序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇紙質檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

[關鍵詞]紙質檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號：K206 文獻標識碼： A

一、紙質檔案管理概況

紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：

1. 同步歸檔

一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。

2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。

2.建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現形式展現給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

參考文獻：

[1]中華人民共和國國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社，2007-8-1.

[2]王雪梅.論紙質和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.

[3]高穎，吳荔妍.對電子檔案與紙質檔案長期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.

篇(2)

關鍵詞：醫院；紙質檔案管理；管理人員素質；防護措施

檔案管理是醫院日常管理工作中不可忽視的內容，對改進服務質量，推動醫院發展具有重要作用。紙質檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據。因此，為促進紙質檔案作用的充分發揮，健全完善管理規章制度，提高紙質檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責任心不強，制約紙質檔案管理水平提升，對醫院各項工作的開展也產生不利影響。為轉變這種情況，管理人員應該結合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關人員職責，促進醫院紙質檔案管理水平不斷提升。

1 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的意義

紙質檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務等內容，對醫院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫院檔案管理人員，應該充分認識紙質檔案管理的重要作用，結合新時期和新需要，將相關規范要求嚴格落實到位，促進醫院紙質檔案管理水平提升，也為醫院各項工作順利開展提供保障。

1.1 滿足使用需要

結合醫院新時期和新情況，采取措施加強紙質檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應該由管理人員對紙質檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫院各項工作發展具有積極作用。

1.2 延長使用壽命

紙質檔案管理需要做好防水和防火災工作，并且重視防止鼠害的發生，保證檔案材料完整，質量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創造條件。具體來說，在管理過程中，醫院應該加強檔案管理基礎設施建設，完善存儲柜和檔案室的各項基礎設施建設，確保室內溫度和濕度適宜。并重視醫院紙質檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質檔案使用壽命延長，為各項工作開展創造便利。

1.3 提高管理水平

增強紙質檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫院檔案管理部門不可忽視的內容。具體來說，在醫院紙質檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責。加強紙質檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創造便利。同時還可以及時發現并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫院紙質檔案管理效果提升。

2 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的不足

雖然加強紙質檔案管理工作具有重要作用，但在醫院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實紙質檔案管理的規章制度和相應的措施，影響紙質檔案管理水平提升和作用的充分發揮。具體來說，新時期醫院紙質檔案管理存在以下方面的缺陷。

2.1 檔案保護意識淡薄

忽視對紙質檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質檔案管理工作效率。相關領導和管理人員對紙質檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術等方面采取完善措施，不利于提升醫院紙質n案管理效果。

2.2 管理人員素質較低

很多醫院檔案管理人員的年齡老化，結構不合理，專業技能偏低。在對紙質檔案進行管理的過程中，沿用傳統方式方法進行，難以全面提升管理工作效率?；蛘邔n案管理人員的管理和培訓存在不足，有效的教育學習活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。

2.3 檔案防護措施不足

在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質檔案進行防護。翻閱和復印檔案資料時忽視加強管理，對紙質檔案造成一定損害，也容易降低紙質檔案的使用壽命。

2.4 紙質檔案防災不足

醫院紙質檔案的防災措施不到位，包括火災、鼠害等內容，要結合管理需要健全相關制度，推動紙質檔案防災工作效率提升。一些醫院缺乏紙質檔案管理的應急機制，一旦發生危害也難以及時處理，制約紙質檔案管理水平提升。

3 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的對策

為有效應對實際工作存在的不足，提升醫院紙質檔案管理水平，結合新時期和新形勢，讓紙質檔案更好為醫院的各項工作服務，可以采取以下改進和完善措施。

3.1 提高紙質檔案保護意識

整個醫院范圍內要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當中。管理人員是開展紙質檔案管理的首要因素，必須調動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質檔案管理的各項工作。醫院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質，培養良好的職業道德，增強檔案管理的責任意識，有效規范檔案管理各項工作。

3.2 提升檔案管理人員素質

醫院要注重引進專業基礎扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫院紙質檔案管理工作隊伍，有效規范各項活動。構建完善的紙質檔案管理人員培訓制度，采用現場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓活動的實效性。進而增進相互聯系，激發檔案管理人員的主動學習意識，增強責任心和管理技能，有效適應紙質檔案管理工作需要，也為醫院各項工作的有效開展創造條件。

3.3 落實紙質檔案防護措施

管理人員要加強紙質檔案的防護工作，確保紙質檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且庫房還要具有良好的關照和通風條件，確保紙質檔案存放環境良好，延長紙質檔案使用壽命，最大限度降低紙質檔案發生病害的可能，促進紙質檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現的問題及時清除和處理，有效提升紙質檔案管理水平。

3.4 注重紙質檔案防災工作

增強管理人員有效應對紙質檔案管理突發事件的能力，重視紙質檔案防災工作，促進工作水平提升。根據醫院檔案管理需要，嚴格落實各項規定和制度措施，建立安全事故應急處理機制，提高紙質檔案防火、防潮、防鼠害、防地質災害等各項工作技能。重視實現演戲和訓練，定期對檔案管理人員開展培訓活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當突發事件來臨時，管理人員能夠明確自己應該怎樣做，有效撤離和保護紙質檔案，盡量避免不必要的損失出現。

4 結束語

醫院檔案管理工作中，紙質檔案管理是不可忽視的內容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫院檔案管理人員，日常工作中應該結合紙質檔案管理需要，認識加強紙質檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規范醫院紙質檔案管理的各項工作，進一步提升紙質檔案管理水平，為醫院各項工作有效開展創造便利。

參考文獻

[1]徐蔚.論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].檔案與建設，2015（10），28-30

[2]孫鳳麗.淺談紙質檔案管理的保護工作[J].北京檔案，2016（2），109

[3]許明蓉.如何做好紙質檔案的管理[J].經濟研究導刊，2015（5），265-266

篇(3)

[關鍵詞]教學檔案管理；二級學院；規范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02

1 教學檔案概述

教學檔案是指二級學院本科教學科研以及學生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學院的發展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學院的發展軌跡。

2 教學檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學院辦學的自和管理權也隨之加大，相關教學管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學檔案的收集管理及保存工作，作為學院管理工作的重要組成之一，應該得到相關學校管理人員的重視。

隨著學院管理范圍的不斷擴大，許多教學、行政相關文件及實施都由二級學院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰和改變，二級學院的在檔案管理工作出現很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀以來，高等院校的格局組成發生了很大變化，二級學院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學院的高度重視。因為檔案是回顧總結和評估教學的重要依據，而且通過研究學習檔案能不斷提高教學水平。這就是檔案作為紙質資料的重要意義，要通過自身的優秀管理，嚴格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學院中完整的檔案管理系統。并且還要引進現代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學院的檔案的管理工作。

3 教學檔案管理的工作內容

3.1 學院的管理類文檔

管理類檔案有學院教學相關資料、學院的管理機制、學院設施管理、各類學院會議的文字記錄以及學院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2 教學科研類檔案

教學科研類檔案作為學院教學工作的一個重要組成部分，包括教學中的成果與改革創新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關于科研類的檔案文檔。

3.3 教學日常運行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態、課程教案、教學計劃、教學事故等有關資料，同時也包括各個學科的專業建設材料、教學質量的管理材料、實踐教學材料等。

3.4 學生學籍、畢業考核、畢業設計類的文檔

其中存放有全部學生學籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業設計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。

4 教學檔案管理的規范化措施

4.1 設備管理人員要配備齊全

本科教學檔案資料庫的構建，本身就是一項日常化的教學管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關工作人員必須重視起來，由院長等相關領導帶頭監督管理，制定相關管理規則，成立獨立的機構管理工作，要做到任務分工明確，落實好每個管理人員的任務，責任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學院本科的教學工作，加強學院教學檔案管理，建議學院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據相關檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關的調節溫度濕度的設備，則要把溫度的變化控制在2℃之內，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2 建立并完善檔案管理的相關制度

檔案管理工作下放到二級學院后，相關工作便成了學院教職工教學工作必不可少的一部分內容，需得到相關領導的重視。二級學院自不斷擴大，相關管理體系和制度也要進行適應性的改變。

從目前情況來看，大多數二級學院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關問題，學院領導要引起重視，加快完善相關管理制度。具體的著力點應該在二級學院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責，職責也不明確，教學檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學校的檔案管理工作中時有發生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的基礎。學院在擁有更多自的同時，應當抓住機遇面對挑戰，真正做好學院檔案管理工作，結合自身的實際情況和相關檔案管理的規則要求，制定一套符合自身發展的制度規則。在管理機構的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業性、規范性。

4.3 嚴格把控檔案內容，明確教學檔案收集入檔的時間點

確定歸存內容，建立“本學科教學基本原始資料庫”目錄，這是建設本科教學基本資料庫的第一步。從各學院有第一屆本科生的學期開始，二級學院本科教學資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關于學院發展和建設的資料要長期保存，如重大事件或者優秀的畢業設計論文；對于學生考卷或者一般類畢業設計論文，保存4年即可；對于學生日常的實習、實驗等相關資料保存至學生畢業后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學資料文檔，一般在學期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學季，學校都會對各學院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學期中，學院也會根據管理規定對各學院的教學工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關的檔案管理工作進行復查。因為學校對二級教學單位的年度考核很重要的依據便是本科教學基本的原始檔案庫的建設和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關工作人員積極工作，避免檔案庫建設完善工作卻無人執行的現象。

5 結 語

教學檔案工作作為一個本科二級學院對教學管理和發展軌跡的真實記錄，是對高等學校教學水平和管理水平評價的重要指標和依據，也是高等學校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發展有很好的輔助作用，能為今后的教學工作提供借鑒。所以，要重視和發展高校二級學院教學檔案工作，嚴格執行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構筑高校二級學院教學檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應用計算機相關快捷便利的管理系統，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]皺琦.高校二級院系教學檔案管理體系關鍵工作探析及對策[J].遼寧科技學院學報，2011（3）.

[2]熊躍萍，黃建平.高校二級教學檔案管理數字化網絡平臺的構建[J].浙江理工大學學報，2008（6）.

篇(4)

1 紙質檔案與電子檔案

1.1 紙質檔案

以紙張為載體的檔案被我們稱為紙質檔案，這類檔案具備著不易被篡改、檔案原始記錄性得以實現較好保存的特性。在紙質檔案的具體應用中，其本身擁有著載體穩定、使用壽命較長、能夠為企業提供充分的查考依據等優點，而同時紙質檔案也存在著占用庫房面積大、易于磨損、造成紙張浪費、難以實現信息資源共享等劣勢，這些優勢與劣勢的存在使得我們能夠較為深入的認識紙質檔案[1]。

1.2 電子檔案

與紙質檔案對應的，通過?算機磁盤等設備進行存儲的檔案被稱為電子檔案，其本身與紙質檔案在載體上便存在著本質性的不同。對于電子檔案來說，其本身具備著處理便捷、易于共享的優點，這些優點的存在使得電子檔案在現代化社會中能夠發揮遠勝于紙質檔案的功用。不過值得注意的是，電子檔案本身也存在著技術依賴性較高、面臨多重安全風險等劣勢，這些也必須引起我們的高度重視[2]。

2 電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在簡單了解電子檔案與紙質檔案后，為了能夠更為深入完成本文研究，我們還需要明晰電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀。在筆者的實際調查中發現，紙質檔案與電子檔案在電力設計企業的日常運行中都發揮著較為重要的作用，其中電子檔案主要滿足企業中同類型的工程設計圖紙參考與套用的需求，而這一需求的滿足就使得電力設計企業的工作效率實現了較好提升，以往使用人工調曬底圖4min/1張到電子檔案支持下實現的打印機出圖2.5s/1張就是電子檔案優越性的最好體現；而在電力設計企業紙質檔案的應用中，紙質檔案主要用于工程驗收、決算等工作中，這一應用主要是由于紙質檔案具備著原始記錄性這一真實可信的法律憑證所致。結合電子檔案與紙質檔案在電力設計企業中的應用我們不難發現，兩種檔案都存在著較高的存在必要性，但由于電力企業的紙質檔案管理往往需手工操作，并存在著耗時長、效率低的問題，這就使得電力設計企業的檔案管理本身需要改變當下的管理現狀[3]。

3 電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

結合上文論述我們能夠較為深入的了解電力設計企業紙質檔案與電子檔案管理，而想要保證兩種檔案能夠較好滿足電力設計企業運行需求，我們就必須實現紙質檔案與電子檔案的優勢互補，即電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理，而結合相關文獻資料與自身實際工作經驗，筆者提出了重要電子檔案文件紙質化、電子檔案與紙質檔案并存、正視電子檔案管理難點三方面建議。

3.1 重要電子檔案文件紙質化

為了保證電子檔案與紙質檔案更好服務于電力設計企業，電力設計企業首先就需要實現重要電子檔案文件紙質化，這樣才能夠保證自身檔案管理工作更好服務于企業長期可持續發展實現。上文中筆者曾提到，紙質檔案本身具備著較強的原始記錄性，而這一特性恰恰是電子檔案所不具備的，而由于我國當下的電子檔案的憑證價值較低，這就使得電力設計企業必須將可能用于生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的電子檔案文件紙質化，這樣才能保證檔案管理更好服務于電力設計企業[4]。

3.2 電子檔案與紙質檔案并存

除了重要電子檔案文件紙質化外，想要實現高質量的電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理，電力設計企業還必須實現電子檔案與紙質檔案的并存，這里的并存指的是電力設計企業檔案管理工作需要既保存電子檔案又保存紙質檔案。具體來說，電力設計企業需要將需要永久保存的電子檔案紙質化，將具備企業信息資源共享需求的紙質檔案電子化，這樣才能夠保證電子檔案與紙質檔案的并存實現，二者也才能夠更好服務于電力設計企業，為其長期可持續發展的實現提供有力支持[5]。

3.3 正視電子檔案管理難點

除了上述兩方面外，電力設計企業想要較好實現自身的紙質檔案和電子檔案并行管理，還必須正視電子檔案管理難點。對于電力設計企業的電子檔案管理來說，這一電子檔案管理本身對于電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全等都存在著較高的要求，這些要求的存在本身就對電力設計企業的紙質檔案和電子檔案并行管理提出了較高挑戰，為此電力設計企業必須高度重視自身檔案管理工作，大力看展計算機管理系統的開發、優質檔案管理平臺的構建、做好機密檔案的加密等都屬于電力設計企業可以開展的具體措施。值得注意的是，電力設計企業的電子檔案管理需要實現主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的信息資源共享，這樣才能保證電子檔案管理更好服務于電力設計企業。

篇(5)

一、電子檔案的優點和缺點

（一）電子檔案優點

1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環保利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

四、結論

篇(6)

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖浚撮_展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果?？偠灾?，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施[J].中國鄉鎮企業會計，2015(4)：220-221.

篇(7)

電子檔案逐漸走向網絡化、電子化的發展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統，對于管理人員來說，也算是一種挑戰，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現計算機的數字化信息形態電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質檔案關系文件轉變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數據，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨立的，紙質的檔案載體和內容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現，使得檔案管理的信息已經呈現更大的獨立性。并且其內存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉換到另一個載體，并且，其中的內容信息不會發生改變，卻可以通過計算機網絡進行轉換。

二、電子檔案管理

（一）現在，很大部分的檔案室都會

將電子文件的檔案轉換成紙質文件進行保存主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設備、證據性、管理技術與方法、通訊設備等各個方面還依舊存在問題。當然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統中，如果沒有技術過硬的員工，優越的科學管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據這樣的方式就可以實現雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當長的一段時間里，電子文件檔案和紙質文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術的成熟以及各個方面的條件一應俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統要建立起準確的標識關系。如：在電子檔案管理中的每個內容都要詳細的標注相互對應的紙質檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質檔案中也要同樣詳細標注相互對應的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應，內容相互一致②。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質檔案管理有著很多的優勢，紙質檔案管理在修改內容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網絡中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數據的可靠性和證據性確是電子檔案管理的生命，這也是人們為什么會在電子檔案管理的可靠性和證據性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關，確保歸檔的電子文件的數據要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調閱、復制、鑒定、整理等各個環節都要保證依照正規的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。

（三）效率原則