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檔案管理工作論文:知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理工作淺析

論文關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 進(jìn)程

論文摘要：檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。

計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

一、知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識經(jīng)濟(jì)將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識經(jīng)濟(jì)時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟(jì)時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn) 檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力 在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ) 對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育 加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化 計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域 要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7、培養(yǎng)一批包層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才 要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

總之，知識經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

檔案管理工作論文:論做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作

[論文關(guān)鍵詞]文秘工作 檔案管理

[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開討論。

一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

檔案管理工作論文:知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理工作淺析

論文關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 進(jìn)程

論文摘要：檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。

計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

一、知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識經(jīng)濟(jì)將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識經(jīng)濟(jì)時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟(jì)時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn) 檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力 在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ) 對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育 加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化 計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域 要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7、培養(yǎng)一批包層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才 要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

總之，知識經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

檔案管理工作論文:如何在新時期做好檔案管理工作范文

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

一、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關(guān)系問題

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟(jì)模式向市場經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強(qiáng)、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實踐的關(guān)系

創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

二、服務(wù)手段創(chuàng)新

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

（四）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入wto后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

三、拓展服務(wù)領(lǐng)域

（一）信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè) 。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

（四）建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

（五）注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。

檔案管理工作論文:芻議新形勢下醫(yī)院檔案管理工作

摘要： 在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，醫(yī)療改革的步伐不斷加快，醫(yī)院檔案應(yīng)緊跟時代潮流，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。而醫(yī)院的管理水平，特別是醫(yī)院的診斷和臨床治療水平的提高，一方面靠醫(yī)務(wù)工作者業(yè)務(wù)水平的提高和工作經(jīng)驗的積累;另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的收集與利用。文章闡述了如何加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，保證檔案資源更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)、教、研等多重任務(wù)，由于其功能的特殊性，使得其具有深厚的文化底蘊(yùn)，成為高學(xué)歷、高科技人才的聚集地，也理所當(dāng)然地最先受到現(xiàn)代信息波的沖擊。在改革開放的新形勢下，作為醫(yī)院管理重要內(nèi)容之一的檔案管理工作，如何面對醫(yī)院發(fā)展的新特點、新情況、新任務(wù)，尋找新途徑適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，自覺地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)、教、研工作是擺在醫(yī)院檔案工作者面前的新課題，下面就這一問題談一點筆者的體會。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作者素質(zhì)

檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，檔案的規(guī)范化管理，對于院長的正確決策、醫(yī)療技術(shù)和經(jīng)濟(jì)效益的提高，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著特殊作用;檔案的規(guī)范化管理，能從根本上為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實基礎(chǔ)[1]。而要使醫(yī)院檔案完整地保存下來并得到充分利用，一方面要高度重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);另一方面醫(yī)院每一個醫(yī)務(wù)工作者要走出“檔案管理是檔案工作人員的事情，與自己沒有關(guān)系”的誤區(qū)，應(yīng)充分認(rèn)識到自己是檔案材料的主要形成者。

醫(yī)院檔案工作者是檔案工作的管理者，全面管理醫(yī)院檔案，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督的作用。檔案工作者的管理能力和自身素質(zhì)如何，直接影響到檔案工作的發(fā)展，間接影響著醫(yī)院的基礎(chǔ)管理。雖然目前多數(shù)醫(yī)院都配備了一定數(shù)量的專兼職檔案工作者，但普遍缺乏專業(yè)知識，故要在檔案工作者的繼續(xù)教育上下工夫，樹立檔案教育是終生教育的觀念，在不斷提高檔案工作者政治思想素質(zhì)和道德素養(yǎng)的同時，加大對其業(yè)務(wù)技術(shù)水平和工作能力的培養(yǎng)，逐步形成一支懂電腦、會外語、善管理、肯鉆研的現(xiàn)代知識型檔案專業(yè)人才[2]。

2 改變工作模式，提高檔案利用率

檔案工作是一項服務(wù)性工作，其服務(wù)性要通過檔案的利用率來實現(xiàn)。而目前有些醫(yī)院檔案工作者片面強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性，從而造成服務(wù)對象僅限于院領(lǐng)導(dǎo)及職能科室，普通員工對檔案室望而卻步，極大地降低了檔案的利用率，削弱了檔案的傳播功能。故新時期，檔案工作者要改變“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，認(rèn)真執(zhí)行管理人員“三三制原則”，把1/3的時間用到臨床一線，了解臨床醫(yī)護(hù)工作者的需要，使檔案為醫(yī)、教、研服務(wù)的口號落到實處。同時按照《檔案法》的規(guī)定確認(rèn)保密級別，正確處理好傳播、利用和保密的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

3 加快管理現(xiàn)代化，提高檔案工作效益

檔案工作本質(zhì)上是一個基礎(chǔ)的信息管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為必然趨勢。目前，最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一就是計算機(jī)管理。將檔案信息按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財務(wù)會計等分門別類地輸入計算機(jī)，建立電子文本文件的保管收藏體系。同時，利用計算機(jī)建立檔案檢索網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓檔案的實物館藏與虛擬的電子館藏共同發(fā)展，采用微縮、掃描、照相等技術(shù)將檔案資料錄入計算機(jī)，進(jìn)行有效的深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的信息庫，以不提供實物的網(wǎng)上查詢?yōu)槭侄危瑪U(kuò)大檔案的使用范圍，在遵循檔案保密條件的前提下，連接醫(yī)院公共網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，方便使用者及時、快捷查找、閱讀、使用所需檔案資料，為檔案工作同行提供交流平臺，提高檔案的工作效益。

4 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，主動為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)

檔案是重要的信息資源，收集和歸納這些寶貴的信息資源，其最終目的就是為了開發(fā)和利用，以便更好地為醫(yī)院中心工作服務(wù)[3]。為此我們要重視檔案的開發(fā)和利用，拓展其服務(wù)領(lǐng)域，改革其服務(wù)方式。凡對醫(yī)院持續(xù)發(fā)展有潛在價值和保存價值的文件資料的收集要將關(guān)口前移、提前介入，進(jìn)行超前跟蹤服務(wù)。如可利用醫(yī)院已存檔案編制《規(guī)章制度》、《獎懲條例》等服務(wù)于管理者;撰寫《醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量保證方案》、《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案》、《反腐倡廉防范體系制度匯編》等提供于每一位醫(yī)務(wù)工作者;開設(shè)“院容院貌、先進(jìn)人物、榮譽(yù)獎勵、發(fā)展歷程”等為內(nèi)容的檔案陳列室宣傳醫(yī)院。只有不斷拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)領(lǐng)域，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策及醫(yī)務(wù)人員、社會大眾服務(wù)，才能多角度多層次地為整個社會提供檔案信息，推動醫(yī)院全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理工作論文:談高校檔案管理工作中的問題和創(chuàng)新

摘 要：高校檔案集教育、科研、管理功能于一體，在發(fā)揮高校教書、育人、服務(wù)社會方面有著重要的作用。但現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，高校檔案管理工作還存在管理形式、服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容等方面的問題，只有以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，扎實推進(jìn)高校檔案管理工作創(chuàng)新，才能切實保障高校檔案管理能為教書育人服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，也是高校檔案工作保持蓬勃生機(jī)的力量源泉。作為高校科學(xué)管理的重要組成部分，高校檔案管理在一定程度上反映了高校管理水平的高低。要以創(chuàng)新的態(tài)度、思路和途徑解決遇到的新問題、新矛盾、與高校其它各項管理人員面前的重要課題。

1.檔案管理在高校管理工作中的重要性

高校在教學(xué)、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。國家教委明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”由此可見，作為記錄和承載高校歷史沿革的檔案管理工作，是整個高校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員。作為重要信息資源的高校檔案，其價值越來越被社會所認(rèn)同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進(jìn)高校的健康快速發(fā)展，提高和擴(kuò)大高校的知名度。

2.高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1檔案管理模式陳舊

在信息化背景下，對于高校檔案信息化建設(shè)是一個綜合性的方面，既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才緊缺。受高校現(xiàn)行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，年齡偏大，計算機(jī)操作能力一般，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案編研模式。而在信息社會，檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展，一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為多數(shù)人熟練應(yīng)用，更不用說網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案的安全性問題了。

2.2高校檔案數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

高校檔案工作計算機(jī)管理模式是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，該模式的特點以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。這種模式的落后點是沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。在檔案計算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)容的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息。

2.3檔案服務(wù)功能單一

檔案服務(wù)功能單一，檔案資源偏少，不能科學(xué)全面的真實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活軌跡，參考價值不高、針對性不強(qiáng)。所以檔案管理水平的創(chuàng)新有待進(jìn)一步提高。

3.加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系的建設(shè)

3.1模式創(chuàng)新

目前，高校檔案室雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結(jié)構(gòu)，其職能主要室執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)形勢的發(fā)展。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案室從校辦或其他部門分離出來，變成獨立的檔案管理職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，進(jìn)而注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、到位，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。樹立科學(xué)發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理；發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，加快高校檔案數(shù)字化進(jìn)程；改進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制，不斷提高檔案管理服務(wù)水平。

3.2思路創(chuàng)新

一是管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和高校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標(biāo)。

二是管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案室雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。單憑本室收藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實檔案室收藏的內(nèi)容，提高質(zhì)量、有目的、有重點、有計劃的采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

三是管理方式創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案室對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案室的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度的實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。

四是人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強(qiáng)檔案干部和工作人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

總之，做好高校檔案管理工作意義重大，高校管理者和檔案管理人員應(yīng)以積極有為、多元創(chuàng)新的進(jìn)取精神，變簡單的分類整理為高技術(shù)含量的綜合性開發(fā)建設(shè)，變重儲輕用為存儲、利用并重；變單一的查閱服務(wù)為多元的開發(fā)利用，最大限度的實現(xiàn)檔案資源的社會價值和檔案工作人員的人生價值。

檔案管理工作論文:新時期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案屬于極珍貴的歷史記錄，通常只有一份孤本，年代久遠(yuǎn)的檔案具有更大的價值。但受到多方因素的影響，醫(yī)院檔案材料經(jīng)常遭受損毀，所以確保醫(yī)院檔案的壽命及安全性以及信息保密性等，是一項重要的管理工作。

1.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1檔案管理投入不足，水平不高。檔案不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，實施規(guī)范化管理就要有相對的投入，目前醫(yī)院多存在投入不足的情況，基于有效資金的利用，只能投入在可產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的項目方面，因此造成短時間內(nèi)醫(yī)院的資金難以應(yīng)用在檔案管理方面，無法實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)、規(guī)范、科學(xué)化。伴隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理手段得到了提升，但有些醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平相對較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備條件較簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導(dǎo)致信息的有效利用受到影響。

1.2輕視檔案管理工作，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，未能認(rèn)識其存在的價值，缺乏有效管理機(jī)制，定制醫(yī)院的管理規(guī)劃時未能充分考慮檔案設(shè)備管理、投入、配置等，造成檔案管理水平無法適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。

1.3檔案管理工作效率低下。檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對醫(yī)院檔案管理工作的知識及制度不能正確認(rèn)識，檔案管理者自身的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，沒能及時補(bǔ)充、掌握新知識，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。

1.4電子檔案管理缺失。沒有定制一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實性；沒能做好電子檔案光盤、軟盤的保護(hù)工作，造成存儲文件損壞，丟失電子檔案信息。

2.新時期醫(yī)院檔案管理的改革措施

2.1創(chuàng)新觀念，采用現(xiàn)代化管理理念

科學(xué)的檔案管理理念對于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作開展面臨著信息技術(shù)應(yīng)用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質(zhì)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以全新的觀念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形勢轉(zhuǎn)變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進(jìn)行完善改革，促進(jìn)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，全面提升工作效率、效益。

2.2創(chuàng)新檔案管理途徑

為適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院對檔案信息管理發(fā)展的要求，在傳承醫(yī)院檔案管理科學(xué)方法的同時，還應(yīng)積極采用國內(nèi)外先進(jìn)的管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。主要創(chuàng)新途徑有：（1）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作模式。檔案材料里面記錄的內(nèi)容密切關(guān)系到檔案的利用效果，因此醫(yī)院需要組建專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，聘用專業(yè)人員對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)化管理，確保檔案資料的完整性；另外還應(yīng)在確保檔案管理工作正常有效開展基礎(chǔ)上推進(jìn)信息化管理，采用條碼取代編號，提升檔案管理工作實施效率及工作質(zhì)量。（2）創(chuàng)新檔案管理工作方式。①引進(jìn)iso9000質(zhì)量管理體系。檔案室是醫(yī)院的一個重要組成部門，也應(yīng)該參與質(zhì)量管理體系建設(shè)當(dāng)中，編制出科學(xué)合理的質(zhì)量體系文件及融合標(biāo)準(zhǔn)，定期接受內(nèi)審及外審，促使檔案管理工作的開展更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。②完善管理制度。伴隨信息時代的快速發(fā)展，需要改革并完善醫(yī)院的檔案管理制度，定制并完善管理檔案的實施制度；明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)；定制醫(yī)院檔案管理實施辦法；完善檔案管理的收集、整理、保管、利用、保密、銷毀、補(bǔ)充修改、鑒定等多項制度，將其納入工作日程，促進(jìn)醫(yī)院檔案制度化、規(guī)范化管理的發(fā)展。③實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。利用紙質(zhì)檔案數(shù)字化實現(xiàn)信息化管理；應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)，統(tǒng)一管理檔案信息，實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)、檔案管理手段的同步發(fā)展；構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和服務(wù)平臺；積極構(gòu)建各類多媒體數(shù)據(jù)庫，發(fā)展檔案資源共享，提升現(xiàn)代化管理水平。

2.3創(chuàng)新服務(wù)方式

對醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值作用，促使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實社會經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)型，積極拓寬服務(wù)范圍、領(lǐng)域，實現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新化管理，發(fā)揮檔案信息的資源作用。（1）拓寬服務(wù)范圍。充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，以多途徑、多渠道方式對醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實施網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。依據(jù)社會需求發(fā)展形勢，擺脫業(yè)務(wù)觀點，利用檔案資源，從多層次、多角度為患者、社會公眾和醫(yī)務(wù)人員服務(wù)。（2）提高檔案利用價值。檔案管理工作在向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案服務(wù)間是“相輔相依”的服務(wù)方式，它們之間存在著密切的互補(bǔ)性，所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)依據(jù)發(fā)展趨勢，對傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4注重特定時期的醫(yī)院檔案管理

特定時期形成的醫(yī)院檔案，能夠反映醫(yī)院的改革發(fā)展轉(zhuǎn)折點、閃光點等，對這些檔案進(jìn)行針對性的收集、整理、保管，有助于醫(yī)院歷史順延，改革醫(yī)院體制，調(diào)動醫(yī)院員工的向心力等。

3.結(jié)語

檔案管理工作是醫(yī)院各項工作開展的基礎(chǔ)前提和連接紐帶，醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作開展的重要性及作用。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)對檔案管理的內(nèi)涵充分、準(zhǔn)確地認(rèn)識，積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，大膽嘗試、積極創(chuàng)新，確保醫(yī)院的檔案管理工作得以全面、有效開展，實現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)、社會效益。