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篇(1)

1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項(xiàng)目批復(fù)、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或?yàn)閺?fù)印件；施工文件中材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告是復(fù)印件；招投標(biāo)文件，只有評(píng)標(biāo)、議標(biāo)等文件；主要設(shè)備開箱時(shí)由于設(shè)備部門沒有及時(shí)通知檔案人員到場(chǎng)，造成設(shè)備開箱資料不齊全；工程改動(dòng)缺工程聯(lián)系單，工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核單等。

1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實(shí)際不符

基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實(shí)際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫不真實(shí)；竣工圖沒有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單作相應(yīng)的修改，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性，造成與工程實(shí)際不相符。

1.3 文件填寫或書寫簽字不規(guī)范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報(bào)審文件中，只有施工單位申報(bào)內(nèi)容，沒有監(jiān)理單位審批意見，質(zhì)量驗(yàn)評(píng)等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問題，如簽訂的合同、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)監(jiān)報(bào)告、施工記錄等用私章或用計(jì)算機(jī)打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認(rèn)；用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆、復(fù)寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。

2 醫(yī)院基建檔案存在問題的原因

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只重工程建設(shè)而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設(shè)單位未及時(shí)制訂有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，明確基建項(xiàng)目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項(xiàng)目檔案不符合有關(guān)的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位多，工程技術(shù)人員檔案意識(shí)及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、工程部門一些專業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴(yán)，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實(shí)不符。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的關(guān)鍵。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將基建檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過程中的實(shí)際問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使檔案工作順利進(jìn)行。

3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建項(xiàng)目從工程建設(shè)一開始，必須根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科技技術(shù)檔案工作條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的一整套基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，以規(guī)范基建檔案的管理。實(shí)施細(xì)則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。

3.3 檔案工作與工程建設(shè)同步管理是基建檔案管理的基礎(chǔ)

基建部門應(yīng)把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：基建項(xiàng)目開工與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行。如果不“同步”會(huì)造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設(shè)備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補(bǔ)檔等現(xiàn)象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

篇(2)

關(guān)鍵字：基礎(chǔ)建設(shè)工程；檔案管理；制度規(guī)范

1 前言

在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)過程中，基建檔案管理工作占據(jù)重要組成部分，基建檔案管理內(nèi)容為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中在立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)以不同載體呈現(xiàn)的聲像、圖文等形式的資料信息。基建檔案管理是工程建設(shè)的重要有機(jī)組合內(nèi)容，其質(zhì)量水平對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量有直接影響，因此，加強(qiáng)基建檔案管理對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)具有十分重要的作用。

2 基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了整個(gè)基建工程的建設(shè)過程，是工程建設(shè)與項(xiàng)目管理的真實(shí)反映，真實(shí)全面的記錄的基礎(chǔ)工程項(xiàng)目各方面信息資料，為工程事故原因及責(zé)任認(rèn)定、工程竣工驗(yàn)工、日后管理維護(hù)、擴(kuò)建修改等方面提出了詳細(xì)的數(shù)據(jù)資料，具有準(zhǔn)確性、綜合性、真實(shí)性的特點(diǎn)。每個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)都會(huì)經(jīng)過設(shè)計(jì)勘測(cè)、立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，基建檔案管理的的工作便是真實(shí)記錄這些環(huán)節(jié)并整理成相關(guān)文件資料。例如：在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段有建設(shè)用地審批文件、招標(biāo)文件、成本預(yù)算表、施工合同協(xié)議書、可行性方案研究等文件資料；施工階段時(shí)有土地建設(shè)工程資料、設(shè)備安裝工程資料、原材料質(zhì)量檢測(cè)表、施工日程表、試驗(yàn)文件等資料；在項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收階段有竣工圖標(biāo)、施工日志、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、預(yù)算核對(duì)表等圖像及文字資料等，在項(xiàng)目建設(shè)過程中遇到問題還會(huì)有相關(guān)變更文件等，諸如此類的文件資料都是評(píng)析基礎(chǔ)工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)。為提高居民生活水平，建設(shè)小康社會(huì)，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目正在逐年增加，因此亟需提高對(duì)基建檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的記錄梳理工作，為基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)。

3 基建檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

由于基建工程與檔案管理工作的專業(yè)性，因此需要具備一定專業(yè)技術(shù)和工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)該工作，隨意派遣缺乏實(shí)際操作能力的人員執(zhí)行管理工作會(huì)導(dǎo)致基建檔案梳理資料不規(guī)范、收集信息不及時(shí)的后果。領(lǐng)導(dǎo)與檔案負(fù)責(zé)人員沒有充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到個(gè)人，管理工作出現(xiàn)疏漏難以追究責(zé)任。由于建設(shè)過程中工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，會(huì)造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴(yán)重的現(xiàn)象，相關(guān)部門缺乏溝通交流，使得檔案記錄缺乏準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性。

3.2 檔案管理流程不規(guī)范

部分工程人員對(duì)n案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會(huì)導(dǎo)致基建項(xiàng)目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎(chǔ)項(xiàng)目工程建設(shè)由于搬遷、改建等不可抗因素導(dǎo)致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗(yàn)收時(shí)期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設(shè)計(jì)勘察、投標(biāo)立項(xiàng)時(shí)的文件資料搜集，因此導(dǎo)致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3.3 相關(guān)規(guī)章制度不健全

基建檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有起到應(yīng)有的監(jiān)察、引導(dǎo)作用。在基建檔案管理過程中，不按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程與規(guī)定，導(dǎo)致不符合標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案管理工作質(zhì)量要求。由于項(xiàng)目工程參建單位較多，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，各家單位的相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法統(tǒng)一，例如歸檔格式不同、基建檔案質(zhì)量要求不一致等差異，為檔案管理工作造成一定的困難。基建檔案管理規(guī)章制度不健全，對(duì)現(xiàn)代管理形式缺乏一定的研究。

4 解決基建檔案管理存在問題的相關(guān)對(duì)策

4.1 增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)

在進(jìn)行基建檔案管理工作時(shí)，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)與工程人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，確保基建工程檔案管理工作朝向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、市場(chǎng)化發(fā)展。加強(qiáng)基建檔案管理的宣傳工作，確保工程人員認(rèn)識(shí)到提高基建檔案管理質(zhì)量的重要性。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與工程人員應(yīng)達(dá)成共識(shí)，致力于提高基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無(wú)法完成工作的，努力爭(zhēng)取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，使廣大利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建檔案管理制度

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目正在逐年增多，在這種背景下，基建檔案管理工作應(yīng)根據(jù)我國(guó)實(shí)際情況，借鑒參考國(guó)外先進(jìn)的檔案管理模式，建立現(xiàn)代基建檔案管理模式，根據(jù)國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)嘩的管理方法。根據(jù)基建檔案管理要求與基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)，各單位應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，派遣專業(yè)的管理人員，明確各自職責(zé)，深化職能改革，加強(qiáng)各部門間的檔案管理人員與工程人員的溝通與交流，建立健全基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。基建檔案工作包括前期設(shè)計(jì)勘察、立項(xiàng)投標(biāo)，中期的施工階段與后期的竣工驗(yàn)收階段相關(guān)資料檔案整理工作，在進(jìn)行各環(huán)節(jié)檔案管理工作時(shí)，任務(wù)職責(zé)都應(yīng)落實(shí)到個(gè)人，確保基建檔案搜集齊全、歸檔及時(shí)。

4.3 健全檔案管理的流程規(guī)范

基建檔案是由施工文件、監(jiān)察記錄、基建檔案、竣工圖紙等資料組成的，做藥基建檔案資料的搜集、歸檔與驗(yàn)收工作十分重要。工程人員應(yīng)按照基建檔案管理流程進(jìn)行整理工作，確保歸檔及時(shí)、搜集完備、保管安全、整理規(guī)范。基建檔案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規(guī)律，各參建單位要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程履行各自的職責(zé)，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法，同時(shí)保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，使其形成一個(gè)系統(tǒng)的、分類明確的整體。基建項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的檔案資料應(yīng)按照不同類型進(jìn)行搜集歸類，嚴(yán)格按照檔案管理的流程要求完成歸檔工作，對(duì)于工程周期較長(zhǎng)的基建項(xiàng)目，應(yīng)保證分段跟進(jìn)檔案管理工作。

4.4 健全和完善竣工圖的管理流程

竣工圖作為基建檔案重要組成部分之一，對(duì)于基建檔案管理起到一定的作用，應(yīng)根據(jù)專業(yè)類型、工程環(huán)節(jié)進(jìn)行分類編制，并附有詳細(xì)的竣工圖紙與編制說明，相關(guān)工作也人員應(yīng)即使對(duì)照施工圖紙進(jìn)行更改，確保施工圖紙與歸檔圖紙一致，且施工圖紙的修改與建設(shè)工程同步進(jìn)行。

5 結(jié)語(yǔ)

基建檔案能夠真實(shí)反映基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的質(zhì)量水平，是基建工程項(xiàng)目管理的重要有機(jī)組合部分，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)起到直接的影響作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，基建工程項(xiàng)目愈發(fā)受到政府、企業(yè)的重視，因此基建檔案管理應(yīng)緊密聯(lián)合技術(shù)發(fā)展的新要求，增強(qiáng)員工管理意識(shí)，完善基建檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作的重要價(jià)值，對(duì)于提高項(xiàng)目工程建設(shè)水平與發(fā)展和諧社會(huì)具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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篇(3)

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

近年來(lái)，受衛(wèi)生規(guī)劃政策影響，各地政府都很重視醫(yī)療單位建設(shè)工作，并對(duì)其進(jìn)行扶持，使醫(yī)院服務(wù)工作更具惠民性，而人民群眾看病難、看病貴的問題也得到了解決，有助于區(qū)域醫(yī)療服務(wù)水平的提升。新基建項(xiàng)目越來(lái)越多，老基建項(xiàng)目也需要修繕和擴(kuò)建，使基建檔案歸類增多，管理難度也隨之增加，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

（一）基建檔案內(nèi)容。為滿足醫(yī)療服務(wù)要求，醫(yī)院中涉及到的基建項(xiàng)目比較多，既有新項(xiàng)目實(shí)施，又有老項(xiàng)目改建等。具體工程實(shí)踐中，需要有全面可靠的信息資料，為項(xiàng)目工程實(shí)施提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支撐。作為醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中最原始的信息資料，基建檔案非常重要。其涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較多，包括立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過程，有文字、圖表、視頻及音頻資料等。基建檔案中也有很多與基建項(xiàng)目裝修、改建和設(shè)備安裝等相關(guān)的內(nèi)容。醫(yī)院各項(xiàng)決策及戰(zhàn)略制定都以基建檔案為依據(jù)，為后期各基建工作開展提供參考。（二）基建檔案作用。1.無(wú)論是醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，還是日常經(jīng)營(yíng)管理，都將基建檔案作為參考和依據(jù)。基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院建設(shè)工程具體實(shí)施及管理情況進(jìn)行直觀反映，并準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)過程中的質(zhì)量情況，包含項(xiàng)目投資和建設(shè)階段的諸多內(nèi)容。而項(xiàng)目研究過程中，涉及到的相關(guān)記錄也比較多，用以作為后期基建項(xiàng)目實(shí)施過程中的參考。2.基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院基建工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督，核查該過程中是否存在貪污受賄、挪用公款等現(xiàn)象，為審計(jì)部門執(zhí)行監(jiān)督核查工作提供便利，減少不必要的資金浪費(fèi)問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本控制。

二、醫(yī)院基建檔案管理策略探討

（一）宣傳基建檔案，提高管理意識(shí)。對(duì)管理人員進(jìn)行思想教育，提高他們的思想覺悟，使醫(yī)院基建檔案管理更加科學(xué)、有效。結(jié)合醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)及發(fā)展背景，對(duì)檔案人員實(shí)施培訓(xùn)，使其具備較高的管理技能。借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、報(bào)紙等，加大基建檔案管理工作宣傳力度，提高醫(yī)院職工的基建檔案管理工作認(rèn)知。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要重視該項(xiàng)工作，在醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，宣傳基建檔案管理，使管理過程更加完整、安全、準(zhǔn)確，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。（二）優(yōu)化基建檔案管理制度及方式。醫(yī)院相關(guān)部門要與施工、監(jiān)理單位等建立良好的溝通互動(dòng)關(guān)系，以檔案分管方式，確保其真實(shí)性和可靠性，實(shí)施基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，明確具體檔案管理任務(wù)。依據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況，將具體管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，為后期基建檔案的收集、整理和匯總奠定良好的基礎(chǔ)，并核查原始資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)勒令修改。管理人員也要結(jié)合具體情況，對(duì)竣工文件進(jìn)行編制，交由上級(jí)部門進(jìn)行審批。確保竣工圖規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，要有竣工圖章和完整的簽字手續(xù)，以免出現(xiàn)疏漏。實(shí)施崗位責(zé)任制建設(shè)，以定期考核方式，使檔案管理人員在日常工作中更加積極，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作目標(biāo)。（三）采用先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。開展醫(yī)院基建檔案管理工作時(shí)，可將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到該過程中，充分借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在基建檔案管理工作中，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，達(dá)到良好的基建檔案管理效果，確保在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，能夠依據(jù)實(shí)際要求，隨時(shí)進(jìn)行檔案查詢。結(jié)合醫(yī)院基建項(xiàng)目背景，與相關(guān)技術(shù)企業(yè)進(jìn)行合作，改變以往檔案管理方式，對(duì)醫(yī)院基建檔案管理過程及方法等實(shí)施創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用。具體檔案管理工作中，注重細(xì)節(jié)把控，如果醫(yī)院已經(jīng)有制定的基建檔案管理規(guī)章制度，一定要嚴(yán)格遵守，使醫(yī)院基建檔案處于有序的管理狀態(tài)。并對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和鼓勵(lì)，使其積極參與到醫(yī)院基建檔案管理工作中，對(duì)檔案管理過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，使該項(xiàng)工作質(zhì)量與效率兼?zhèn)洌岣哚t(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，為各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施及工程建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)及發(fā)展中，基建檔案管理工作尤為重要。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了很高的要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的基建檔案管理思維及觀念，認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，加大基建檔案管理工作宣傳力度，具備較強(qiáng)的工作意識(shí)和責(zé)任感，依據(jù)具體項(xiàng)目實(shí)施情況，對(duì)基建檔案管理制度和方法進(jìn)行優(yōu)化。在該過程中，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量，使其更具智能化特征，確保醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。

作者:王雨 單位:鄭州市第七人民醫(yī)院

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篇(4)

電力基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來(lái)的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中創(chuàng)造的知識(shí)成果，對(duì)提高單位發(fā)展水平，加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強(qiáng)單位整體工程檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

二、電力工程基建檔案的內(nèi)容與作用

1、電力工程基建檔案的內(nèi)容

電力工程基建檔案是指從電力工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、施工到竣工驗(yàn)收交付使用整個(gè)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘查測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工文件等內(nèi)容，由于檔案內(nèi)容較多，并且涉及多個(gè)參建單位，要把基建檔案收集完整、齊全，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。電力工程基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了電力工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

2、電力工程基建檔案的作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長(zhǎng)久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，如有時(shí)單位部門需要工程管線的具置，就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時(shí)檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能。基建檔案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對(duì)工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，齊抓共管，是新形勢(shì)下基建工程檔案管理的重要任務(wù)。

三、電力工程基建檔案管理中存在的問題

1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)是當(dāng)下電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。許多建設(shè)單位都意識(shí)不到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員對(duì)于這項(xiàng)工作也沒有給予足夠的重視程度。在電力基建工程項(xiàng)目中，檔案管理有著非常重要的作用與價(jià)值，這些檔案不僅是整個(gè)項(xiàng)目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來(lái)源。很多建設(shè)單位意識(shí)不到這一點(diǎn)，覺得檔案管理工作就是普通的文書管理，在檔案管理建設(shè)上十分滯后。在這樣的氛圍下也會(huì)使得檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理缺乏重視意識(shí)，不僅平時(shí)的工作效率十分低下，專業(yè)化程度也非常有待提升。思想層面上對(duì)于檔案管理意識(shí)的不足是電力工程基建檔案管理中存在的首要問題。

2、缺乏完善的檔案管理制度

高效的檔案管理工作有賴于完善的檔案管理制度與檔案管理體系，然而，現(xiàn)今的許多基建企業(yè)在這方面都非常滯后。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而繁瑣的工作，需要對(duì)于不同產(chǎn)生時(shí)間、不同類型以及不同性質(zhì)的檔案資料進(jìn)行精細(xì)而準(zhǔn)確的分類，并且讓這些資料都能夠有妥善的保存。想要讓這項(xiàng)工作得以高效展開，這需要有一整套科學(xué)完備的檔案管理制度為依托，需要對(duì)于管理過程的各項(xiàng)工作有細(xì)致而明確的劃分，這才能夠讓工作的展開過程有據(jù)可依，才能夠讓工作人員更好的完成自己的工作職責(zé)。從實(shí)際情況來(lái)看許多基建單位在這一點(diǎn)上都做得不夠，許多單位都沒有完善的檔案管理制度與管理體系，工作人員的工作模式也非常陳舊，檔案管理信息化程度也很低。這都是當(dāng)下的許多基建單位在檔案管理中實(shí)際存在的問題，也是造成這些單位檔案管理效率低下的原因。

3、檔案管理人員專業(yè)化程度低

檔案管理人員專業(yè)化程度低在許多基建單位內(nèi)都能夠看見，這也是當(dāng)下電力工程基建檔案管理中的另一個(gè)障礙。許多管理人員都沒有相關(guān)的專業(yè)背景，類似的工作經(jīng)驗(yàn)也十分欠缺，在這樣的前提下在展開實(shí)際工作時(shí)必然會(huì)存在各種障礙。不僅如此，許多管理人員在工作模式上也非常陳舊，不懂得如何借助現(xiàn)代化管理設(shè)備與管理體系來(lái)輔助檔案管理工作更為高效的得以展開，陳舊的工作模式不僅會(huì)讓檔案管理的工作量更大，檔案管理的準(zhǔn)確度也不高。

四、處理對(duì)策

1、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

想要讓電力工程基建檔案管理更為高效的得以展開，這首先需要增強(qiáng)基建單位的檔案管理意識(shí)。檔案管理工作是基建項(xiàng)目展開過程中的重要組成部分，這些檔案不僅是整個(gè)項(xiàng)目開展過程的憑證，這些重要的資料也為后續(xù)的信息查找提供了來(lái)源。基建單位只有充分意識(shí)到這一點(diǎn)，才會(huì)給予檔案管理工作更多的支持，才會(huì)加強(qiáng)檔案管理制度與體系的建設(shè)，在檔案管理人才培養(yǎng)上更為重視。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)是提升檔案管理質(zhì)量的第一步，也是讓檔案管理工作更為高效的前提與基礎(chǔ)。

2、建立健全檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度與管理體系是非常有必要的，這不僅能夠讓檔案管理工作更系統(tǒng)與規(guī)范，也能夠讓管理人員的工作展開過程更有針對(duì)性。檔案管理工作是較為細(xì)碎的，工作量也非常大，想要讓這些工作落到實(shí)處，這必須以完善的檔案管理制度為依托。好的制度能夠?qū)τ诠芾砣藛T的工作內(nèi)容與工作職責(zé)有更為明確的劃分，讓管理人員的工作更有章可循、有據(jù)可依，是確保工作的高效與準(zhǔn)確的前提。因此，基建單位很有必要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，讓檔案管理工作能夠更有效。

3、提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)今的許多基建企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都十分欠缺，不僅不具備完善的理論知識(shí)體系，在實(shí)操經(jīng)驗(yàn)上也十分缺乏，這必然會(huì)給實(shí)際工作的展開帶來(lái)各種障礙。對(duì)于這一點(diǎn)很有必要做出改善，首先基建單位在檔案管理人才的招聘上應(yīng)當(dāng)相應(yīng)提升門檻，這是打造出一支更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)的有效方法。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷完善他們的理論知識(shí)，也要加強(qiáng)人員間的合作交流。此外，要提升管理人員在檔案管理工作中的效率，應(yīng)當(dāng)更多的將計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具與管理技術(shù)引入到管理工作中，這不僅能夠讓檔案管理更準(zhǔn)確，也會(huì)讓管理過程更輕松。

篇(5)

一、高職院校基建檔案管理現(xiàn)狀

1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

合并中的高職院校領(lǐng)導(dǎo)大多都把學(xué)校工作的重心放在教學(xué)管理和招生就業(yè)上，認(rèn)為基建方面只要把工程的質(zhì)量關(guān)把好就行了，對(duì)于基建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。

2、管理人員素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)

大數(shù)多的基建檔案管理人員都是臨時(shí)指派的，不但沒有專業(yè)工作能力而且沒有責(zé)任心，更談不上和學(xué)院檔案館檔案管理工作的統(tǒng)一。

3、管理制度不規(guī)范，管理手段落后

目前基建檔案管理大多沒有明確的管理制度，多是進(jìn)行最基本的材料收集、整理與保管，沒有按制度對(duì)基建檔案資料進(jìn)行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，現(xiàn)代化的管理工具也不能及時(shí)配備，手工管理模式仍是目前管理的常態(tài)。手工管理效率低，不能完全體現(xiàn)基建檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。

二、高職院校基建檔案管理規(guī)范化的途徑

1、提高重視程度，增強(qiáng)全院師生的基建檔案意識(shí)

首先要積極主動(dòng)的通過學(xué)院網(wǎng)絡(luò)、廣播、報(bào)紙等媒體大力宣傳基建檔案在學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的重要作用，引起全院師生對(duì)基建檔案的重視;其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時(shí)交給基建檔案管理人員讓及時(shí)歸檔;再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對(duì)接人，對(duì)這些對(duì)接人要定期實(shí)行培訓(xùn)，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動(dòng)向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務(wù)。

2、做好基建檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度，提高基建檔案服務(wù)水平

要根據(jù)本院的實(shí)際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時(shí)期高職院校的基建檔案管理機(jī)制，來(lái)保障基建檔案管理工作的常態(tài)化開展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫(kù)房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，借閱有特定的制度，保密有條例，庫(kù)房管理有合理的措施，開發(fā)利用有明確的方向和目標(biāo)。三是各項(xiàng)制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴(yán)格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制

基建檔案是學(xué)院建設(shè)過程中形成的第一手資料，在學(xué)院以后的建設(shè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，所以基建檔案的監(jiān)督管理機(jī)制一定要完善。完善的監(jiān)督管理機(jī)制能有效地發(fā)現(xiàn)、制止、糾正基建檔案使用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。

4、對(duì)基建檔案管理人員要不斷進(jìn)行再教育，提高其創(chuàng)新服務(wù)能力

學(xué)院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質(zhì)都有待提高。要不斷對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，提高基建管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想境界。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要。通過繼續(xù)教育學(xué)習(xí)使得基建檔案管理人員掌握現(xiàn)代化管理手段，把基建檔案管理由原來(lái)的手工管理變成現(xiàn)在的數(shù)字化管理。通過學(xué)習(xí)，讓基建檔案管理人員從思想深層認(rèn)識(shí)到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發(fā)揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。

5、拓展基建檔案的信息來(lái)源，提高基建檔案收集的完整性

高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，有效的指導(dǎo)和組織各相關(guān)部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進(jìn)行。

6、充分利用信息化管理手段

篇(6)

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來(lái)，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來(lái)，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對(duì)于我們來(lái)說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識(shí)缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

3對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

[參考文獻(xiàn)]

篇(7)

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)再現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有可行性研究和立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘踏設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、預(yù)算文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、造價(jià)控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和監(jiān)理報(bào)告等;在施工階段有基礎(chǔ)設(shè)施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工日志等文件;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程決算和交付使用財(cái)產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些檢測(cè)、指令和批件材料都是評(píng)定工程建設(shè)質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，形成齊抓共管的局面，成為新形勢(shì)下基建檔案管理的重要任務(wù)。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動(dòng)性不高，加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項(xiàng)目建設(shè)成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場(chǎng)所和檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，基建檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的工程檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價(jià)值。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場(chǎng)化、社會(huì)化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認(rèn)識(shí)基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無(wú)法獨(dú)立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實(shí)例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國(guó)工程建設(shè)中，更應(yīng)主動(dòng)借鑒國(guó)際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，建立符合國(guó)情和自身運(yùn)作特點(diǎn)的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國(guó)內(nèi)工程建設(shè)一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，對(duì)工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時(shí)，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能兌現(xiàn)項(xiàng)目承包獎(jiǎng)，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備

檔案人員應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基建檔案工作出現(xiàn)的問題以及配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。積極協(xié)調(diào)建設(shè)符合檔案保管“八防”要求的檔案庫(kù)房和設(shè)備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實(shí)現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理中

一是基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程以相互獨(dú)立、便于利用為原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場(chǎng)演示、開展業(yè)務(wù)咨詢答疑等方式，對(duì)基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。