系統(tǒng)軟件，選擇能夠確保檔案信息數(shù)據(jù)安全的應用系統(tǒng)，以保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行。

篇(7)

關鍵詞：公路檔案管理；信息化；發(fā)展現(xiàn)狀；措施

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、基本概念及特點

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對企業(yè)、組織、機關甚至是個人進行社會活動的歷史記錄，通過文字、圖像、聲音等多種形式進行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展和持續(xù)完善，數(shù)字信息化被越來越多的應用到各個行業(yè)，大數(shù)據(jù)時代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應了社會信息化進程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機構利用科學原理及靈活的運用方法，將傳統(tǒng)意義上的紙介質的相關檔案建立可信的數(shù)據(jù)信息，為檔案管理提供更好的載體和服務。

（二）公路檔案管理信息化特點

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國的公路發(fā)展歷史久遠，全國各地公路交通網(wǎng)也十分復雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進行的工程量耗大，特別是西南山區(qū)等地質條件較為復雜區(qū)域，其耗費的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙、概算工程、預決算編制等紙質資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長，點多卻十分分散，再加上其人員的流動性強等特點，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關信息時，數(shù)據(jù)的傳輸時效性亦較差，甚至很多地區(qū)查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時間成本和諸多不便。

二、檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

（一）管理尚未標準化，缺乏規(guī)范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎業(yè)務辦理的相關經(jīng)驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數(shù)據(jù)信息時質量不過硬，很多數(shù)據(jù)的引用和建立出現(xiàn)錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規(guī)范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關鍵點上無法銜接與統(tǒng)一，造成重要資料以及關鍵數(shù)據(jù)的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設的一個重大挑戰(zhàn)。

（二）管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息

所謂數(shù)據(jù)化信息，其要求的就是對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的搜集、整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質信息轉化成數(shù)字化信息的能力不足，造成數(shù)據(jù)庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)檢索時，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，常常是找不到相應的信息，或者獲得相應的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設施跟不上，數(shù)據(jù)存儲不及時，但更多的是對數(shù)據(jù)的搜集、整理以及轉化能力差，無法更新和完善檔案數(shù)據(jù)。

（三）管理人員缺乏相應的專業(yè)素質

檔案管理信息化要求工作人員對數(shù)據(jù)的轉化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業(yè)水平和足夠的知識層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動性大，工作崗位不固定等特點，這使得檔案管理工作人員素質良莠不齊，大多數(shù)員工缺乏專業(yè)素質和職業(yè)素養(yǎng)，對數(shù)據(jù)信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數(shù)據(jù)庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，成效不顯著。而少數(shù)管理人員綜合素質不突出，缺乏服務意識，主觀能動性不強，沒有創(chuàng)新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費，制約著公路檔案管理信息化的建設。

三、檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關制度規(guī)范

無規(guī)矩，不成方圓，要想檔案管理數(shù)字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人人崗責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止關鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對執(zhí)行能力的考核，各公路檔案管理機構，應該加強自身管理執(zhí)行能力建設，切忌有制無度，造成“空談主義”，使得嚴格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創(chuàng)造思維，為公路檔案管理信息化的建設貢獻出力量。

（二）加強數(shù)據(jù)庫建設的硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)據(jù)化時代，要求的是網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的精確性及快速傳遞性，這一特性就對進行數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)搜索的硬件系統(tǒng)有著很高的要求。加強數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡信息建設，淘汰落后的計算機設施，積極營造良好的應用系統(tǒng)環(huán)境，增強數(shù)據(jù)的精確性及傳遞性，積極實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（三）加強公路服務意識，引進和聘用專業(yè)技術人才

公路檔案管理人員的專業(yè)素質決定檔案管理信息化建設的質量。因此注重引進專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質強的技術員工，是進行檔案管理信息化建設的關鍵。各級公路檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實的提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統(tǒng)意識，積極營造良好的職業(yè)氛圍，加強員工的公路服務意識，組織和聘請相關專業(yè)技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業(yè)務流程開始到積極創(chuàng)造新思路為公路檔案管理信息化建設做出貢獻。

公路檔案管理信息化建設對我國公路建設和保養(yǎng)有著重大意義。因此，在順應市場經(jīng)濟信息化的大趨勢下，公路檔案管理信息化建設必須從根本出發(fā)，在制度和人才引進上轉變傳統(tǒng)觀念，提高服務意識，增強創(chuàng)新能力，從而保證管理效率。

參考文獻

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