序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案的安全管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案

檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會(huì)組織和個(gè)人從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。

一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案相對(duì)電子檔案而言，實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。

（二）實(shí)體檔案的安全管理

要堅(jiān)持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性地分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時(shí)進(jìn)行搶救，并對(duì)檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識(shí)。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國(guó)家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專人負(fù)責(zé)；并與上級(jí)檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對(duì)象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時(shí)形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁(yè)面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時(shí)間和空間的限制。存儲(chǔ)空間小，容量無(wú)限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無(wú)重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動(dòng)、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時(shí)刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲(chǔ)介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會(huì)、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開展各項(xiàng)工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。

電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部

〔參考文獻(xiàn)〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008，（9）：19-20.

篇(2)

[關(guān)鍵詞]科技檔案；安全管理

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，必須進(jìn)行有效地安全管理。

一、提高檔案管理人員的保密意識(shí)

要站在國(guó)家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。

二、加強(qiáng)科技檔案庫(kù)房管理

科技檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1、檔案庫(kù)房要配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等基本的防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。

2、指定專人負(fù)責(zé)庫(kù)房管理，落實(shí)“雙人雙鎖”等庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3、增強(qiáng)特殊介質(zhì)的安保工作。如對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜，對(duì)容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。

4、堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織安全檢查。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、強(qiáng)化科技檔案日常管理監(jiān)管

科技檔案部門必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，做到職責(zé)明確，確?？萍紮n案在生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用過程中的安全。首先，建立完善的檔案生成制度。科技檔案管理人員必須對(duì)每次收到的科技材料進(jìn)行分類、登記和整理，保證檔案的完整、齊全。對(duì)所有檔案都必須編目成卷，以便保管和利用。為防止遺失，建立檔案移交（接收）登記簿，并認(rèn)真做好登記工作。制定細(xì)致完善的檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等利用制度。此外，要強(qiáng)化檔案利用制度的執(zhí)行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應(yīng)有直接領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，履行登記手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿?？萍紮n案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)，檢查和維護(hù)，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁(yè)少項(xiàng)；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救并追究其責(zé)任者的責(zé)任。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲(chǔ)形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲(chǔ)形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價(jià)值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對(duì)新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對(duì)策，最后找到一個(gè)適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會(huì)永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對(duì)它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計(jì)算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識(shí)別也需要通過計(jì)算機(jī)。

（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長(zhǎng)久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時(shí)，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長(zhǎng)期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護(hù)。

（四）自然保存環(huán)境對(duì)載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對(duì)電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時(shí)會(huì)加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長(zhǎng)期處于高溫環(huán)境，它可能就會(huì)發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會(huì)造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來(lái)的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來(lái)霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來(lái)的載體損壞主要來(lái)自三個(gè)方面：一是物理?yè)p壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理?yè)p壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因?yàn)榛覊m作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對(duì)磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。

3.外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)影響的差異。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其是沒有影響的。對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時(shí)，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來(lái)磁場(chǎng)的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號(hào)失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個(gè)客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時(shí)，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場(chǎng)影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：

1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對(duì)復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來(lái)才會(huì)更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國(guó)制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對(duì)電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。

2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個(gè)重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長(zhǎng)短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來(lái)磁盤、光盤，在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測(cè)，看是否存在病毒。

3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。近年來(lái)，社會(huì)更加青睞于辦公自動(dòng)化，隨之帶來(lái)了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識(shí)，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識(shí)，如此才能很好地順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案人員電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國(guó)檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對(duì)性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長(zhǎng)期保管的電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會(huì)帶來(lái)許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會(huì)造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔，而集中管理是定期管理，會(huì)帶來(lái)成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問題的存在，國(guó)外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國(guó)電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時(shí)歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。

3.電子檔案真實(shí)性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動(dòng)、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對(duì)性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國(guó)務(wù)院信息化辦公室向中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。

三、結(jié)語(yǔ)

要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說(shuō)明認(rèn)識(shí)到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

篇(4)

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；保密技術(shù)；優(yōu)化策略

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的日常生活中，對(duì)于檔案管理部門而言，檔案的存儲(chǔ)以及收發(fā)工作在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下能夠更加高效快捷的進(jìn)行。目前，電子化檔案已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理部門通過將檔案存放在云端來(lái)拓展檔案的傳播空間，讓需求者能夠在第一時(shí)間快速的檢索到自己想要的檔案。然而，正是這種快捷性，為一些不法分子提供了犯罪的機(jī)會(huì)。網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性以及虛擬性的特點(diǎn)，一些惡意軟件或是黑客很容易利用這種漏洞來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行攻擊或是惡意讀取、修改。因此，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理成為了檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、網(wǎng)絡(luò)檔案管理存在的弊端

（一）管理人員思想上不夠重視

隨著信息化的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的檔案被存放至互聯(lián)網(wǎng)上。這些檔案不僅是個(gè)人信息的檔案，還包括一些工程或是國(guó)家級(jí)別的安全信息問題。因此檔案面臨的安全威脅級(jí)別并不低，并且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這種威脅已經(jīng)呈現(xiàn)出頻繁并且向著更高技術(shù)性的趨勢(shì)發(fā)展。然而，在這種狀況下，檔案部門的管理人員在安全管理這一方面的重視程度仍舊不足，只關(guān)心檔案有沒有適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求進(jìn)行了電子化，仍不去加強(qiáng)對(duì)這些電子檔案的安全管理。

（二）傳輸手段的不安全

檔案的收集與管理是為了讓人們能夠更好的利用檔案，而不是說(shuō)在收集之后就置之不管。因此檔案是要經(jīng)常被移出與收錄的。在交接過程中，傳輸方式主要是以軟件為主。目前我國(guó)使用最為廣泛的傳輸軟件無(wú)非就是MSN與騰訊QQ，這類軟件雖然會(huì)在數(shù)據(jù)傳輸時(shí)進(jìn)行加密認(rèn)證，但認(rèn)證級(jí)別并不高，一些技術(shù)較強(qiáng)的黑客能夠輕易將數(shù)據(jù)截獲，讀取之后再釋放，讓檔案?jìng)鬏旊p方都無(wú)法察覺。

（三）管理人員自身能力不達(dá)標(biāo)

電子檔案數(shù)量龐大，涉及到的范圍也越來(lái)越廣，網(wǎng)絡(luò)中對(duì)檔案的管理人員在一開始接受培訓(xùn)合格后上崗，在當(dāng)時(shí)的條件下是能夠保障檔案安全的。但是由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在短短幾年的時(shí)間內(nèi)就深入到生活學(xué)習(xí)的各個(gè)角落，因此檔案在管理技術(shù)上也要隨之提高。但是，由于思想上的局限性，檔案管理工作者往往會(huì)疏于對(duì)自身能力的提高，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并不能有效了解，為管理工作帶來(lái)弊端。

二、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與加密的措施

（一）做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

在資料收集的過程中，紙質(zhì)文件是必不可少的。紙質(zhì)檔案相當(dāng)于一份證明的“原件”，而這類原件的電子化就是將其掃描之后的文件形式。對(duì)于一份檔案來(lái)說(shuō)，若是需要經(jīng)常性的被查閱或是移交，這個(gè)過程中檔案比較容易受到損壞或是遺失。因此檔案若是要進(jìn)行轉(zhuǎn)移，可以使用電子檔案。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)原件也應(yīng)該妥善保存，盡管已經(jīng)有了電子檔案，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，一旦電子檔案遭到破壞就難以恢復(fù)。因此紙質(zhì)檔案一來(lái)可以提供原件，二來(lái)能夠保障電子檔案遭到損壞之后能夠及時(shí)彌補(bǔ)。

（二）合理選擇文件格式

檔案的電子化有多種格式可以選擇，對(duì)于不同用途的檔案應(yīng)該選擇不同的格式來(lái)保存。對(duì)于檔案管理部門而言，每年都應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行至少一次的讀取，保證其有效性。在發(fā)現(xiàn)文件損壞或是無(wú)法讀取的情況時(shí)，應(yīng)該及時(shí)與檔案建設(shè)部門聯(lián)系，保障檔案的完整性。

對(duì)于一些需要編輯的文件，像是人事檔案或是工作檔案，可以采用word格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于在檔案信息需要更新時(shí)能夠方便的進(jìn)行修改；對(duì)于一些像是工程的管理材料檔案或是合同等檔案，可以使用pdf格式來(lái)存儲(chǔ)，這種圖片文件的格式更有利于檔案的安全保存。

（三）制定健全的法律法規(guī)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需要有效的制度去完善，對(duì)于一項(xiàng)信息系統(tǒng)，其政策法規(guī)是對(duì)運(yùn)行中各項(xiàng)機(jī)制有機(jī)整合的標(biāo)準(zhǔn)，也是網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的原則。完善法律法規(guī)的建設(shè)首先就是要建立好一個(gè)管理目標(biāo)，要求能夠有效反映當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，并根據(jù)現(xiàn)有法規(guī)的漏洞來(lái)進(jìn)行優(yōu)化。

完善的規(guī)定不僅是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理而言的，也還要加強(qiáng)對(duì)信息人才、信息技術(shù)以及信息投資的培養(yǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的環(huán)境，應(yīng)該具備綜合性較強(qiáng)管理?xiàng)l文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理?xiàng)l例，每個(gè)網(wǎng)絡(luò)中的成員都應(yīng)遵守，這樣才能共同構(gòu)建一個(gè)安全和諧的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）做好檔案保密工作

在網(wǎng)絡(luò)中，一些檔案是可以供人們?yōu)g覽的，例如人事檔案、個(gè)人簡(jiǎn)歷等，而一些檔案是不能夠任意下載的，就像是工程或是國(guó)家檔案。按照我國(guó)《保密法》及其實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案的管理應(yīng)該要分為保密檔案與非保密檔案。并且像是具有保密年限的檔案，一旦時(shí)間到了就應(yīng)馬上解密，供人們?yōu)g覽。對(duì)檔案的保密程度劃分要嚴(yán)密，過于貴重的保密應(yīng)慎重入網(wǎng)。按照保密程度的不同，采取的安全協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。

（五）完善檔案保密技術(shù)

1、對(duì)稱型加密技術(shù)

使用單獨(dú)的密鑰對(duì)文件進(jìn)行加密，在解密時(shí)也運(yùn)用同一密鑰。這種保密方法的計(jì)算量比較小，系統(tǒng)響應(yīng)速度快，比較適合一般檔案的管理。

2、不對(duì)稱加密技術(shù)

不對(duì)稱加密使用的是公共秘鑰，需要傳輸雙方用公密與私密結(jié)合來(lái)完成。這種方式適合于分布式系統(tǒng)中的加密，在使用過程中，應(yīng)注意密鑰的妥善保存。

3、不可逆加密

這種加密技術(shù)指的是數(shù)據(jù)一旦被加密，就無(wú)法進(jìn)行解密，只有在輸入相同數(shù)據(jù)并且經(jīng)過相同加密算法之后才能夠得到相同的加密數(shù)據(jù)。這種技術(shù)適用于數(shù)據(jù)量不大的情況，例如合同檔案或是工程招標(biāo)投標(biāo)檔案。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化的發(fā)展為我國(guó)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了新的基于與挑戰(zhàn)，在利用電子化與信息化的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)該注意其安全性，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理與保密工作，保障檔案信息的有效性。

篇(5)

 

關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

 

    在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評(píng)價(jià)一個(gè)國(guó)家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對(duì)于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭(zhēng)論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變?cè)袑?duì)文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。

1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)

    在1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physical archive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physical repositories of archives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(Virtual archives)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來(lái)利用，并根據(jù)來(lái)源原則來(lái)組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識(shí)。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報(bào)表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識(shí)讀的記錄符號(hào)。檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患

    在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

    海洋電子文件的信息共享帶來(lái)了一些不安全因素。以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也給海洋電子文件帶來(lái)了不安全和泄密因素。

    目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對(duì)紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來(lái)進(jìn)行，缺乏對(duì)電子檔案長(zhǎng)時(shí)間可靠保存的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)。實(shí)踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗(yàn)。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對(duì)一個(gè)保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會(huì)束手無(wú)策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲(chǔ)載體。

    由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來(lái)越多，攻擊工具的破壞力越來(lái)越強(qiáng)，而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中被動(dòng)發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險(xiǎn)極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。

    管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ?jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)，缺乏對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識(shí)。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對(duì)策

    如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。

3.1管理方面

    加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識(shí)。海洋檔案管理人員要更新知識(shí)、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時(shí)，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識(shí)水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動(dòng)海洋檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

    制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級(jí)和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。

3. 2網(wǎng)絡(luò)安全方面

篇(6)

檔案管理安全體系就是指通過落實(shí)檔案安全管理制度以及信息安全技術(shù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行的系統(tǒng)化的管理，重點(diǎn)確保檔案系統(tǒng)的完整、可用、真實(shí)以及可控，是基于檔案文獻(xiàn)信息安全的整體防護(hù)體系。檔案管理安全體系建設(shè)的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案資料的安全管理提供必要的物質(zhì)條件；二是完善檔案安全管理工作規(guī)章制度的建設(shè)，為檔案管理安全體系建設(shè)提供必要的制度保障；三是加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍專業(yè)技能的培訓(xùn)，確保檔案安全管理有必要的人才支撐；四是強(qiáng)化檔案管理信息化安全的建設(shè)，做好重要檔案資料的安全備份，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的可靠。

二、當(dāng)前我國(guó)檔案安全管理存在的問題分析

1.檔案安全管理制度不夠完善

當(dāng)前我國(guó)檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對(duì)較為薄弱，造成了整個(gè)檔案安全管理工作的前提基礎(chǔ)不牢靠。特別是針對(duì)檔案資料的收集整理以及安全應(yīng)急管理制度不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。

2.檔案管理安全保障技術(shù)水平不高

當(dāng)前信息化時(shí)代檔案管理工作早已經(jīng)步入了以數(shù)字檔案為主體、數(shù)字紙質(zhì)檔案并存的時(shí)代，對(duì)檔案安全管理工作的要求也越來(lái)越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術(shù)水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。

3.檔案安全管理專業(yè)技術(shù)人才較少

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)能力、安全意識(shí)、學(xué)習(xí)能力等普遍要求較高，但是目前我國(guó)很多單位的檔案管理工作人員隊(duì)伍力量不足、素質(zhì)不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識(shí)，再加上沒有必要的教育培訓(xùn)，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設(shè)的措施

1.完善檔案安全管理保障制度建設(shè)

在檔案安全管理規(guī)章制度建設(shè)上，首先，應(yīng)該建立科學(xué)的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強(qiáng)檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通，對(duì)不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進(jìn)行明確，合理分級(jí)確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應(yīng)該強(qiáng)化檔案安全保管制度的建設(shè)，為所有檔案建立全宗、檔號(hào)，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時(shí)，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對(duì)于電子檔案載體，必須設(shè)置相應(yīng)的防磁化、防復(fù)制保護(hù)技術(shù)。第三，建立有效的檔案管理安全應(yīng)急制度，重點(diǎn)是針對(duì)檔案管理工作建立相應(yīng)的安全預(yù)警機(jī)制以及損壞檔案資料的恢復(fù)工作，以確保檔案資料的安全可靠。

2.提高檔案安全管理技術(shù)保障水平

對(duì)于檔案安全管理技術(shù)保障水平的提升，重點(diǎn)應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)檔案館的庫(kù)房、機(jī)房等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，避免檔案資料受到各種物理、化學(xué)或者是生物災(zāi)害的影響。其次，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保障管理，對(duì)于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴(kuò)散加密技術(shù)進(jìn)行處理，同時(shí)對(duì)于一些重要的數(shù)字檔案必須建立自動(dòng)備份以及異地備份技術(shù)，并加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)、安全檢測(cè)技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的運(yùn)用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全修復(fù)技術(shù)的研究應(yīng)用，對(duì)于一些有損壞的檔案資料及時(shí)制定檔案修復(fù)技術(shù)，或者是與外部修復(fù)服務(wù)商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。

3.加強(qiáng)檔案安全管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

在檔案安全管理工作的實(shí)施上，一支合格的檔案管理工作隊(duì)伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進(jìn)選拔上，應(yīng)該盡可能的引進(jìn)高層次、創(chuàng)新能力強(qiáng)的人才充實(shí)到檔案安全管理工作中。其次，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓(xùn)，除了必要的檔案管理知識(shí)以外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全管理理念以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育培訓(xùn)，使其既可以準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時(shí)也可以有效運(yùn)用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

4.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項(xiàng)非常重要的安全管理要求。對(duì)于保密管理，首先應(yīng)該根據(jù)檔案資料的不同性質(zhì)，準(zhǔn)確的確定檔案資料的保密等級(jí)以及使用權(quán)限，嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案資料的傳輸和復(fù)制，尤其是加強(qiáng)對(duì)各種照相機(jī)、錄像機(jī)、智能手機(jī)使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。

四、結(jié)語(yǔ)

篇(7)

關(guān)鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來(lái)，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會(huì)影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問題，教學(xué)秩序則無(wú)法正常開展。高校食品安全管理工作落實(shí)不到位會(huì)對(duì)在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學(xué)校的后勤改革工作服務(wù)，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報(bào)告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運(yùn)用檔案知識(shí)管理理念進(jìn)行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說(shuō)服力的書面依據(jù)，能增強(qiáng)餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責(zé)任意識(shí)，通過知識(shí)管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強(qiáng)監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對(duì)食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購(gòu)的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。現(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準(zhǔn)確的找出食品問題根源，使得食品安全工作得到開展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關(guān)的各類信息，人們通過食品安全檔案了解食品各個(gè)方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對(duì)以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來(lái)源產(chǎn)生的問題，形成針對(duì)性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機(jī)制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進(jìn)食品安全管理系統(tǒng)化

食品安全管理工作需要管理人員對(duì)食品安全管理的方式和方法進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，確保食品安全管理的系統(tǒng)化。食品安全檔案不僅記錄了食品各方面的相關(guān)信息，更包含了食品安全管理方式方法與效果。在對(duì)食品安全檔案記錄研究的同時(shí)，建立系統(tǒng)的食物安全管理機(jī)制和管理制度，針對(duì)各類問題選擇合適的管理方式方法，獲得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全檔案提供食品安全事件處理的依據(jù)

檔案中記錄的有關(guān)食品安全事件的處理經(jīng)驗(yàn)為處理高校食品安全事件提供了有力依據(jù)和幫助，讓食品安全事件得到較好的處理。因此完善食品安全檔案管理工作和構(gòu)建高校食品安全保障機(jī)制，能更全面地保障師生食品安全健康。

2高校食品安全檔案管理的現(xiàn)狀

2.1食品安全檔案管理意識(shí)薄弱

高校對(duì)食品安全檔案的忽略，使得部分高校食品安全檔案管理工作出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，還有很多高校餐飲企業(yè)不按管理制度開展工作，在食品監(jiān)督管理中忽略原料采購(gòu)、產(chǎn)品加工等環(huán)節(jié)各方面檔案等相關(guān)信息，使得食品安全隱患重重。采購(gòu)人員在采購(gòu)原材料時(shí)更多關(guān)注食品材料的外在情況，不深入了解食品生產(chǎn)制作等情況。此外，食品安全檔案管理人員在食品監(jiān)管工作中態(tài)度散漫、粗心大意等也會(huì)導(dǎo)致食品衛(wèi)生安全隱患的發(fā)生[4-5]。

2.2高校食品安全檔案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作對(duì)食品安全檔案化管理還不具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)食品衛(wèi)生檔案化管理制度不夠細(xì)化，檔案數(shù)據(jù)也不夠合理科學(xué)，無(wú)法有效發(fā)揮其重要作用。很多時(shí)候只是對(duì)高校食堂食品管理工作中相關(guān)文字檔案收集整理，基本沒有電子檔案類的資料，很大程度上檔案存在不完整現(xiàn)象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全檔案化管理部分常常得不到資金支持，工作無(wú)法進(jìn)行，從而影響食品安全檔案工作的落實(shí)與推進(jìn)。

3優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式

3.1重視高校食品安全檔案化管理工作

作為食品安全管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)食品安全檔案對(duì)食品安全管理工作的意義，主動(dòng)加強(qiáng)高校食品安全檔案對(duì)保障師生食品安全的價(jià)值意識(shí)，加強(qiáng)開展食品安全檔案研究工作，自發(fā)的強(qiáng)化食品安全檔案管理構(gòu)建工作。使得食品安全檔案管理工作不斷健全完善，食品安全檔案記錄內(nèi)容豐富完整，讓食品安全檔案在食品安全監(jiān)督管理工作方面的作用獲得有效發(fā)揮。

3.2落實(shí)高校食品安全檔案化管理的工作

食品安全管理工作相關(guān)管理部門應(yīng)該全方位了解食品安全相關(guān)信息，高效能地推動(dòng)食品安全檔案管理工作，在繁重的食品安全檔案化管理工作中，落實(shí)各項(xiàng)食品衛(wèi)生檔案化管理工作，對(duì)各項(xiàng)食品安全制度、各類食品安全管理情況記錄、食品采購(gòu)索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況記錄、食品添加劑使用情況、飯菜留樣記錄、餐廚廢棄物處理登記、職工花名冊(cè)及體檢健康記錄、崗位培訓(xùn)情況等檔案文件做好嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案化管理及利用。特別是食品采購(gòu)索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況和食品添加劑使用情況，應(yīng)嚴(yán)格索取利益相關(guān)信息質(zhì)量分析報(bào)告、認(rèn)真記錄采購(gòu)食品的名稱規(guī)格數(shù)量、保質(zhì)期、供貨商及聯(lián)系方式等，做好索證索取臺(tái)賬記錄，一般保存期限2年。

3.3對(duì)高校食品安全檔案進(jìn)行系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集和整理

規(guī)范地開展高校食品安全檔案工作，在食品安全檔案管理中對(duì)食品安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類整理、歸檔編號(hào)。通過深入調(diào)研，積極整理、篩選檔案信息，系統(tǒng)地組合零散檔案信息，使得食品安全檔案利用服務(wù)由零散向系統(tǒng)化發(fā)展，更好地為高校食品安全管理工作服務(wù)。